建设与完善高校教学档案管理工作的研究与思考

谷丽华

（盐城行政学院，江苏 盐城 224000）

建设与完善高校教学档案管理工作的研究与思考

谷丽华

（盐城行政学院，江苏 盐城 224000）

本文针对教学档案管理工作中普遍存在的问题进行了探讨分析，突出表现在教学档案重视程度不足，教师档案意识较为匮乏以及管理人员技能水平薄弱等方面，并提出做好教学档案管理工作的实践做法，旨在全面展现教学档案管理的价值，同时为相关领域的研究提供参考.

教学档案管理；学校活动；教学资料

教学档案在学校管理中的价值突出，包含着教学资料、科研资料以及学科建设资料等等，能够全面展现出学校管理、学生管理的实际情况等，对现代学校的建设与发展也能够产生重要影响.如何有效对高校教学档案实施管理，更好的调动广大教学职工的工作积极性，是当前教学档案管理中需要思考的重要问题.文章将结合教学档案管理工作开展的现状进行讨论，希望能够对相关研究带来一定的参考价值.

1 教学档案的特点分析

1.1 分散行特点

分散性特点，是校园教学档案的主要特点，其来源有三个，一是本校下发的文件，二是上级业务部门下发的文件，三是本校学院及系级机构的内部文件.教学档案主要是由教和学两个方面转化而来，除了这三个来源，还需要分析一线教师的讲义，这些材料也可以汇集成教学档案.例如教师的教学情况、教学考核情况、教师受奖励或处分情况等等.基于学生角度，教学档案还包括学生手册、毕业设计、论文等.这些材料都是分散的，不集中的.

1.2 复杂性特点

教学档案的内容比较丰富，有自认科学、社会科学以及新兴科学等，还能够在其中找出招生计划、专业设置特点、以及教学安排.其涉及的内容广泛，包括了教学管理工作的多个方面.

1.3 成套性特点

在校园教育模式上分析，每届学生接受的教育都有不同的特点，由此高校教育主要是指某一个层次的教育，例如本科生与研究生的教育模式就有一定差异.在学历培养周期中，会形成固定的教学规范，其具体体现在教学活动规律性上，主要包括学生的整个学习过程，知道毕业，与此对应的就是成套性的特点.

1.4 周期性特点

高校校园活动，主要目的是培养学生，为教育打下良好的基础，并形成一个周期性的活动.每届学生的培养就是一个教学周期，在教学活动周期性影响下，体现了教学档案周期性的特点.由此教学档案在年度的划分与其他档案有一定差异，主要根据教学年度为参考依据并进行区分，而非传统意义上的年.

2 档案管理工作的意义

教学档案管理工作能够较好的落实教学质量的提升与教学改革，并为其奠定良好的基础.教育教学改革是高校发展的主题，基于教学改革应做好档案管理中，对原教学内容、教学方法、教学制度进行创新，指定出科学的教学规划，列出教学大纲，提升教学质量.教学档案能够真实的记录教学情况，为之后的研究奠定基础.人们可以在档案资料中找到规律，深化教育改革，提高教学管理，促使教学档案真正发挥作用.其次教学档案是评价教师教学的科学依据，例如教师个人业务档案可以分为文化素质、专业、特长、教学目标与教学成果.通过不同档案的规划，能够对教师拥有更加全面的了解，更好的在实际课堂上发挥作用.教学档案能够全面且准确的反映出教师的水平与教学情况，正确的评判教师的教学进度，在聘请、晋升以及教学评优中具有重要意义，也是发生奖金与处理问题的总体依据.最后，教学档案是教学事业壮大的基础，其是校园出人才、成果以及教学实践的重要信息源.教学档案充分记录中学校与教育事业的发展，并在学校发展的过程中，吸取教训，积极创新.学校发展，人员更替，教学档案始终记录着这一变化，从这个过程中，更好的了解教学档案的结构与人员分布，并结合新形势下的教育模式，采取可行的处理措施进行调整.教学档案需要编入校史，是未来教育史研究的重要内容.

3 教学档案管理工作中存在的问题分析

教学档案管理中，普遍存在着教学档案重视程度不足，教师档案意识较为匮乏以及管理人员技能水平薄弱等方面问题.

3.1 教学档案重视程度不足

当前很多学校中存在着教学档案重视程度不足的问题，认为教学档案管理工作“可有可无”，没有必要浪费过多的人力、物力与财力[1].教学档案管理中，仅仅实施着简单的集装订资料，档案收集等活动，教学档案管理的价值没有得到充分展现.

3.2 教师档案意识较为匮乏

教师对档案管理价值的认知程度，也是影响教学档案管理效果的重要影响因素，但是当前很多学校中教师教学档案管理工作的重视程度不足，档案意识比较匮乏，认为教学资料应当归于教师个人管理，便于日常应用[2].上述问题会影响教学档案的完整性，不利于教学档案的全面管理.

3.3 管理人员技能水平薄弱

很多高校中的档案管理工作中，管理人员自身的专业技能水平、档案管理能力存在着相对薄弱的问题，档案管理工作无法基于学校的发展规划、发展现状等实施针对性管理，档案归档、立卷等工作也存在着盲目性、混乱性的问题[3].归档工作的随意性特点突出，不但无法展现教学档案管理工作开展的价值，同时也会对学校的发展产生不利影响，难以全面获取学校发展相关信息，不利于学校各项决策的制定.

4 做好教学档案管理工作的实践做法

知识经济时代下，可以通过健全教学档案管理制度，规范档案管理人员行为；增强档案管理服务意识，配合教师落实归档查档；注重档案管理人员培训，增强档案管理业务水平以及引入现代档案管理技术，提升档案管理工作质量等方式实现教学档案管理，改善传统教学档案管理工作中存在的不足之处.

4.1 健全教学档案管理制度，规范档案管理人员行为

全面的教学档案管理制度，能够保证各项管理活动的有序开展，对现代教学事业的发展、学校的建设等均能够产生重要影响[4].学校需要积极学习国家教育部门颁发的相关政策条例，基于自身的学校发展规章制度、发展现状等，制定明确的教学档案管理制度，确立学校档案管理人员岗位责任制度，做到“各司其职”，保证教学档案管理活动的全面开展.教学档案管理活动中，需要对教学档案的采集工作、保管工作以及使用工作等，通过专人负责的方式加以管理，明确每一位管理人员的职责范围.日常学校管理中，需要加强教学档案管理价值的宣传，使每一位教学档案管理人员、教师以及学生均能够认识到教学档案管理的重要价值，为学校教学档案管理质量的不断提升奠定良好的基础.

4.2 增强档案管理服务意识，配合教师落实归档查档

教育事业快速发展的时代背景下，需要全面转变传统的教学档案管理理念.增强档案管理服务意识，配合教师落实档案归档、查档等活动，是当前学校档案管理工作质量提升的重要方式.学校教学档案管理中，需要积极配合教师，与一线教师加强沟通，了解教师每日的课时数量、教学内容等，鼓励教师参与到教学档案管理活动中，使教师能够认识到教学档案管理的重要价值，保证教学档案管理的全面性.针对学生成绩的档案管理，应做好记录，定期进行归类于整理，实现具体内容的整合分析.从而实现学生成绩数据的高效整合，发挥其在对比中的效果.由此学生成绩不仅说明数字本身，还会体现学生的各项状态，实现分类别区分，教师得到这些数据，能够对教学模式进行调整，有针对性的指导与教学.比如可以将教师优秀的演讲稿、教学经验等，均实施系统化管理，为日后教学科研活动的开展奠定良好的基础.同时，学校可以制定严格的工作规范，明确要求教学档案归档、整理的相关标准与要求等等，保证教学档案管理工作开展的综合效果.

4.3 注重档案管理人员培训，增强档案管理业务水平

通常而言，高校教学档案管理工作，是记录高校教学情况、管理情况的重要资料，具有专业性、针对性的特点，每日教学档案管理工作内容繁多，这些问题均要求教学档案管理人员需要具备一定的技能水平、专业能力，在实施系统教学档案管理活动中，制定科学、适宜的工作原则，约束档案管理人员的行为，使每一位教学档案管理人员均能够积极开展各项管理活动，出色的完成本职工作，促进学校教学档案管理水平的全面提升.定期开展教学档案管理研讨会，也是提升管理人员水平的重要措施，通过这种方法体现管理人员团队的整体素质，更好的进行弥补不足之处，提升教学档案管理的整体价值.学校需要加强教学档案管理人员的定期培训活动，开展档案管理技能培训、业务指导活动等.比如可以定期开展经验交流会、专业培训活动等等.在开展完成经验交流会后，要求档案管理人员书写经验交流体会，在参与专业培训活动后，进行专业技能的考核等等，增强每一位教学档案管理工作人员的学习重视程度，不断提升档案管理业务水平.

4.4 引入现代档案管理技术，提升档案管理工作质量

现代科学技术逐渐进入到各项工作中，对工作效率、工作质量的提升创设了良好的条件.在当前的教学档案管理活动中，需要引入现代档案管理技术，创新教学档案管理理念，将单纯纸质的档案管理方式转变为纸质档案、声像档案以及电子档案并存的管理方式，不断提升学校教学档案管理的现代化水平，为学校的发展奠定良好的基础.

教学档案管理应采取先进的方法，借助计算机与网络技术，并在工作过程中，要求工作人员具备高水平的专业知识，能够熟练应用多媒体，拥有熟练的操作技巧.所以在档案管理中，要严格遵守基础标准、手段及方法，通过计算机网络技术，实现高校教学档案管理的现代化.档案管理人员要以成为一个复合型的高校档案管理人才为目标，这也是现代化建设的必然要求，需要得到档案管理单位的重视.

高校档案管理要实现自动化，应摒弃原有的陈旧方法，从教学档案管理目标入手，熟练应用多种现代新产品，准确操作.目前很多高等院校都设立了自己的网站，拥有完善的校园网络，并在档案管理上引入了现代化管理手段，从办公层面基本是你先自动化模式.这样教学档案管理更加完善且高效，借助计算机网络系统，对教学、后勤以及财务等内容，做好支持工作.校园办公系统，已经初现雏形.真正高效的利用计算机管理系统才算实现对各个部门的有效支持，体现自动化与网络技术的重要性，并注重科学技术的应用与水平提升.

很多校园在教学档案管理中，采取现代化管理与传统管理相结合的形式，两者相互补充，相互配合.很多先进的管理工具在高等院校，还没有得到广泛应用，所以档案管理的各个部门联系较少，无法达到部门之间的连接，导致很多部门在上报档案资料时，自备电子档案与纸质档案两种，并做出大量重复性工作，导致档案管理部门的人员工作量较大.这些都会影响到档案管理的工作效率，要重点提升各部门领导对档案工作的重视.增加管理设备、管理系统方面的投入，并在人才使用中，注重人才的引进.

学校需要积极引入各类先进的档案管理技术，将各类电子设备融入其中，明确认识到信息技术在档案管理中应用的重要价值.同时，还应当注重信息化档案管理人才的引入与培养，引入更多具有信息技能操作能力、先进教学档案管理意识的人才.内部需要加强教学档案管理人员的信息化技术指导，促进教学档案管理工作的信息化发展.

随着我国现代教育事业的发展，教学改革势在必行.学校需要充分认识到教学档案管理工作的重要价值，通过健全教学档案管理制度，规范档案管理人员行为；增强档案管理服务意识，配合教师落实归档查档；注重档案管理人员培训，增强档案管理业务水平以及引入现代档案管理技术，提升档案管理工作质量等方式，强化教学档案管理的效果，为学校各项工作的开展奠定良好的基础.

〔1〕崔小宜.以评促建、以评促管：建设与完善高校教学档案管理工作及其应对措施[J].陕西教育(高教),2014(11)：63-64.

〔2〕张宇华,陈新.深化实践教学改革,提高文秘专业学生档案管理工作能力[J].档案天地,2014(S1)：255-257.

〔3〕高力.论高等学校本科教学档案管理与教学工作水平评估问题[J].档案学通讯,2012(03)：64-67.

〔4〕谢金.从高职院校人才培养工作水平评估看教学系部的教学档案管理[J].湖南大众传媒职业技术学院学报,2011(05)：118-120.

G270

A

1673-260X（2017）10-0146-03

2017-06-27

2016年江苏省民协规划课题基金项目“如何做好档案管理工作”（hmx20160322）