独立学院科研档案建设重要性及对策分析

章火中

摘 要：因独立学院是新建的民办本科院校，故造成其科研档案管理机构设置和人员配备的不完善：大多数独立学院尚未设置专门的科研档案管理机构及管理人员，更有部分独立学院甚至没有配备专职的科研管理人员。因此，独立学院的科研档案的建设任重而道远。通过充分阐明独立学院科研档案建设重要性的基础上，针对独立學院科研档案建设的现状，有的放矢的提出相应对策。

关键词：独立学院；科研档案；重要性与对策

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.03.035

1 独立学院做好科研档案建设的重要性

1.1 是独立学院科研水平和实力的体现

科研档案是对历史上重要的、具有保留价值的科研活动及其成果的记录，是前人对某种问题或现象的研究过程和结果的文字记载，积累了无数前人的研究思路及科研成果。因此，完善的科研档案能够比较全面、准确地掌握独立学院科研成果的数量和质量，为评价本校的科研水平、竞争能力提供信息和依据。

1.2 对独立学院科研工作持续发展具有促进及借鉴作用

独立学院的科研人员主要以青年教师为主，青年科研人员有认真做好科研的态度和积极性，但苦于没有人给予指导。独立学院青年科研人员只能通过阅读大量的科研档案来把握自己所擅长的研究领域的领先水平和相关学科的知识，以确定符合自身的研究方向，通过继承和创新，推进科研工作发展。同时，科研档案也能够为科学研究过程中遇到的不确定的问题提供理论支持。所以，科研档案对新兴的科研工作进行了提供全方位的参考，提高研究效率。

1.3 能够促进独立学院科研成果的转化

科研档案除了在研究成果及资料积累发挥作用外，也能够积极促进科技成果的转化。一是利用科研档案服务于成果转化、产品开发，维护单位或者个人在成果转化过程的合法利益。二是科研管理部门通过科研档案的分析整理，可汇编成册一些技术成熟且具有良好市场前景和潜在经济效益的科技成果，推荐给合适的企业，促进科研成果的转化。目前，福建某独立学院通过这种推广方式，与相关部门、相关企业共签订横向项目立项11项，获得科研经费共计100万元，取得良好的成效。

1.4 有利于加强青年科研人员的科研诚信教育

历年教育部颁发的有关“学风建设” 和“预防与处理学术不端行为”的文件都突出了科研档案对科研人员的科研诚信教育的作用。特别是2016年6月教育部颁发的《高等学校预防与处理学术不端行为办法》的第九条强调：高等学校应当建立健全科研管理制度，在合理期限内保存研究的原始数据和资料，保证科研档案和数据的真实性、完整性。通过对科研档案进行查阅研究，可以审查出重复研究或抄袭研究成果等学术不端行为，这有利于加强青年科研人员科研诚信教育。

2 独立学院科研档案建设的现状

2.1 独立学院领导或投资方对科研档案建设重视不足

随着独立学院科研水平的提高，其科研档案数量也势必增加。然而独立学院领导或者投资方因办学成本或者管理理念的原因，普遍对没有科研档案的相关建设给予足够的重视：一是没有足够重视科研档案管理队伍建设。通过对福建省的5所独立学院调研得出：5所独立学院都没有配备专职的科研档案管理人员；其中只有2所独立学院成立档案机构和配备专职的档案管理人员，但他们都非档案专业的人才；其中1所独立学院甚至没有配备专职的科研管理人员。因此，只能依靠科研管理人员来完成独立学院科研档案工作，科研管理人员也负责科研档案管理。但因独立学院科研管理人员的档案管理的专业性不强，他们大多数只有在年底考核时做一简单归拢，即便这段时间投入了一定的精力和时间进行整理，但是也没有完全严格按照相关规范执行；更有甚者部分科研管理人员为避免麻烦，让科研人员自己保存科研档案，导致归档资料质量不高。二是独立学院领导对科研档案建设所需的办公设备投入也不够，导致独立学院科研档案现代化管理无法开展。因此，独立学院在科研档案建设方面存在的许多不足，使科研档案无法真正发挥作用。

2.2 科研档案管理工作不规范，制度不完善

第一，因为独立学院难以实现集中管理，没有结合本校的实际情况制定相关的科研档案管理制度，导致权责问题分不清。第二，科研项目档案是科研档案中的一个重要部分，如果制定的归档标准不准确，那么也就难以保证记录的完整性。所以，档案材料的不完整性以及难以确保其记录和文献资料，这直接影响了独立学院科技研究的效果。第三，没有制度的强制性，致使大多数研究者在科学研究过程中，重奖励轻积累，重结果轻过程，使得科研档案的收集不完整，从而影响科研档案的建设。

2.3 科研档案的归档意识不强

独立学院的科研人员大多为青年教师，他们中大部分人都没有意识到科研档案的重要性。一是他们普遍认为科研档案是科研管理部门的事。对科研档案建设所需提交科研资料，他们通常不会积极配合，甚至会有拖延或者不交行为，这增加了科研档案建设的难度。二是他们不会及时归还所借用科研档案，甚至将其丢失，导致归档文件存在内容或者数量不完整失去其存档的价值。三是众多独立学院被重保管轻利用等因素影响，从某种程度来说，这也影响了科研档案的建设。

3 做好独立学院科研档案建设的对策

3.1 健全科研档案建设制度，规范科研档案建设

一是独立学院可根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》精神，制定完善的归档管理制度。要求科研课题组的负责人要分阶段将组织研究的一切数据及研究过程归档，如科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、应用转化推广阶段等需要的材料，都必须全部归档。同时，为确保科研档案的真实性、完整性，要求科研人员必须提交内容和手续齐全的材料原件。二是从制度上提高科研人员的科研档案存档意识。应明确科研人员在科研档案工作中的职责，并计入其工作量中，作为其年度考核、评优、职称评定、奖金等必要条件，使科研档案工作与科研人员的切身利益挂钩，做到有理可依，控制有力度，从而有效地推动科研档案工作。

3.2 加强科研管理队伍建设，提升其档案管理能力

从某种意义上讲，独立学院科研管理人员也就是专职的科研档案管理人员，科研檔案管理工作作为科研管理人员的本职工作。因此加强科研管理队伍建设，一要加强对非档案专业的科研管理人员培训，使其系统掌握档案管理的专业知识，能够基本胜任科研档案管理工作。二要为创造科研管理人员继续深造、交流机会，让其多向其他兄弟院校学习先进的科研档案管理知识，把好的经验和方法运用到档案管理中。三要重视科研管理岗位的发展，让科研管理人员在职称评聘上享有与职务晋升的同等待遇，充分调动科研管理人员的工作积极性。同时，增加科研管理人员的数量，招聘更多专业的档案人员从事科研管理工作，使科研管理人员有更多精力和时间从事科研档案收集整理工作。

3.3 开展编研工作，创新科研档案工作新方式

科研档案作为以为科研工作的真实记录，它的作用需要通过一定的科学工作方法来管理、开发才能发挥出来。独立学院科研管理部门要加强科研档案的编制和研究工作，根据客观和实际的需要，对档案信息有针对性的开发与加工。

3.4 推进科研档案管理信息化、规范化建设

一是采取纸质档案与电子档案并存的管理方式，要逐步将纸质档案转化为电子档案，完善电子科研档案数据库。二是加快科研档案管理信息系统启用，利用现代化工具进行档案信息的组织、存储、检索、分析、传递，实现科研档案信息数字化，在不违背知识产权法律法规的前提下，实现档案资源共享，进一步增强科研档案利用和服务的功能。

综上所述，做好科研档案管理工作对促进独立学院的健康发展有着重要意义。独立学院领导应从科研管理队伍建设、完善科研档案管理制度、强化科研档案规范化建设以及创新科研档案管理思路等方面做起，全面推进独立学院科研档案的建设的现代化。

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