企业档案管理工作中的实践与探索

王慧

摘 要：企业档案对于企业的发展而言是十分重要的，企业的管理人员不仅能够根据企业档案来了解企业的发展现状，而且还能够通过企业档案发现企业在发展过程中存在的不足，从而提出相应的应对方案，使企业能够获得更好的发展。由此可见，企业档案管理对于企业发展的重要性。因此，本文将通过研究当前企业档案管理的具体工作，进而提出相应的创新措施，使企业档案管理能够更好发挥其自身的重要职能。

关键词：档案管理；改进措施；创新措施

随着时代的发展以及我国综合国力的不断发展，我国企业有一个较好的发展环境，企业在发展过程中将产生大量的资料，这些档案记录了一个企业的发展进程，可以说，企业档案是企业发展的基础与依据。为了使企业获得更好地发展，企业应重视企业档案管理工作，使企业能够根据企业档案对企业的未来做出更科学的规划，这将大大地提升企业的工作效率和对未来发展做出正确导向。由此可见，研究企业档案管理工作是十分有必要的。

1 档案管理工作对于企业发展的重要性

企业档案记录了一个企业的发展历程以及企业的精神文化。企业的管理者在出台新的规章制度前都应认真参考相关的企业档案，使新的规章制度能够弥补当前规章制度的缺陷，使企业能够获得更好的发展。企业档案能够为企业提供一个合理的依据，使企业的管理者能够清楚地了解企业的发展现状，因此，企业管理者能够做出相应的改变措施，使企业的工作效率能够得到大幅度地提升。除此之外，企业员工能够通过企业档案了解企业的发展历程，明白企业的精神面貌及发展宗旨，这将使员工更加了解企业的发展历程，这将大大地增强员工的归属感。在企业档案中保管着大量的合同的原始依据，在发生法律纠纷时，这些原始凭证将为企业提供令人信服的证据，使企业不会陷入无端的法律纠纷中。

2 完善企业档案管理工作的主要措施

2.1 完善企业档案管理机构

当前我国大部分企业对企业档案管理工作没有投入过多的关注，这导致企业档案管理机构存在许多的漏洞，企业管理人员往往需要耗费大量的时间及精力来寻找需要的资料。因此，企业档案室的工作人员应做好提醒工作，使企业的管理者能够认识到工作中存在的问题，使企业管理者能够开始重视企業的档案管理工作。为了规范档案管理工作，企业应加强对档案管理工作人员的培训和对档案管理工作的资金投入，为档案管理工作人员提供更加完善和便捷的工作平台。为此，企业可以开展薪酬奖励机制，将薪酬与员工的工作绩效相结合，这将大大地提高档案管理人员的工作积极性，从而促进档案管理发展。除此之外，企业的档案管理人员还应认真学习相关的法律制度，使档案管理人员能够明确自己的责任，同时，还应注重档案管理的相关规范，使档案管理工作能够变得更科学、更规范、更有效率。

2.2 做好档案保管工作

档案保管工作是企业档案管理工作的重要工作内容，为了更好地保管企业档案，企业应加强档案工作人员的安全防范意识相应的训练，使档案工作人员遇到自然灾害时能够镇定、有序地开展相应的解救措施，将档案受到损害的程度降到最低。同时，企业也应提高档案室抗自然灾害的能力，可通过在档案室安装安全监控系统以及消防系统等装备，使档案室在遭受破坏时能够及时地通知相关人员并将损害降到最低。除了加强对原件的保护之外，档案室的工作人员还应做好档案数据的备份，在制作备份数据时应保证备份数据的准确性及完整性，同时，还应记录好备份数据的相关信息。

2.3 确认档案保管期限

企业在发展过程中将产生大量的文件，如果档案管理人员没有及时清理价值不大的文件的话，这将给企业档案管理工作带来很大的负担。因此，档案管理人员应根据《中华人民共和国档案法》对企业的档案进行合理的分类，应明确不同档案文件的档案保管期限。当档案文件达到保管期限后，档案室的工作人员应向领导申请销毁这些文件，对于一些仍然对企业有价值的档案，可相应地延长保管年限。通过对档案室的不断更新，档案管理人员将不必浪费大量的时间在无价值的档案文件上，不仅减轻了档案管理人员的工作量，而且也大大缩减了不必要的时间浪费。

3 档案管理工作的创新措施

3.1 更新档案管理的技术

随着时代的不断发展，企业管理工作也应与时俱进，当前，企业的档案信息主要储存在计算机上，然而，计算机系统将因病毒入侵、计算机设备出现故障以及自然灾害而出现故障，这不仅将导致存储的数据受到破坏，甚至会出现数据外泄的状况，这对企业的发展将造成重大的影响。因此，随着信息时代的到来，企业的档案管理人员应做好信息的安全管理工作，例如，档案管理人员能够通过设置网络防火墙等方式来阻挡黑客及病毒的入侵，同时，档案管理人员还应加强档案信息及信息保管方式的管理，使企业的管理人员能够随时、安全得到需要的信息。

3.2 转变档案管理工作的服务方式

随着数据时代的到来，档案管理工作的服务方式及服务内容也随着发生改变，计算机为档案管理工作带来极大的便利，档案管理人员应抓住这次机遇，使档案管理工作获得更好的发展。传统的档案管理人员往往是被动地为人们提供服务，当人们来咨询相关信息时，档案管理人员才会提供相应的服务，导致信息的价值无法得到充分地利用。进入信息时代后，档案部门应主动为用户提供帮助，为此，档案管理人员应注意调查用户的需求，进而，有针对性地为用户提供信息，这将大大地提高信息的利用率，使企业的工作人员能够充分地利用信息资源。同时，这能够使企业的管理人员认识到档案管理工作对于企业发展的重要性，使档案管理工作能够获得更好的发展。

3.3 更新企业档案管理制度

“无规矩，不成方圆”，档案管理工作离不开企业的管理政策的支持，只有企业能够出台科学、有效的管理政策，才能使档案管理工作发挥出最大的效能。随着时代的发展，档案管理工作已经离不开信息技术，因此，企业应加强信息管理的工作，企业可以通过在技术规范、规章制度以及业务规范等不同层面引进相应的信息管理理念，使企业能够形成系统的信息管理体系，这将大大地提升企业档案的管理工作，使档案管理工作能够更好地为企业提供服务。

4 结束语

档案管理工作对企业的发展有着重大的影响，为了能够更好地提高企业档案管理工作，企业的管理人员应认识到当前企业档案管理工作中存在的漏洞，进而提出相应的改进措施。随着企业管理人员对企业档案管理工作的不断实践与探索，将使档案管理工作变得更加系统、规范，使档案管理工作能够更好地为企业的发展贡献自己的力量。

参考文献

[1]赵桂琴.创建档案规范化管理的实践与探索[J].新农村，2016（2）

[2]姜波林.企业档案管理制度的特征及建立的必要性[J].环球市场信息导报，2016（4）