基于内控视角下的合作社财务信息沟通机制创新

2017-03-28王宇康进军李欣

财政监督 2017年18期

●王宇康进军李欣

●王宇康进军李欣

农民合作社近几年呈现出蓬勃发展的态势，但财务信息作为合作社的重要信息并未受到应有的重视，财务信息沟通并未与合作社保持同步的发展，这会影响合作社的增收力度，挫伤农民的积极性。本文从合作社财务信息沟通的几个关键流程出发，评估财务信息沟通过程中存在的风险，并在此基础上提出相应的沟通机制创新措施，以推动合作社财务信息的有效沟通，与合作社的发展保持同步，促进合作社的长远发展。

农民专业合作社财务信息沟通风险评估创新机制

一、引言

《农民专业合作社财务会计制度》实施后，对于合作社的财务水平提出了更高的要求，在财务信息有效沟通的机制下，可以保证利益相关者之间的有效沟通，保障各利益相关者的利益。

有效的信息沟通可以提高各个部门之间的沟通效率，提高合作社的运营效率，明确合作社的发展目标。合作社的管理人员需要从整体上把控合作社的财务信息，银行在向合作社提供借款时需要了解其还款能力和资信状况，销售部门需要了解合作社的销售状况，所以合作社的一系列活动都离不开财务信息，财务信息的沟通对合作社而言显得更为重要。加强合作社与内部、外部之间的财务信息沟通，对于提高合作社的管理水平具有重要的意义。

二、合作社财务信息沟通的关键流程

随着近几年合作社以及网络信息化的发展，信息沟通越来越显示出其重要性，作为合作社重要部门的财务部，大部分的工作重心仍局限于财务部门内部，与合作社的其他部门以及外部沟通不足，导致财务信息沟通不畅。

本文依据《农民专业合作社财务会计制度》的要求和合作社独有的财务特点，主要从以下几个环节进行分析。

（一）编制财务预算的流程

同股份制企业一样，合作社的财务预算也需要内部其他部门的配合，财务预算编制的基础是其他相关部门编制的预算，合作社各部门做好自己的财务预算，并配合财务部门做好合作社的财务预算，所以合作社的财务预算编制要建立在各部门信息有效沟通的前提下，财务部门要将编制的财务预算送交理事会、社员大会进行审核。

同时也需要加强与外部的沟通。首先，加强与农户的沟通。与农户保持稳定的供求关系，及时取得农民提供的购买发票，并要定期与农户结算、对账。

另外，加强与客户的沟通。深入了解客户的需求，建立长期的合作关系，确保产品价格的相对稳定，及时向客户提供销售发票，定期与客户核对销售情况及应收账款，催促还款，以免形成坏账。

（二）采购与付款的流程

合作社成立的主要目的是联合农民，使农民在生产、加工、销售等环节能获得较高的利润、提高市场的竞争力，所以统一采购农民生产用的物资以及收购农民所生产的农产品对于合作社而言非常重要，这样能从源头上保证农产品的质量从而提高在市场上的竞争力。

统一采购农民生产用的物资，由仓库或农民填写请购单；采购部门对经过批准的请购单进行采购，填制订购单；采购的物资到货后，验收部门应检验物资的质量、数量等，并与订购单进行核对，填写验收单；经过验收的物资移交仓库部门或提出申请的部门，签发入库单；会计部门记录资产、负债，办理付款，并将信息进一步传递给理事会和社员大会。相应地，收购农民所生产的农产品也应遵循上面的业务流程。

（三）销售与收款的流程

合作社成立的主要目的是联合农民，使农民在生产、加工、销售等环节能获得较高的利润、提高市场的竞争力，由此而言销售流程对于合作社也是一个非常重要的流程，销售业务的好坏直接影响到合作社的生存。

合作社取得客户的订购单，但要对新客户的信用情况进行审核，符合条件的应签发资信证明；合作社在取得客户订购单后应编制销售单，列示客户所购买农产品的有关信息；仓库部门根据经过批准的销售单进行供货；会计部门向客户开具销售发票，并及时记录相应的应收和收入，将所取得的销售收入及时入账，不得坐支现金、不得以白条抵库、不得擅自挪用，定期与银行等金融机构核对账目；财务部门进一步整理加工信息，将信息传递给理事会和社员大会。

（四）借款的流程

合作社的内部各部门根据自己的资金需求填写借款申请表，经主管部门批准，提交财务部审核，然后提交理事会审核批准，对于大额的借款还需要社员大会审核批准，经审核批准的借款申请书才可以办理相应的借款。在借款的各审批环节应填制审批表格，对借款的用途、批准人进行检查，要保留完整的书面证据，加强对文件等书面证据的保管。

（五）投资的流程

合作社的投资活动包括对外的投资和对内的投资。鉴于农民合作社的规模较小、资金较少，本文主要分析对内购买固定资产的投资行为。

对于合作社的对内投资应由使用部门编制购买计划，提交主管人员批准；然后向内部管理部门提出购买申请；提交理事会、社员大会做出审核批准；财务部门在此过程中要把握好购买资产的资金预算控制，由出纳人员签发资金使用支票；采购部门组织采购活动，取得购买发票；验收部门的技术人员对于符合要求的固定资产签发验收单；仓库部门签发资产入库单；会计部门进行相应的账务处理，将资产的购买情况报告理事会和社员大会；仓库部门要定期对固定资产进行盘点，并与凭证、报表、固定资产卡片进行核对，以保证固定资产的真实性、完整性。

三、合作社财务信息沟通的风险评估

有效的风险评估活动可以有效地识别、评估和应对影响合作社发展的各种风险。农民专业合作社作为一个特殊的组织，受到自然与市场双重风险的影响，与其他的非农业专业合作社相比具有更大的风险，要规避这些风险，必须建立一套专门的风险评估机制，以识别风险、评估风险发生的可能性。

（一）财务预算流程的风险评估

对于合作社在编制财务预算的业务流程中，在财务部门与其他的业务部门对财务信息沟通不畅时，可能存在的风险如下：

其一，财务部门在编制财务预算时，如果没有与其他部门进行信息沟通或沟通不到位，只是根据上一年度的数据来估计下一年度的支出是不准确的，市场在不断变化，部门的业务量也是在不断变化的，尤其是需要购买一些价格波动较大的原材料的部门，如果财务部门没有与其建立良好的沟通则会使得该部门的资金不足导致业务无法正常进行，或者是财务部门的预算与实际支出严重不相符，财务部门由此做出的预算在实际工作中根本无法得到贯彻执行。

其二，财务预算的编制还要加强与农户、客户的信息沟通。如果没有与农户保持信息的沟通，则可能会影响产品的质量和收购价格，而未与客户沟通，会影响产品的市场份额以及价格的稳定性，进而影响合作社应对市场变化、抵御风险的能力。

（二）采购与付款流程的风险评估

对于合作社在采购与付款的业务流程中，在财务部门与采购部门、外部供应商对财务信息沟通不畅时，可能存在的风险如下：

其一，与股份制公司一样，合作社的所有者会聘请经理人来管理合作社，双方利益不一致，合作社统一采购农民生产用的物资时，管理层会采购以次充好的物资，大宗采购也未通过竞价的方式，而是直接选择了一家与自己存在利益关系的企业进行采购，供应商的发票也不正规，在财务部门与外部供应商沟通不善、未深入了解市场上物资的价格与质量的情况下，登记入账的价格并不真实，提高了合作社的采购成本，导致合作社的资金流入了管理层的口袋，损害了合作社和农民的利益，影响农产品在市场上的竞争力。

其二，合作社收购农民生产的农产品，农民难以提供正规的销售发票，而且有关部门对于发票的监管不是很严格，导致合作社在与农民的业务往来中存在大量的不正规发票、内部不完整的单据，财务部门又未能及时与采购部门对内容不完整的凭证进行沟通，所以财务部门在做账时会存在差错。

（三）销售与收款流程的风险评估

销售收入是合作社利润的主要来源，收入的高低直接影响到合作社的财务状况和经营成果。对于合作社在销售与收款的业务流程中，在各部门财务信息沟通不畅时，可能存在的风险如下：

一是会计部门应根据相关原始凭证来登记入账，但在管理层难以实现预期的利润目标时，有可能会利用财务部门与销售、仓库部门信息沟通不畅，高估收入或提前确认收入；如果为了减轻税负，有可能会低估收入或推迟确认收入；如果已经完成本年的利润目标，有可能会将本期的收入推迟至下一年度确认；开具发票的时间节点与缴纳的所得税有关，但因为销售部门没有与财务部门进行信息沟通，可能会造成高额的税负，也会影响收入的准确性。

二是合作社的财务意识不高、农产品的季节性比较明显，有时候销售部门只是为了将农产品销售出去，并没有考虑还款能力，存在“白条抵库”的现象，销售部门并没有与财务部门对客户的还款能力进行沟通，会计人员所记录的收入部分是合作社的坏账，导致合作社的资金被债务人长期占用，信息沟通不善会产生资产的安全性与流动性的风险。

（四）借款流程的风险评估

合作社在借款业务流程中，在对借款的信息沟通不畅时，可能存在的风险如下：

大部分合作社成立时的资金主要来自于社员的资格股金，在资金不足时会从外部取得借款，但如果并不是按照合作社的业务流程由使用部门提出资金使用要求，管理人员有可能将以合作社名义取得的借款自用，这就是在信息沟通不畅时对合作社利益的损害；而且在合作社对外借款时，银行等金融机构在很大程度上是根据财务报表来考虑是否发放贷款，如果合作社为了获得银行的贷款，会粉饰报表提高自己的偿还能力，导致银行作出错误的决策，使银行产生较高的不良贷款率。

（五）投资流程的风险评估

合作社在对外投资业务流程中，在对投资的信息沟通不畅时，可能存在的风险如下：

合作社在购买固定资产时如果不是由于使用部门提出的购买计划而进行的采购或没有经过验收部门直接入库的固定资产，可能并不是合作社所需要的资产，购买的资产并不符合使用部门的技术要求，有可能只是出于个人私利而进行的购置行为；根据使用部门提出的购买计划直接进行采购而没有经过理事会和社员大会的审核批准，可能导致使用部门利用手中的权力进行乱投资；若在购置固定资产的过程中，财务部门并没有进行资金的预算控制，有可能会出现过高的花费，导致合作社出现资金短缺。

（六）报表报送过程的风险评估

财务部门将财务报表报送到管理层，管理层将报表报送到理事会和社员大会，在这个过程中，管理层作为受托人，有可能会为了自身的利益，要求财务部门粉饰会计报表，并没有真实反映合作社的财务状况、经营成果，理事会和社员大会并不是合作社的经营管理人员，存在着信息不对称，对合作社的经营情况并不是很了解，根据粉饰的报表做出错误的决策；理事会或社员大会也许会为了向社会公众呈现较好的财务状况，向公众展示良好的形象，会要求财务人员粉饰报表，所以在报表传递的过程中会出现粉饰报表的风险。

财务部门呈报的报表具有一定的专业性，没有财务基础的人员并不能完全看懂，对一些重要信息的解释过少，或者刻意回避某些问题，这样决策者并不能对报表做出很好地理解，对一些重要的问题并没有引起足够的重视，在制定合作社发展战略的时候会忽视这些重要的因素，由此制定的发展战略并不符合合作社的要求。

四、合作社财务信息沟通机制的创新措施

（一）加强票据管理

大部分合作社的业务发生频繁，涉及的金额较小，所以票据的使用量会很大，由于票据的购买和保管不便，大部分合作社会存在以白条作为原始凭证的现象，所以合作社原始凭证的内容不完整，财政部门应加强对于合作社票据的管理，因为合作社业务频繁、金额小，财政部门可以根据农业经济组织的特殊性，专门设计印刷农民专业合作社使用的票据，以真实核算生产成本。

（二）建立系统的信息规划，实现财务部门与其他部门的资源共享

合作社应建立系统的信息规划，实现财务部门与其他的各个部门之间的信息系统相互统一、数据接口融洽、数据资料资源共享，实现财务信息的资源共享。利用先进的信息技术手段，降低传统手段在信息传递过程中各类干扰因素的影响，提高财务信息传递的速度和质量。所以，从某种程度上而言，要提高合作社的信息技术发展程度，以利用先进的信息技术提高信息数据的沟通。

（三）坚持沟通的原则

财务信息的沟通应坚持原则性，对于不符合职业道德和违法行为应果断拒绝，提升财务人员的沟通能力，做到既坚持会计准则，又不影响与其他部门的良好沟通。

应坚持全局沟通的原则，与合作社的每个部门都进行财务信息的沟通，在沟通的时候做到“谁执行谁负责”的责任机制，使每个部门都承担起自己应承担的责任，做到分清责任主体、任务落实到个人。

（四）扁平化合作社的组织机构

层次过于繁多的组织机构由于信息在传递的过程中经过的层次过多，会影响信息沟通的及时性和准确性，甚至在沟通传递的过程中由于个人因素的影响，还会拖延信息的传递时间，也许会根据个人的意愿擅自修改部分信息，进一步降低了信息的及时性和准确性。

对于合作社的财务信息沟通，应在纵向上减少组织机构的层次，以减少中间的沟通环节，缩短组织内部的沟通渠道，但也应保证对于信息沟通的监控，并定期对组织机构进行梳理和调整，明确内部各相关部门的职责，以适应内部的信息沟通要求。

（五）提高财务人员、农民的专业素质

一方面，我国的农村经济相对来说发展较慢，合作社的会计人员主要是留村文化水平不高或者是本社的其他人员、本村的会计担任，对会计准则的了解不多。合作社可以聘请农业院校毕业的学生，将他们的知识带到合作社，同时应抓好财会人员会计法律法规、会计制度、会计职业道德的宣传培训，不断提高专业能力和职业道德水平，提供更加真实、及时的会计信息。

另一方面，合作社作为农民之间自助的经济组织，财务工作作为一个技术性很强的工作，合作社可以对农民进行简单的财务知识培训，使其了解基本的会计制度及政策，懂得基本的财务知识，培养农民的财务思维，以使其在业务活动中的行为更符合财务要求，克服沟通障碍。