基于合同管理的轨道交通工程档案完整性管理机制初探

重点建设项目建设周期长、参建单位多，文件来源复杂、形成档案数量庞大，档案人员基本无法从源头把控文件的内容和数量。如杭州地铁1号线工程，项目于2006年开工、2012年通车，总投资达220亿。2017年2月工程通过省重点工程档案专项验收时所形成的案卷达两万两千余卷。事实上，杭州地铁1号线只是到目前为止国家批准的杭州地铁三期线网规划十条线中的一条，可想而知十条线工程形成的轨道交通工程档案总量有多庞大。实践表明，在轨道交通工程这样规模的项目中，如何确保轨道交通工程档案收集的完整性、做到应收尽收？其中面临的困难非常多。那么，是否能有一个相对客观的标准，以此来评价重点建设项目档案收集是否完整？

现代会计学上有一个名为勾稽关系的概念，指某个会计报表和另一个会计报表之间，及同一会计报表的不同会计科目或报表项目之间存在一定的关联或逻辑对应关系，如果某种勾稽关系不相等或不对应，就说明会计报表的编制有问题。杭州地铁工程档案管理实践表明，除了部分工程前期申报审批文件如项目建议书、可行性研究批复及土地规划审批等政府机关批复文件外，其他文件基本上都与合同有关。这是因为在项目法人责任制管理体制下，绝大多数工程都通过承发包形式委托专业单位具体实施，包括勘察、设计、施工、监理、各类咨询服务等，工程管理总的是围绕合同管理来展开的。以杭州地铁工程为例，在合同签订之前要进行合同立项审批；合同立项通过后采取招投标或其他方式进行发包；合同签订后由专业部门对合同履行过程进行管理；合同履约工作内容完成后进行验收；合同内容履行完毕后按财政和审计的规定进行结算。合同管理的全过程落实到书面，就形成了工程文件材料，经档案人员收集、整理就形成了轨道交通工程档案。基于以上分析，可以探索围绕合同档案建立以下几个档案账：

在轨道交通工程档案管理工作中，一是合同管理部门签订的合同台账，即由项目公司合同管理部门按年度、项目签订合同的台账，它最为完整地包括了项目公司建设单位签订的所有的对外合同项目；二是合同管理部门向档案部门移交的合同文件清册，即合同管理部门根据管理要求向档案部门移交的合同文件逐项明细账；三是档案部门整理完成的归档合同档案账，即档案管理部门根据接收的文件材料经系统整理形成的合同档案账；四是合同授予过程档案账，合同授予方式包括招投标、竞争性谈判、单一来源采购或直接采购等，合同授予过程档案账是档案部门接收的从合同采购立项到合同签订全过程各类文件材料，经整理形成的档案账；五是合同履行成果档案账，即档案部门接收的合同承包商根据合同规定和规范要求，在履行合同过程中产生的文件材料，经整理形成的档案，包括各类咨询服务成果和施工、监理中建立的文件等；六是合同管理部门形成的合同审结项目清册，即重点工程项目财政和审计部门审结的结算项目名录清册；七是归档合同结算档案账，即财政和审计部门审结的项目结算材料或建设单位内部审结的项目结算材料，经档案部门整理后形成的档案账。

一旦建立了上述档案账，我们就有了对档案完整性做出评价的客观依据，具体做法是：第一，比对合同管理部门签订的合同台账和合同管理部门向档案部门移交的合同文件清册，掌握合同管理部门签订的合同和向档案部门移交的合同间存在的差异，确保本单位所签订各类合同完整地移交归档；第二，比对合同管理部门向档案部门移交的合同文件清册和档案部门整理完成的合同档案账，确保档案部门已收集的合同在归档、整理过程中的完整性；第三，比对档案部门整理完成的归档合同档案账和合同授予过程档案账，掌握已归档的合同档案和招投标等采购过程档案间存在的差异，确保各类合同采购过程文件完整归档；第四，比对归档合同档案账和合同履行成果档案账，掌握各参建单位形成文件材料的归档情况，确保勘查、设计、施工、监理、咨询成果文件的完整性；第五，比对归档合同档案账和合同结算项目清册的差异，掌握合同结算工作进度，催促已审结项目结算资料及时归档；第六，比对归档合同档案账和合同结算材料账，掌握合同结算材料归档情况，催缴未归档合同结算材料及时归档。

通过上述合同档案和合同档案账的综合比对，档案部门能够对轨道交通工程档案的归档情况做到心中有数，更为重要的是能够对未归档的账外档案情况做到心中有底，从而有针对性地及时向文件形成部门催缴。为做好这项工作，还需注意以下几点：其一，在合同授予、工程验收、合同支付结算等项目建设管理中，必须兼顾档案工作，将档案工作作为其中一个重要环节，把档案工作真正纳入建设管理的相关流程，确保档案管理不缺位；其二，档案工作不仅是档案管理人员的工作，上述各项核查都需要建设单位的相关专业部门积极配合，只有树立全员档案意识、各部门人员都参与进来，才能真正做好项目档案管理；其三，上述综合比对跨越项目建设管理全过程，应以档案管理部门为主，并建立定期核查机制，每半年或至少每年要完成一次核查工作，直至本项目所有的合同全部关闭。