城建档案管理存在的问题及对策研究

邢瑞君

摘 要：随着城镇化进程的不断深化，城建档案在城乡规划、建设及管理中的重要性日益突出， 作为城市社会、经济、文化建设的宝贵档案信息资源，城建档案管理的水平体现了城市建设发展的水平，然而，在城建档案管理中，还存在着档案信息利用率不高、档案信息化建设水平较低、档案管理质量较差等问题，本文在阐述城建档案管理主要内容的基础上，结合工作实践，在分析城建档案管理问题的同时，研究造成问题的原因，并进一步探索促进城建档案管理发展的对策。

关键词：城建档案；管理；问题；原因；对策

1 城建档案管理的主要内容

根据《城建档案业务管理规范》（CJJ/158-2011）的规定，城建档案“是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图标、声像等各种载体的文字材料”，随着城镇化建设水平的提升，城市建设管理的外延逐步扩大，内容也更加复杂，任务更加艰巨。总体来看，城建档案管理主要包括城市建设规划、城市建设工程档案、城市建设勘测、城市建设管理等方面的内容，涉及到国土资源、工业、民用、电力、水利、交通、环境保护、园林绿化等不同层面的规划、建设项目。城建档案不仅为城市规划、建设及管理提供了全面、切实的依据，还能够为城镇社会、经济、文化的维护及保障提供重要的资料来源，并创造有利的条件。科学的城建档案管理，能够为城市建设及发展提供深入、详实的材料，完备、准确的城建档案材料，可以为城市健康、可持续发展奠定坚实的基础。

2 城建档案管理存在的问题及成因

2.1 城建档案管理存在的问题

随着城市建设事业的告诉发展，城建档案管理存在的弊端日益凸显，总体来看，城建档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面。

一是城建档案管理不规范。一方面，城建档案搜集的方式单一，资料来源过少且不均衡，而且在收集、分类上过于粗放，不仅造成了管理上人力、物力等资源的浪费，也难以充分发挥档案管理资料的价值。另一方面，城建档案管理的程序不够明确，对档案资源处理的效率较低，如对一些不合格的材料没有及时处理，加上部分档案文件的归档未能按照相关要求规范操作，不仅影响了档案的永久性保存，也会造成档案胡乱临时补凑、随意变更等现象，给城建档案管理带来无法挽回的损失。

二是城建档案的利用率低，在城建档案管理实践中，利用城建档案的人或单位还比较少。加上城建档案管理方法封闭，宣传工作不到位，导致城建档案管理工作很少为外界认知，城建档案管理对社会的价值无法体现。

三是档案管理工作水平较低，城市建设进程加快促进了城建档案的需求，但是在城建档案管理中，工作者对档案利用者缺少充分的咨询及答疑能力，如对档案资料的种类、质量及相关设施等了解不足，导致为利用者服务的效率低下。档案管理工作欠缺主动性，加上保密保护政策的要求，影响了城建档案管理的编研工作，降低了城建档案管理整体建设水平。

2.2 造成城建档案管理问题的成因

影响城建档案管理质量的主要有以下几个方面的原因。一是意识理念的落后，很多城市建设、施工及管理单位对城建档案工作的认识不足，理念模糊，即使工作过程中运用城建档案较多的单位，也缺乏科学的城建档案搜集、归类、报送意识，导致城建档案管理中资料不齐、数据不准等问题层出不穷。二是对城建档案管理工作的投入有限，包括对城市档案建设的设施建设、人员的指导及培训等工作，导致对城市档案管理的激励欠缺，严重影响了城市档案管理的长远、健康发展。二是对城市档案管理建设缺乏科学、合理的标准，如对城市建设档案的收录、处理采取标准还不够明确，导致城建档案管理工作难以高效开展。城建档案管理工作中程序混乱，对档案管理的查阅、回收及查阅等缺乏全面的制度管理，影响了城建档案管理工作的规范化发展。不仅如此，城市档案管理内部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，严重降低了城市档案管理工作队伍的质量。三是城市档案管理工作的信息化建设水平较差，目前，城建档案管理虽然加速了数字化档案的建设，促进了层级化的城建档案管理网络建设，然而由于城建档案管理的基础设施建设落后，城建档案资料的分类不够专业，加上对在城建档案管理中软件建设不到位，导致城建档案管理信息化难以与档案管理实现有机结合，阻碍了城建档案信息化建设的发展。

3 城建档案管理的对策

3.1 深化城建档案管理的认知

对城建档案管理工作，要从长远发展的角度出发，制定城建档案管理中长期规划，加强城建档案现代化管理理念，将城建档案管理与城市规划、建设紧密结合起来，提升社会对城建档案管理重要性的认知。同时，要提高城建档案管理的要求，为建立切实、高效的城建档案管理体系奠定坚实的基础。在知识经济时代来临的背景下，城建档案管理的信息资源具有重要的社会及经济价值，为此，城建档案管理应在科学的思想理念的指导下，明确自身职责，以科学、有效的方法促进城建档案管理水平的提升。

3.2 完善城建档案管理的制度

城建档案管理工作内容繁重，任务艰巨，只有以完备的制度，才能有效确保城建档案管理工作顺利、稳定开展。首先，应完善城建档案管理工作的法律、法规等相关制度，确立城建档案管理在城市建设中的地位，为城建档案管理工作提供充分的法律依据。其次，城建档案管理工作的程序应合法、规范，对建设单位招投标过程中的相关文件，要严格按照相关标准、程序及要求，对文件资料进行搜集、审核、存储及处理，以为城市建设及管理提供更加准确、全面的材料。最后，在城建档案内部管理中，还应建立科学合理的人事、评价、监督、激励等制度，以促进城市档案管理人力资源价值实现最优化，并且明确不同层级部门、人员的职责，激发城建档案管理的积极性与创造力。

3.3 强化城建档案管理的信息化建设

信息化时代的来临，人们对信息资源的需求更加强烈，在城建档案管理工作中，应从以下几个方面，强化城建档案管理的信息化建设。一是积极整合社会资源，适当增加对城建档案信息化建设的投入，如档案管理信息化基础设施、软件等。通过搭建有效的平台，促进城建档案资源的时效性、准确性，提高城建档案的利用率。二是营造良好的城建档案信息化管理宣传环境，利用网络、电视、移动客户端等媒介，积极宣传城建档案管理的性质及特点，并结合城建档案的搜集、歸档等工作，实现城建档案资源的信息化开发，为满足城市建设对档案资源的要求提供有利的条件。三是加强对城建档案管理人员的信息化素质培养，通过多种形似的指导及培训，促进城市档案管理人员改变服务理念，增强信息服务质量，为深化城建档案管理与社会的联系搭建更加稳固的桥梁。

4 结论

综上所述，城建档案管理工作涉及内容繁多，在知识经济及信息化时代，城建档案管理面临严峻的挑战，目前城建档案管理存在的问题主要包括城建档案信息利用率不高，档案管理工作不规范，水平较低，造成这些问题的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建设层面上的，为了更好地为现代城市规划、建设及管理提供信息资源服务，城市档案管理应在科学、先进的思想理念指导下，结合切实合理的管理制度及方法，不断提升信息化建设水平，增强城建档案管理人员素质。作为城市建设的重要组成部分，城市档案管理具有广阔的发展空间，从人员、物质、制度、信息化建设等方面逐步改进，既能够使城建档案管理与时代发展的要求结合地更加紧密，也能够促进城市的建设及运行更加科学、全面、高效。

参考文献

[1]CJJ/158-2011 城建档案业务管理规范[S].北京：中国建筑工业出版社 2011

[2]赵玲，城建档案的地位和作用，城建档案，2009（2），

[3]高再霞，城建档案工作的现状及对策，商业文化（上半月），2011

[4]吴召艳，论城建档案工作对城市建设和经济发展的作用，中外建筑，2009