从制度建设和档案管理论当前基层消防部队资金安全管理中存在的风险和防控措施

2017-03-29云南省昆明市消防支队后勤处陈艳林

财经界(学术版) 2017年12期

云南省昆明市消防支队后勤处陈艳林

云南省昆明市消防支队后勤处陈艳林

不论是企业单位还是部队内部单位，资金安全管理问题总是屡禁不止，层出不穷，而且一旦爆发，都是影响企业发展和部队安全稳定甚至是违法犯罪的活动，资金安全管理不是狭义的管好现金管好存款就行了，而是一个庞大的体系，一旦哪一个环节忽视了，隐患就埋下了，制度建设、资金收付、银行账户和网银管理、票据管理、档案管理等业务流程都是不容忽视的关键环节，其中资金收付、银行账户和网银管理、票据管理是核心，制度建设和档案管理是保障，也是最容易被遗漏的环节，或者有的单位即使有相应的管理制度，也是形同虚设，不被重视，造成资金安全管理中的漏洞，本文主要从制度建设和档案管理业务流程层面来谈谈资金安全管理中容易出现的风险以及面对这些风险如何做好防控措施。

一、制度管理不健全存在的风险及防范措施

某单位在接受上级财务检查时被查出：单位账面银行存款余额为89.88万元,经银行实地对账,银行账面余额只有0.88万元,相差89万元。经查,该单位出纳长期沉迷于网络游戏,挪用资金购买游戏装备,检查人员对出纳和会计账薄核对发现,会计账未及时登记核对长达半年之久,网银U盾全部由出纳一人保管,半年内该出纳分别多次利用网银支付购买游戏装备等,最后家属到处借钱补上了漏洞,但也造成了不可弥补的破坏性影响,同时当事人受到了相应的处罚。

从这个例子不难看出，除了当事人毫无法制意识外，会计不履职、网银管理职权不清，不落实管理制度都是被忽视了的关键环节，那下面我们就主要从制度建设方面来看一看作为出纳和会计会面对怎样的内险，应该做些什么：

(一)管理制度不健全存在的风险

(1)资金安全管理部门及职责不清晰。导致资金管理管理制度不清晰，无章可循，每个人都不知道自己的职责范围，整个资金安全管理处于无序状态，引导发风险。

(2)资金安全管理岗位分工不合理。导致岗位设置分工不合理，导致职责不明晰，工作相互推诿，效率低下，甚至出现一人兼任多个不相容岗位的情况。

(3)财务印鉴管理不善，不认真落实盘点管理。导致缺乏制度或者不将制度形同虚设成为一纸空文，会造成重大差错、舞弊、欺诈行为的发生而导致资金损失。

(4)工作交接管理可有可无不重视。导致工作交换程序不清晰，容易造成责任划分不清楚，相互推责的风险。

(二)防范措施

会计的职责：负责经费开支的审核把关，对报销票据的合法性负责，严格按照标准和规定审核原始凭证，所有需在本单位办理结算手续的票据，会计必须首先审核，再按财务审批程序逐级审批;定期分析、反映经费收支和预算执行情况，每半年对经费收支和预算执行情况进行汇总、分析并写出书面材料向党委汇报，负责起草有关经费请示报告;负责会计凭证、报表、账簿、上级批件、请示、报告等财务档案的整理、装订、归档、保管；办理到期财务档案销毁手续;严格票据使用规定，负责票据的请领、分发、登记以及票据存根的核对、回收、保管工作；保管好会计印章。

出纳人员职责：负责到银行取款、送款和库存现金的清点保管，负责银行现金支票、转账支票、汇款单、汇票等传票的签发、接收、保管，对所管资金的安全负责;负责出纳账的记载、结账、核对、保管及银行存款的清理、核对。取得的原始凭证要合法有效，手续要齐全，记账要及时，入账要规范，做到日清月结，银行存款和现金与实际要一致，按月与会计和银行核对账目，清点库存现金，月末编制库存现金清点表和银行存款余额调节表;熟悉现行财务标准制度，严格执行《武警消防部队资金安全管理规定》，签发支票必须注明签发日期、用途、金额（金额不详的注明限额）等内容，不得预先填写支票密码,不得签发空白支票，借用支票在5日内收回并及时结清账目；不得用白条或单据顶替库存现金，严禁私自外借公款和挪用现金；提取现金时，必须填写“提取现金审批单”，经会计审核签字，经批准后，方可从银行提取现金;办理货币资金收付业务，手续必须齐全，收款要开给收据，付款要有凭证，报销和收款时，要在相应的原始凭证上加盖“现金收、付讫”或“银行收、付讫”戳章，由于工作不细而收取的假钞，责任自负;负责办理、核对和清理各类预借款。

(三)印鉴管理

(1)在银行的预留印鉴应有两个或两个以上。财务印鉴章须指定专人保管。

(2)指定财务印鉴章管理人员应注意以下事项：严禁一人同时保管同一账户的银行支票和预留印鉴,或同时保管同一账户的两枚以上（含两枚）银行预留印鉴;个人名章为银行预留印鉴之一的人员发生工作变动时，应在工作变动内及时办理银行预留印鉴更换手续。银行预留印鉴的更换必须按审批权限审批同意;未经审批的经济业务，不得加盖印鉴;印鉴保管人临时交接印鉴时，需填写印鉴交接记录，印鉴交接时需有监交人在场进行监交，并编制〈交接单〉，由交接双方与监交人签字确认;财务印鉴章管理人员应建立〈印鉴章使用台账〉对印鉴账的使用进行登记。

(四)工作交接管理

当后勤财务人员变动时应及时安排新老岗位人员进行交接，移交工作要点如下：现金、有价证券要与账簿进行核对，如发生账实不符，移交人员应及时查明原因;会计凭证、账簿、报表、合同、单据和其他会计资料应完整无误，如有遗漏，短缺，移交人应及时查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责;银行存款账户余额应做到对账单、银行日记账核对相符，有未达账款的，应编制银行存款余额调节表;银行印章移交时，移交人应带领接交人到各银行办理印章更换及与相关人员进行工作衔接，帮助接交人熟悉银行环境及人员;各种债权债务账户余额应与往来单位和个人核对清楚;工作交接过程中，移交人员有责任解答接替人员对有关交接事项提出的质疑，且不得以任何形式借故推延不移交;移交后，如发现原经办业务有违法违规等问题，责任由原移交人承担;临时性移交双方应在《工作移交清册》或《移交清单》签字确认。

会计出纳人员移交工作均应编制《工作移交清册》或《移交清单》，一式三份，交接双方各一份，存档一份备查。