疾控机构档案管理信息化建设的探究

2017-03-29乌兰察布市疾病预防控制中心刘伟

财经界(学术版) 2017年12期

关键词：机构机制档案管理

乌兰察布市疾病预防控制中心刘伟

疾控机构档案管理信息化建设的探究

乌兰察布市疾病预防控制中心刘伟

对于疾控机构而言，通过档案信息可以分析疾病的走势、流行特点，为防控措施的制定提供参考，因此必须重视管理工作。本文首先介绍了疾控档案信息化建设的重要性，然后指出存在的建设问题，并提出改进措施，以供参考。

疾控档案信息化建设重要性改进措施

一、疾控档案信息化建设的重要性

疾控机构的功能作用，是防控疾病、提供公共卫生服务，其中的档案信息可以为管理决策提供依据。疾控档案的信息化建设，其目标是将网络技术、计算机技术、档案管理结合在一起，通过发挥各自的优势，来提高档案管理水平，实现高效利用。在科学技术的支持下，疾控档案的信息化建设，其重要性包括两个方面：第一，提高工作效率。信息化建设改变了传统的档案管理模式，考虑到疾控档案数量大，信息技术下能够实现分类、检索、复制、传输等功能，减轻了工作人员的负担，显著提高工作效率。第二，优化保存条件。基于信息技术下，疾控信息资料从纸质档案转变为电子档案，避免了随着时间的推移而发生破损，从而保证档案信息的完整性和真实性。

二、当前信息化建设中的问题

(一)基础设施不完善

疾控档案实现信息化管理之后，对于管理条件的要求降低，但是也需要网络、计算机、储存设备作为硬性条件，从而实现加工、保存、管理等操作。但是，受限于疾控机构的资金投入，往往这些设备不能一次实现完整购备，阻碍了网络系统、软件管理系统的构建，继而不利于档案的信息化管理。

(二)管理人员素质低

疾控档案实行信息化管理后，依然不能离开人员要素，需要对信息管理系统进行合理操作，因此提出了更高的要求。分析当前疾控机构工作人员的特点，一方面专业文化水平低，尤其是档案管理专业人才数量少；另一方面多为年轻的管理人员，其工作经验在5年以内占据绝大多数，不利于管理质量的提升。

(三)工作机制滞后性

和传统的档案管理工作相比，信息化管理的主体完成了从人力到物力的转变，因此工作要求、工作流程、工作机制都发生了相应的变化。单纯从保密机制上来看，由于减少了中间环节，信息化管理的保密性明显高于人工手动管理。

三、疾控档案信息化建设的改进措施

(一)基础设施建设

疾控档案的信息化管理，第一步是要根据管理需求和目标，购备完善的基础设施。对此，疾控机构首先要在物资采购上加大资金投入力度，完善各种办公用品和设备，为档案的信息化管理提供物质基础。面对突发性的公共卫生事件，能够及时有效的开展防控工作。其次，硬件设备到位后，还要在信息管理软件系统的建设上下功夫。购买设备时就应该和设计人员进行沟通，了解各项管理功能，并根据自身的工作特点和需求，对其进行改造和研发，确保和实际工作管理需求相符合。

(二)工作团队建设

疾控档案管理工作的最终落脚点，还是在于人力资源方面，技术设施建设完备后，就要加强工作队伍建设。对于目前疾控机构档案管理人员的现状，改进措施如下：第一，对现有员工进行培训教育，重点放在的档案管理学、信息技术两个专业上，以满足信息化管理的需求。第二，调整人才聘任制度，积极引进专业技术强、具备丰富经验的管理人才，以充实整个管理队伍，从侧面上推动管理水平的提高。第三，加强宣传力度，尤其是提高工作人员对于档案管理的重要性认识，从而树立正确的工作态度，明确岗位职责，促进信息化管理质量的持续提升。

(三)工作机制建设

传统档案管理的工作机制，和信息化管理的工作机制，两者之间具有明显的差异性，因此不能延续使用。考虑到疾控档案使用的频繁性，改进措施如下：其一，根据疾控档案的使用情况，制定硬件系统、软件系统的管理制度，档案的采集、保存、使用、管理等，都要具备相应的机制。其二，加强档案信息的保密工作，针对其中重要的档案，在查阅、管理、使用时要严格按照审批机制执行；定期对管理系统升级优化，防止黑客、病毒入侵；还要加强监控力度，避免档案资料人为泄露。