文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

安靖宜

摘 要：文书档案管理是单位管理中最为基础的服务工作，是客观反应单位的各项活动记录，也是评价单位管理水平好坏的重要依据。随着社会和经济的快速发展，人们对此提出了更高的要求。考虑到这些要求和挑战，我们应该密切跟紧时代发展的脚步，积极探讨创新的发展趋势，推动文书档案管理工作能够顺利的开展进行。本文的作者总结了文书档案管理的特点，分析文书档案管理中存在的问题，根据实际的具体情况有针对性的提出相应的解决方案，尤其是需要保证有关领导必须很好的重视文书档案管理。因此，我们要继续增加对文书档案管理的重视程度，对相关系统进行积极的维护，不断地向着规范化、现代化、信息化的方向发展，为单位能够提出更好的重大决策提供依据。

关键词：文书档案；工作管理；对策分析

文书档案作为客观记录单位各项活动的具体内容，将一个单位的发展与成长历程客观的反映，是非常珍贵的信息财富和重要资源，也对评估管理单位水平的高低提供了重要的依据。在当前，我国的经济正在进行快速的发展，在这种新的大环境下，如何提高文书档案管理和服务工作的水平，是当前档案管理者所面临的一个新的挑战，我们需要花费时间进行更深入细致的研究和探讨。

1 文书档案管理工作中的问题

1.1 文书工作与档案工作之间的问题

文书工作和档案工作既有联系又有区别，既有一个统一的调配又各有分工。在实际的现实工作中，文书工作和档案工作应该做到相互配合，形成一个分体式的管理体系。在实际工作中，文书和档案的管理实施分块管理的制度，这是一种非常有效而又科学合理的一种管理体系。然而，这种系统在某些方面却将文书工作和档案工作在一定程度上拉开了距离。文书工作人员的档案管理意识相对淡薄，档案人员也很少考虑文秘的相关工作，这就会导致两者在许多方面都出现了不能很好连接的情况。在当前，文书工作和档案工作的衔接之处，即文件格式的处理方法等方面存在有许多不符合规范的情况，这就需要进行加强管理。

1.2 加强对档案员的专业培养

在文书档案文件管理中，有些单位的工作人员没有进行过相关专业的培训就一直在工作，他们对如何将档案进行分类、立卷、归档等一无所知。他们的工作素质与新时代档案管理需要的质量和要求还存在有一定的差距。一些文件管理单位的工作人员虽然有上岗证，但很少参加相应的文件管理工作的继续教育培训，这部分人对档案工作有一定的了解之后，但是却没有及时更新自己在档案管理方面的知识，没有进行深层次的研究，这就导致他们的传统管理方法和观念比较陈旧、落后，无法跟上文书管理时代的步伐。有些单位由于人力资源分配的问题，在专职文书管理方面安排的人员比较少，甚至由文秘人员进行兼职担任，这就导致了他们有很少的精力能够投入到文书管理的工作中，从客观上降低了文书管理工作的水平，不利于文书管理的发展。特别是随着计算机网络技术的不断发展，利用计算机进行文件管理的工作是文书档案发展的必然趋势。档案工作者应注意并重视加强对自身知识和技能的培训，使档案管理工作更加的标准化，避免被时代所淘汰。

1.3 领导人员缺乏认知管理

在一些单位中，也有一些领导人员对文书档案工作的认识不足，不够彻底的现象。在一些单位领导的思想观念中，文书档案工作是做起来重要，然而做起来是次要的。他们形成了一个非常简单思想方式，认为文书档案工作是极其简单的，认为档案管理就是收集，汇总，保存而已，只需要管理档案工作的人员妥善管理档案即可，以备不时之需就可以了，对于这种错误的思想方式，对文书档案管理单位工作的实施造成了重重阻碍。

2 对文书档案管理工作中问题的对策

2.1 文书工作和档案工作之间建立良好的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接关乎到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，档案管理的高质量是建立于文书管理部门的规范处理的基础之上的。文书员工要有强烈的档案意识，做好文书材料归档的工作。在文件处理中，要始终保持档案意识，实现文书，档案一体化。这就要求文书档案工作人员把好质量关。例如纸张大小，样式，格式，实现标准化，并且严禁使用圆珠笔，红墨水，铅笔，复写纸起草，修改，誉印，批阅等等。此外。另外，文件的处理要求必须是及时和准确的，发送和接收文件，及时发现并登记，发现缺乏及时查找。特别是账外材料，如领导讲话，领导会议记录等，应注意及时收集，以确保文件材料齐全完整。

2.2 加强部门间的协作，做好档案的收集

许多高价值的文件档案往往来源于档案的质量和结构，这是档案部门的一项重要任务。档案工作者必须要做到“三勤”（如嘴勤脚勤脑勤。嘴勤，即经常主动了解企业开展的任何新的工作；脚勤，就是经常到业务部门走到，及时的获取相关有用信息；脑勤，即根据单位的实际工作情况，考虑档案如何以单位的工作为中心，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调和沟通，以确保档案收集信息的渠道时刻畅通。要着重集中收集能够显示一个单位历史，目前，未来的发展，开展实际工作和科学研究服务，拥有证据和情报价值的信息，以达到切实发挥文书档案工作对于双文明建设中重要的作用。

2.3 建立有效的管理制度和工作程序

尽可能确保这些规则和程序的细节，简单明了，易于实施这些规则和程序。要严格执行制定的文件规定，在签发前要通过严格的检测，禁止发放垃圾的文件和无效的规则文件。确保在公文打印与发放前无任何问题，严格执行正规的程序，同时检查附件格式是否规范。如果不遵守程序，应按照规定重新进行审查。在公文纸张尺寸，幅面大小，字体大小，排列规则，装订要求和其他技术指标等应与发红头文件为唯一的標准。而且将随文卡片的控制作用最大化，在“文件列表”，“文件稿纸”等卡片填写要准确合理，确定文件的文字内容的范围，在控制文件“件数”的同时，我们还必须严格控制文件“份数”，做到严禁随意抄送。

3 结语

文书档案管理是衡量一个单位的文书管理部门的档案管理水平的重要标准，档案材料的质量和完整性完全取决于部门的管理水平的高低的。只有提高文书管理部门的工作的应有位置，做好文书工作和档案工作规范的良好的衔接，加强部门间的协作，做好档案收集，力图工作方案的有效实施，加强档案管理和管理工作规范化、标准化，这样才能大幅度提升文书档案的利用率，为单位的建设和改善发展提供了有力的保障。

参考文献

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[2]杨文莉.文书工作与档案收集工作的规范衔接[J].兰台世界，2006（ 3 ）.

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