高校特色档案专门库建设的重要性分析

郭晓文

（赤峰学院 机关党总支，内蒙古 赤峰 024000）

高校特色档案专门库建设的重要性分析

郭晓文

（赤峰学院 机关党总支，内蒙古 赤峰 024000）

对于我国高校的档案建设和管理，这是一个长久以来没有得到有效解决的难题，影响了我国的高校教育发展.在本文中，作者根据自身的研究，从特色档案着手，对我国当前的高校档案管理和建设提出了建设性的意见，对高校档案建设过程中的资源管理部分的重要性进行了重点强调，这是因为高校的历史演变过程主要是通过档案的延续而体现的，是无可替代的历史性文件，对高校的发展具有非常重要的作用.因此，高校在进行特色档案建设的过程中可以通过专门库房的建设对高校的特色档案进行重点保护.

特色档案；规范管理；珍贵资料；专门库建立

对于高校特色档案来说，其指的是高校在发展的过程中积累的具有自身特色的档案资料，这些档案内容对高校的发展过程进行了具体的体现，且对高校自身发展中的一些隐秘和办学的特征等也具有非常完善的体现，是高校自身独特性的重要体现.但对于当前的大多数高校来说，其在发展的过程中对于自身的特色档案往往没有足够的重视，导致很多的珍贵档案在高校发展的过程中逐渐丢失.本文作者通过对当前我国高校的档案管理情况进行有效分析，总结了当前我国高校特色档案的管理现状，并对其中存在的问题进行了简单的分析，同时结合自身的研究提出了几点建设性意见，希望能够帮助高校更好的进行特色档案的管理促进高校的发展.

1 高校特色档案的特点以及其作用

对于高校特色档案专门库刚的建设，其首先需要对这一概念进行有效的梳理，然后才能采取正确的措施来进行特色档案的建设，保证高校的正常发展.通过高校特色档案专门库的建设，能够对高校的珍贵资源进行有效的保护，实现高校的科学发展.为此，我们首先需要对其中的几个容易混淆的概念进行区分：首先是高校文书档案，通过这一档案的类型我们就可以得知，其并不是高校的特色档案内容，对于这一档案内容，其中大部分都是高校的日常党群以及各种行政文件的总称，几乎所有的高校在发展的过程中都存在着大量的高校文书档案，这一档案并不能对高校发展中的价值进行体现.但是，在高校的文书档案中，其可能会同高校的特色档案内容有一定的重复，像一些具体的行政处理办法等，这些档案资源是高校区别于其他高校的特色发展内容之一，因此，其可以被视为特色档案，但是从当前的高校特色档案建设来看，其还是具有一定的牵强性的.因此，对于大多数的高校，其在进行特色档案专门库的建设时，往往会将这些文书档案内容进行排除，保持特色档案自身的特殊性.

然后是教学和科技方面的档案，同文书档案相比，这一类的档案更能体现高校的特色，因此，在进行特色档案的建设时容易将其和特色档案进行混淆.对于高校的教学和科技档案，其主要是对高校的教学工作以及各种科研成果等进行记录和体现，同特色档案的文化传承以及办学理念相比具有较大的差异，因此，在大多数的高校特色档案专门库的建设过程中，其并不会将这一档案内容归纳到高校的特色档案.最后则是高校的财务档案和人事管理方面的档案内容，对于这两种类型的档案，其在所有的高校中都是存在的，这两种档案都属于高校的隐私内容，因此，一般情况下都是不能进行公开的，而对于特色档案，其在高校发展的过程中具有一定的共享性，这就使得财务档案和人事档案同高校的特色档案之间存在着定义上的区别.

通过上述内容可以得知，对于高校的特色档案，其在进行建设的过程中具有非常严格的审核标准，只有符合要求的档案内容才能加入到高校特色档案库的建设中，而对于高校的学术共享等方面的档案资源，其仅仅能够作为一些珍贵的档案进行管理.对于这些档案内容，其需要选择对应的管理模式进行管理，保证高效档案建设的有效性[1,2].

在进行高效特色档案的建设过程中，还有一个非常重要的问题，那就是档案的真实性，这是保证档案具有价值的根本点，在当前，大部分的学者认为特色档案的真实性是不需要考虑的，但通过实际情况调查可以得知，这一情况并不是事实，档案本身也可能存在着一定的问题.因此，在进行高效特色档案专门库的建设时，需要对档案资料的真实性进行考察，只有保证了其真实性才能进行收集和整理.

2 我国高校特色档案管理的现状

对于高校的档案管理工作来说，其中的特色档案是非常重要的组成部分，是高校独立性的具体体现，同时也是高校办学的基础.但在当前我国的高校特色档案管理中，其对这一观点的认可度并不高，很多的高校将自身的特色档案当做普通档案进行管理，这使得高校的特色档案管理存在着非常多的问题，加上学校有关领导的不重视，人才和资金的缺失等问题，导致高校的特色档案专门库建设无法满足高校自身的发展.

对于高校特色档案的管理工作，自从上世纪的80年，我国的有关部门就对其进行了重点关注，但由于我国当时的经济发展不足，加上对这一工作的认识不足，导致大部分的高校对于自身的特色档案保护和使用方法较为落后，截止到目前，我国的高校特色档案已经缺失了很大一部分具有叫噶价值的资料，这对我国的高校发展具有非常重要的影响.在当前，我国的高校特色档案问题主要体现在认识的不足和保护措施无效等方面.对于我国的一些地方高校，其对于自身的特色档案管理和使用工作没有足够的重视，导致特色档案和普通杂乱存放，无法对其进行有效的保护.为了能够促进高校特色档案的管理，有关部门需要尽快加强对高校特色档案的重视，通过专项资金对高校的特色档案进行有效的保护，使其能够具有更长的使用寿命，促进各大高校的文化建设和发展.随着特色档案保护工作的不断开展，当前已经有一部分的高校开始加强对特色档案的管理和研究，这对我国的高校特色档案管理工作具有非常大的促进作用[3,4].

3 完善高校特色档案专门库的建议

对于当前我国的高校特色档案管理工作来说，其中存在的很多问题严重影响着高校特色档案的管理工作质量，为了提高高校特色档案管理工作质量，需要尽快采取正确的应对措施对其进行改善，提高高校特色档案专门库的硬件条件.对于具体的措施，可以参考以下几点内容：

第一，制定对应的高校特色档案保护方法，对于高校特色档案来说，其具有一定的共享性，但在进行使用的过程中不能对其中的所有内容进行泄漏，这样会对高校的特色档案造成较大的影响，阻碍高校的正常发展.另外，特色档案对高校的发展具有较大的指导意义，因此，在进行保护的过程中还需要采取一定的措施来延长其使用寿命，促进高校的文化建设.在进行高效特色档案专门库的建设时，需要将其和高校的校园文化进行有机的结合，这样才能够促进高校的真正发展.而在进行高效特色档案专门库的建设时，其需要将专门库的安全性放在首位，只有保证了特色档案的安全才能在使用的过程中对其进行更加有效的管理和使用.在当前，对于高校的特色档案管理，其首先需要采取的工作是将这一工作内容上升到理论研究的层面上，通过对应的理论指导完成高校特色档案管理.为此，在进行高校特色档案的管理时需要加强其重视程度，防止其和普通档案的管理模式相同，而专门库的建设则是高校的特色档案具有专门的存储区域，这样使得高校的特色档案在管理时具有更好的整理和归类方法.

第二则是加强对高校特色档案的管理，对此，必须将其上升到立法层面上来，通过法律手段对这些珍惜的资源进行有效的保护.为此，有关部门需要尽快制定对应的法律支持，通过法律的手段加强对高校特色档案的保护，提高其使用率.在进行档案管理的过程中，还需要对其进行登记和监管，防止其中的珍贵性资源缺失，并依据法律制定对应的保护措施，通过完善的制度来对高校的特色档案进行管理，增强管理人员的思想认识.通过这种方法能够在思想上提升对特色档案的认识，然后在日常的工作中加强对特色档案的保护[5,6].

在本文中，作者通过对高校特色档案的管理工作进行研究得知，想要实现高校特色档案的专门库建设，必须解决当前存在的几个问题：首先是如何对特色档案的隐私性进行保护，随着计算机技术的快速发展，高校档案管理也在逐渐向着信息化的管理模式前进，这使得高校的特色档案管理工作逐渐发生着转变，其逐渐从传统的纸质档案管理工作向着信息化的时代发展，为了有效保护高校的特色档案，使其能够更好的促进高校发展，特色档案的管理人员需要尽快提升自身的工作素质，通过高素质的职业技能保证高效特色档案的安全.对于高校特色档案的信息化建设，其主要解决的就是档案的延续性使用问题，特别是对于特色档案，这些档案资源具有非常重要的意义，高校在发展的过程中需要重复对其进行使用，这就使得需要加强对高校特色档案的保护工作，保证高效的特色档案能够不断的延续和使用[7,8].

通过本文作者的研究可以得知，当前我国的高校特色档案专门库建设过程中还存在着很多的问题，这些问题对我国的高校档案保护工作具有非常大的影响，使得高校的档案管理工作无法进行有效的开展.为此，高校在进行特色档案的保护工作时，需要综合考虑其特殊性，并结合有关人员的职业素质等对其进行保护.

〔1〕何薇.高校特色档案数据仓库建设及可持续发展研究[J].兰台世界,2013(8):21-22.

〔2〕朱庆华.如何做好高校校庆档案的收集工作[J].兰台世界, 2013(14):68-69.

〔3〕余玲.高校图书、档案、情报一体化的建设发展探讨[J].兰台世界,2013(5):94-95.

〔4〕郑新莺.从大档案的视角看高校档案馆文化功能[J].兰台世界,2013(23):22-23.

〔5〕戴晶晶.高校特色档案资源的开发与利用[J].兰台世界, 2013(11):96-97.

〔6〕赵爱玲,秦飞,刘京凤，等.高校大档案管理模式探究——以北京市高校为例[J].档案管理,2014(1):23-25.

〔7〕徐欣.整合高校档案资源实行“大档案”管理研究[J].档案学研究,2008(5):28-31.

〔8〕赵金鹏.高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫[J].中国科技期刊研究,2008,19(4):535-538.

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