基于三个导向的一体化协同办公系统建设实践——以浙江省档案局（馆）为例

王伟俊 翁 梅/浙江省档案局

办公自动化系统通过利用信息技术实现办公自动化处理，使机关工作人员能够方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集和信息处理，提高办公效率，为机关科学管理提供重要支撑。浙江省档案局（馆）OA办公系统于2005年投入使用，至今已经运行十多年，随着信息技术的更新换代和档案事业的快速发展，原有的OA办公系统在技术、设计及性能等方面已不能完全满足局（馆）工作需要。2016年，局（馆）OA办公系统升级改造被列为省档案馆新馆信息化建设项目，与新馆建设同步实施。在项目实施过程中，坚持问题导向、需求导向、目标导向，集思广益、精准发力，努力建设与新馆相匹配，走在省级机关前列的一体化协同办公系统，为在新馆这一新起点上把浙江档案事业推向新高度提供更好的基础支撑。

1 坚持问题导向，尽力解决机关干部反映的问题

针对省档案局（馆）OA办公系统已经使用10多年，既积累了较为丰富的经验，也累积了不少问题的实际情况，我们坚持问题导向，把尽力解决机关干部使用中反映的问题作为首要任务。

1.1 广泛深入调研。首先把全面了解局（馆）OA办公系统运行状况、存在问题和全体干部职工对OA办公系统项目建设的需求作为重点工作。一是对内全面调查。设计分发《OA办公系统使用情况调查表》，上门征求意见，向局（馆）各处室进行全面的需求调查，力求做到地毯式、全覆盖。二是对外学习借鉴，先后对省政府办公厅、省发改委、省地税局、丽水市政府等的OA办公系统建设和运行情况进行调研。

1.2 着力解决问题。对调研中发现的问题和建议进行认真梳理分析，有的放矢地分门别类解决。首先，把准方向。在充分调研的基础上，结合广大干部职工的意见，经论证会论证，确定局（馆）OA办公系统项目采取升级改造的方案。其次，理清问题。针对需要在升级改造中解决的问题以及新增建议，着力在升级改造中加以解决。第三，边做边改。针对存在的问题和大家提出的意见建议，与技术人员反复沟通，组织相关人员先后多次上门服务，努力使干部职工反映的问题和提出的意见建议全部得到了解决。

2 坚持目标导向，努力建设走在前列的一体化协同办公系统

对标新部署新标准新要求，坚持目标导向，遵循先进性原则，努力使OA办公系统能够走在前列，发挥示范引领作用。

2.1 坚持“新”字为要，努力走在前列

需要在升级改造中解决的问题新增的需求建议电子公文库查找文件不方便目前OA邮件附件容量过小，建议扩大附件上传容量登录密码记忆功能缺失 OA邮件标题为空时默认为附件标题，而非“无主题”卸载word安装wps或先装wps再装word后，会出现控件安装失败或无法使用，表现为无法直接打开附件中的word文档，导致无法在网页上直接打开文档进行编辑 待阅公文过期可自动删除上传文件大小为0KB（文件可能已损坏）会导致OA系统崩溃 添加表格下载功能，常用的审批表格自行下载打印短信接口在重启服务器后再启动时经常报错端口被占用 将邮件系统“发送并保存”移至“发送”前面，成为默认值OAweb服务运行一段时间会出问题，导致无法打开OA 优化OA界面，路径简洁些，栏目设置更合理一段时期OA服务器经常重启，需要软件商与硬件商讨论解决 历史公告要可以保存在“公文管理——发文管理和收文管理”里，办结文件只能显示20条记录 点击电子公文库，显示归档收文和归档发文在OA公文库的文件有时送不进档案库 电子公文流转时，适当扩大阅知范围，如一些政策法规性文件可全体干部阅浏览器升级时档案库登录会出现故障 进一步完善档案库中照片档案管理模块收文登记时，当文号录入重复时能自动提示

一是对标新部署。认真贯彻落实省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》和《全省档案事业发展“十三五”规划》部署要求，理清建设思路，完善系统功能，认真落实新部署。如，按照“推进文档一体化、馆室一体化、馆际一体化建设，提升档案信息资源共建共享水平”的要求，完善文档一体化、馆室一体化功能，实现办公系统和数字档案室系统一体化协同；按照“各地各单位全面落实电子文件归档、电子档案移交和管理制度，对具有保存价值的电子文件做到应归尽归、统一管理”，对原有数字档案室进行升级，实现电子文件归档和电子档案管理的规范化、程序化、自动化；按照“积极采用各种新的技术手段保证和改善各种载体档案安全”的要求，重新购置支持系统运行的基础设备和软件，保证系统运行的稳定性、安全性，并实现对数据的自动备份。

二是衔接新标准。坚持开放性原则，采用开放体系标准，遵循国家和地方有关标准规范，使系统能够在目前主流平台上稳定运行，具备优秀的跨平台和可移植性能力。如，针对《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》提出的电子文件归档、管理和移交接收的相关要求，完善电子文件归档模块，按要求规范电子文件元数据等信息的归档，并与数字档案室无缝对接，开发电子档案移交接口，做好与省档案馆电子文件归档与接收平台的有机衔接；针对新的《归档文件整理规则》提出的档号编制规则等新要求，对数字档案室系统进行相应的对接完善，使其更加符合归档文件整理实际和档案管理现代化的要求；针对《浙江省人民政府电子印章管理暂行办法》的规定，为省政府推行的电子印章预留接口，确保OA电子文件的真实性、完整性和有效性；系统具有较好的兼容性，为其他应用软件提供开放数据接口，便于与其他系统相互集成，档案借阅审批与数字档案室规范对接、OA与短信平台等即时通讯高度集成；针对移动应用平台做好前期的技术衔接，为今后的移动办公奠定了基础。

三是体现新要求。坚持先进性原则，在保证可靠性和技术成熟性的基础上，采用先进的系统体系结构、发先进的构架方式、先进的系统软硬件平台、先进的应用软件设计思想和实现技术，确保技术领先，高起点设计，为各类应用功能的实现提供最佳的技术支持。如对原有OA办公系统底层平台进行更新，以提高系统的稳定性、科学性、可管理性和人性化；集成了最新的搜索引擎技术，实现方便、快捷、准确的搜索；在文件办理过程中设置了办理期限，增添了领导关注功能，超出期限自动提醒，方便及时响应领导的批示意见，提升办公系统的时效性和针对性；发文流程新增生成清稿、正文转PDF流程，生成符合标准规范的版式文件，为电子文件打包归档奠定了基础；办公系统与数字档案室实现统一用户登录，实现不同系统的用户登录与权限同步，档案借阅审批与数字档案室无缝衔接。

2.2 坚持“稳”字当头，确保顺利过渡

力争继承原OA办公系统被普遍认可的功能模块、操作方式及使用习惯，保证用户使用的平稳过渡。坚持稳定性原则。采用更加稳定的平台，解决之前存在的系统缺陷和兼容性问题，确保系统升级改造后能更加稳定，运行效率更高。在注重先进性的同时，系统设计和开发采用业界公认成熟并被广泛应用的技术，降低系统实施风险。坚持可靠性原则。确保重要数据万无一失，保证系统的高可靠性。在升级改造过程中共迁移文件15281件，没有因为升级改造丢失一条数据；对老数据作了梳理，对473个无效或错误数据进行了修改完善，确保了数据的完整性，没有因为项目实施而影响用户的正常使用。坚持规范性原则。在系统升级改造的同时，对数据交换和接口统一规范、统一标准，保证系统的规范化和可扩展性。坚持经济性原则。充分考虑经济方面的因素，充分利用现有软硬件资源，认真分析技术开发体系和系统建设方案的投资效益，力求系统具有最优的性价比。

3 坚持需求导向，着力从“用户体验”立场完善供给

坚持把提升用户体验放在第一位，从“用户体验”立场找准需求和修正需求，在完善供给上发力，提升用户满意度。

3.1 做好方案论证，努力体现需求。编制项目方案突出一个“深”字。根据局（馆）内部调研和方案论证的要求，进一步梳理项目建设的功能需求，结合自身实际，制定项目功能需求方案。在此基础上，通过多次调研座谈和项目组会议，结合技术要求，补充功能需求的技术实现部分，形成项目建设方案，并根据需求的增加和变化，不断加以修改完善。

3.2 做好技术开发，努力落实需求。项目方案共落实43项新需求，新增加14项，改造29项，努力使人机交互界面更加简洁、实用，贴近用户日常办公习惯，功能模块和界面风格更加清晰，操作更加方便，具有良好的用户体验。如，系统开发了新的搜索功能，并在首页设置了搜索入口，提高了系统文件搜索的方便性、快捷性和准确性；系统分类整合了所有的在办文件，并在首页添加了查询在办文件的链接，解决查询在办文件不方便的问题；修改了首页的专网导航，现在能分类显示链接国家、省级、省内的所有档案网站及其他相关网站；对通知公告进行了升级调整，可以按照角色分类进行发布。发布的公告按照通知或公告的类别在首页分类显示；收发文新增了查询权限的设置，文件办理完毕后除了文件办理人员可以查询，设置的有查询权限的人员也可以查询，优化文件查阅；新增收藏功能，收发文件办理过程中可以对重要文件进行收藏，方便以后的查阅；新增回收站功能，收发文件如果误操作删除了，可以从回收站中还原；对传阅件进行修改升级，传阅件可以再进行传阅，并且能填写意见；对邮件系统进行升级修改，新增回执功能，优化附件上传、搜索的功能；新增周工作纪实模块，方便工作汇报的管理。