事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

2017-03-29韩平

赤峰学院学报·自然科学版 2017年24期

关键词：事业单位管理工作档案管理

韩平

（皖南医学院，安徽芜湖 241001）

事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

韩平

（皖南医学院，安徽芜湖 241001）

在人事管理活动当中人事档案的管理至关重要，虽然近些年来我国在人事档案的管理方面不断的进步，取得了很大的突破，但是目前人事档案管理工作依然存在着许多问题，包括管理人员配置不足、技术没有达到先进的水准、总体效益不高等，这些问题一直影响着我国人事档案管理工作的正常发展，因此要从多方面入手去分析问题所在，不断的开发新技术，加强对人事档案管理工作的重视.本文对当前人事档案管理中存在的问题进行了剖析，并且提出了几点建议，希望能够为我国人事档案管理工作的发展和进步提供帮助.

事业单位；人事档案管理；对策思考

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据.人事档案的信息量庞大，涵盖的面广，也是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据.因此人事档案的完整和正确对于档案的作用有着很大的影响，这两方面更是评价人事档案工作好坏的重要参考点.下文是作者在从事相关的人事档案管理工作的一些发现和经验，希望能够为相关人事档案管理工作的开展提供借鉴，也希望能够为人事档案管理的发展带来帮助.

1 事业单位人事档案管理工作的主要作用

简单的说，事业单位的人事档案工作主要是对全体工作人员的工作中产生的各项个人材料进行收集和汇总，并需要对材料的可靠性和准确性进行鉴别和分类，最终将档案进行整理和保存，使之能够为单位的人事管理工作提供基础数据的支持和协助.我们可以将事业单位的人事档案管理工作的重要作用主要分为一下两个方面：

1.人事档案管理工作可以为事业单位的人事管理提供数据支撑和信息支撑，当事业单位的工作人员出现退休、离职、年度考核、人员调整等多种人事变动的情况，就可以通过查核人事档案统计汇总数据，让领导对单位的人员现状进行大体的了解，以便于进行相关的决策.

2.事业单位的人事档案对于人员信息的记录具有绝对的真实性和实时性，每一位员工的学习进步、所获奖项、能力提升、职称评定和违纪处理等信息都记录在内，所以当出现干部的考核任免时，人事档案信息就可以是其重要的参考，另外由于事业单位的人事档案是本单位人员信息最为权威的体现，所以说对于单位内部的人员优化和体系构建都能够起到一定积极的作用.

2 事业单位人事档案管理过程中存在的问题

2.1 单位在转型过程中遗留的未解决问题

随着社会的不断进步和发展，我国的事业单位也在不断的跟随着社会的脚步进行转型，但是每每经历一次转型，单位的体系和人事制度也将会面临调整，新的机构应该对应新的岗位配置、人员编制、招聘、员工能力提升、员工考核等一些类制度，那么就会使得原有的人事档案管理不再使用，需要进行变化和调整，但是这些工作的开展需要一定的时间和过程，所以随着时间的积累，这些工作就会越堆越多，遗留下来.

2.2 档案管理硬件落后，档案信息化不足

人事档案管理工作是一个比较庞大的体系，相关的管理部门掌握着上千份的重要人事资料，但是往往因为条件和制度的约束，他们并没有一个完全属于自己的办公地点和资料存放库，甚至有的事业单位，连一些必要的档案存放的文件盒、加湿器等都无法保证，使得档案管理工作的质量无法得到有效的保证.此外，随着信息化技术的不断发展，虽然将计算机技术已经应用在档案管理中，但也只是负责信息的录入、检索、调阅等任务，没有将其功能充分的利用，致使档案管理与无纸化办公还存在一定差距，信息化水平落后.

2.3 档案管理人员配置不足，素质有待提高

在我国很多的事业单位中，从事人事档案管理工作的员工往往都是兼职的，这就使得员工的工作开展困难重重，因为不是专人负责，就会导致很多细致的工作因为时间的原因无法开展，好多的档案材料没有能够及时正确的进行更新和归档，最终使得人事档案的准确性和及时性失去了应有的保障.

3 提高事业单位人事档案管理工作的方法

3.1 提高重视，将遗留问题例入工作日程

人事档案管理工作一定要加强与相关部门的沟通，要建立健全交流和互助的机制.另外每一个档案管理部门的领导都要加强对档案管理工作的重视.要切身实地的去解决那些在档案管理工程中产生的问题和存在的问题，要设立健全的档案人员技能培训和提升的机制，通过明确的奖惩对员工进行约束，不断的提高档案人员的工作热情和工作动力.而且，在单位人事发生较大变动和单位发生改革时，要组织人员快速、准确的对档案进行梳理和调整，要将历史遗留下来的问题以最快的速度解决.最后，在每一次调整后，要对问题方法进行梳理和记录，以便为日后的工作开展提供借鉴和依据.

3.2 加强硬件设施的投入和使用

在事业单位的日常管理中，要对人事档案管理工作开展所需要的经费进行保证和单独的预留，同时还要确保经费能够真实准确的在档案管理工作中进行使用，加强专业档案硬件设施的投入和使用，改善档案存放的条件和位置，确保档案的存放空间能够满足“三室”分离的条件，同时还要增加消防、安全警报等安保设施，确保档案的安全.此外，还应将信息化技术全面融入到其中，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享.既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率，使档案管理更加接近于无纸化.

3.3 提高档案管理人员的专业素质，建立健全管理队伍

随着我国经济体制的改革深化和发展，事业单位人员的岗位晋升、干部岗位的任命等方方面面都需要一套专有的人事档案体系来体现，那么必然会使得档案管理的工作量不断的增加，这无疑不是给从事档案管理工作的人员提出了更高、更严的要求，人员信息的收集整理和归纳是人事档案管理的最为基础的一项，同时也是非常重要的一项，因为一旦在收集环节出现问题的话，那么后期改动就会存在很大的困难，最终必然无法保证档案的准确性，这就要求从事档案管理的工作人员要加强自身的素质和专业能力，要对档案管理工作负起责任.而且还需要加强对档案管理的审核和把控，确保按时进行“三龄一历”的审核工作.在思想上要提升员工思想意识，从而确保每一位员工遵守制度、乐于奉献、严于律己的原则开展工作.