企业档案编研的做法和体会

陈洪芳

摘 要：档案既是历史文化资源，又是重要的信息资源。档案编研工作作为档案信息资源开发利用的一种重要形式，是档案工作的重要内容，体现了出档案的管理水平。

关键词：档案编研

档案是人类历史活动的重要记录，是人类文化的珍贵载体，档案编研工作是档案部门应社会的需求，将档案信息资源最大化地发掘出来，以起到扩大社会化大生产的目的，是利用档案服务于社会需求的重要环节。较利用原始档案而言，档案编研工作是较高形式和较高效能的提高利用的手段，也是档案部门开发档案信息资源的有效途径。面临新形势、新体制，档案部门必须与时俱进，积极探索新路子、新方法，为领导决策、企业发展提供多层次全方位的档案编研信息，使档案利用得到充分释放和展现。

1 企业档案编研的概念

以满足企业日常运转，业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的，以库藏档案为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。

2 档案编研的意义

1.编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向企业提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于企业，有助于推动和促进企业的发展。

2.编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。在开展利用服务时，把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。

3.开展档案编研工作，可以扩大档案的影响力。通过编研工作，提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

3 档案编研的作用

1.档案编研为管理者和专业人士提供信息。档案部门主要通过对各类档案进行分析研究，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果，调阅使用人员可少花时间、少费精力，获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。档案部门通过编研工作，改变过去那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式，积极主动地为企业提供准确可靠的信息。

2.档案编研可以有效开发和利用档案资源。传统的提供利用方式是利用者登门查阅的方式，这种查阅方式，利用者虽然可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦。档案文献编研工作则可以克服这种弊端，较好地适应利用者的要求。

3.档案编研为领导提供决策信息。档案部门不能停留在“收收发发”、“借借还还”这种服务方式上，要改变人们把档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。档案部门不能满足于编辑汇编、写写简介这种低层次的利用工作，而要充分利用档案信息资源，进行综合分析，撰写调研报告，提出改善管理的具体措施，发掘档案资源的最佳信息，拿出高层次的有份量的编研成果，为领导决策和提高工作查考发挥参谋助手作用，为企业发展作出积极的贡献。

4.档案编研是科研开发的基础。科研开发需要大量的资料，随着社会的前进，档案资料的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案资料按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

5.档案编研促进企业档案管理水平的提高。企业档案管理的各项业务工作，如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作，也是搞好档案编研工作的前提和基础。同时，在编研过程中，可以采取“内部发掘与社会调查相结合”的方法，根据专题的需要走访一些了解情况和保存有历史资料的老同志，进行了座谈、交流。通过编研工作的展开，可以看出企业档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全，在整个编研工作中，自我发现自我检查自我改正，促进企业档案管理水平的提高，

4 档案编研的主要做法与体会

1.技术力量上采取“退休返聘”。受企业档案人手紧张，专业人才欠缺、水平不高等因素的制约，我们采取了“退休返聘”，即充分发挥退休人员的专业特长，让其担任编研课题的负责人，参与编研的谋划工作和具体工作。

2.选题上既坚持有所创意，又注重实用。档案编研工作是将档案资源转化为可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近本企业的工作，才能有效地为企业的发展服务。因此，在编研选题上要坚持“注重实际，贴近现实，立足实用，讲求实效”的选题原则，尽量避免过大、过深的做法，应坚持以编为主，研究为辅的方针，不囿于习惯性的模式，在选题的创新上作一些探索。

3.选材上创新方法。档案信息是历代人类通过生产和实践保存和积累下来的，以档案的某种形式供后人利用的重要的历史文化资源。任何信息资源都有它的不完整性、不系统性和不准确性。因为档案在收集、整理、鉴定、归档时，无不受到当时当地的历史局限性，总有当时认识不到的、删除不准确的和未收集上来的现象，加上对未来变化和需要预测不足等原因，现有资源可能难以满足编研课题的需要。对此，我们不能仅靠馆藏档案资源进行编研工作，尚需馆外资料作补充。因此，我们在选材上提出了“档案不足资料补，馆内不足馆外补”的编研工作方针。编研过程中，采取“内部发掘与社会调查相结合”的方法，根据专题的需要走访了一些了解当时情况和保存有历史资料的老同志，并进行了座谈，并对其提供的资料作了补充运用，从而弥补了一些专题编研资料不足的缺陷。

5 加强档案编研工作的几点建议

1.加强档案编研人员的业务培训。档案工作人员档案编研工作认识往往是很生疏的，在观念上是不注重档案编研工作的，在业务技能上更是编纂不出合格的档案文献编研材料。因此，档案编研人才的培训工作与业务交流是非常重要的。要建立奖惩机制，充分激发编研人员的学习自觉性，要求他们拓展视野，广泛吸收营养。要给编研人员压担子，让他们在编研实践中逐步增强从事编研工作的能力。可以先从小项目、小课题做起，由小到大，逐渐掌握进行大型编研课题的能力。同时，要创造条件，使编研人员充分接触需要开发利用的档案，特别是价值较高的档案，形成高质量的编研成果。

2.强化基础工作，继续从收集工作抓起。编研工作是以研究档案内容为基础的。如前所述，室藏豐富，编研的内容就充实。随着档案事业的不断发展，社会的不断进步，编研工作也在不断深化。所以我们要加强档案资料移交工作，为档案编研选题、选材提供充足的档案资料素材。

3.提升新理念、新形式、新思想，加大编研工作的重视力度，丰富档案编研的内容，与企业各部门及专业人士密切配合，从选题、内容的界定等进行指导、沟通交流、深入学习才能更好地编研出有价值的编研资料。

档案资源是人类社会的重要文化宝库，既反映了人类社会宏观的发展历史，又在细节处反映出企业微观的生活点滴。通过多种途径多种形式开展企业档案编研工作，提升工作能力，为企业的发展助力。

参考文献

[1]杨建平.“企业档案编研工作思考”.《中国煤炭》，2002年；（第6期）。