浅析如何做好社会保险业务档案管理工作

孙雅

博尔塔拉蒙古自治州精河县社会保险管理局新疆精河33300

浅析如何做好社会保险业务档案管理工作

孙雅

博尔塔拉蒙古自治州精河县社会保险管理局新疆精河33300

社会保险业务档案是社会保险经办管理工作中最基础的工作之一，也是提高社会保险工作质量和科学管理水平，加强规范化建设的必备条件。希望本文的研究能够对社会保险业务档案管理工作的发展提供一定的参考意见。

社会保险业务；医疗保险；档案管理；策略分析

根据人力资源和社会保障部、国家档案局统一部署，各级社会保险经办机构开展了社会保险业务档案管理达标升级工作，通过达标升级活工作，增强社保经办人员的档案意识，促进和加强了社会保险业务档案规范化管理，使社会保险档案管理与社会保险业务工作得到了同步发展。现根据自己近年来的工作经验就如何做好社会保险业务档案管理工作，谈几点体会。

一、社会保险业务档案的具体内容

社会保险业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务工作中形成的，记录单位和个人缴纳社会保险费、社会保险待遇核发及基金收支、管理情况应长期保存的文字、图表、账册、数字信息等原始记录，是全面、系统记录参保单位和劳动者个人参保、缴纳社会保险费，计发社会保险待遇的重要凭据。主要包括：（1）社会保险业务经办中形成的各类基础性业务资料；（2）向上级部门报送的各类业务统计报表和会计报表。

二、对做好社会保险业务档案管理的几点体会

（一）提高认识，把社会保险业务档案管理摆在重要位置

一是加强组织领导，成立档案管理领导小组。二是层层落实目标责任制，将档案管理和社保业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。三是完善各项规章制度，规范管理。

（二）加强管理，夯实基础，严把社会保险业务档案质量关

能否做好社会保险业务档案管理工作，关键在于能否抓住日常工作这个重点环节，打好社会保险业务档案管理的基础。为此，要从社会保险档案的源头抓起：一是抓好业务经办关。做好参保登记、缴费申报、基金征缴、账户管理、退休审批、企业退休人员社会化管理和稽核等具体业务经办过程中形成的各种资料。二是严把资料收集关。首先要明确归什么。要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》中明确的归档项目及内容，把社会保险业务经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录作为归档的内容。其次要明确谁来归。要做到责任到人。最后要明确怎么归。可通过两个步骤来完成，即档案收集、档案整理。档案收集时注意把有查考利用价值的材料收集完整，发现有缺失的及时补齐，做到真实完整。三是把好社保档案整理关。在档案整理过程中，要始终坚持科学分类、合理组卷的原则。同时实行层层检查制度，严格把关。特别是在医疗保险档案管理工作中，应该针对不同居民的情况来建立不同的档案资料，并建立参保居民的个人账户数据库，将参保居民的照片、姓名、性别、身份证号码、编号等数据真实有效地记录在案，使档案资料完整、完善、真实，以便于医疗保险制度的顺利实施与医疗保险工作的顺利开展。

（三）加强硬件建设，完善档案库房基础设施

档案基础设施是档案管理的物质条件。为了创造良好的管理条件，要重视档案工作的投入，加强基础设施建设，做到库房与查阅、办公三分开。档案室要安装防盗门窗，配置空调和符合国家统一标准的密集架及卷皮、卷盒等。档案库房配置了吸尘器、加湿器、灭火器、装订机、温湿度计等设施，达到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防磁的“九防”要求。同时，根据工作需要配备微机、复印机、打印机、扫描仪等现代化办公设备。为档案管理工作的长期发展打下牢固的基础。

（四）加强档案队伍建设，提高档案管理人员的技能和素质

加强档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。一是挑选合格的干部担任档案员。二是加强培训，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。三是充分发挥网络体系作用，专职档案员一方面主动收集散存在科室和个人手中的档案资料，做到不缺不漏；另一方面，经常与业务部门负责档案工作人员加强联系。四是开展经验交流，提高档案管理水平，总结教训，改进工作不足，提高工作效率。

（五）立足服务，注重开发利用，充分发挥档案使用价值

第一，完善档案的借阅、利用制度。第二，编制较为齐全的检索工具，包括《全引目录》、《手工案卷目录》、《归档目录》等检索工具。第三，汇编资料。将收集到的档案信息重新组合，进行深加工。第四，建立全宗卷，包括立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等，为了解本单位全宗历史情况提供方便。第五，创新载体，对主要业务档案实行电子化管理。安装档案管理软件，建立起准确完整的数据库，运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，为档案信息利用提供方便。

总之，随着社保工作的不断发展，社会保险档案管理工作今后应更好地服从和服务社会保险工作的大局，不断推动社会保险事业健康、协调、可持续发展。

[1]赵巧霞.刍议新时期该如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].明日风尚，2016，11：222.

[2]贾丽敏.医疗保险业务档案管理信息化建设探究[J].电子技术与软件工程，2014（20）