《企业档案工作规范》解读

《企业档案工作规范》解读

5.1.1档案工作领导

企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。

本条规定了企业档案工作三个层次的领导，包括企业分管领导，职能或承办部门、各项目工作部门负责人，档案部门的负责人，组成企业档案工作领导体系。企业档案工作确定三个层次的领导，主要是企业档案工作管理全过程的需要。企业档案工作分管领导一般由企业分管综合部门的企业领导或总工程师负责，是企业档案工作的总责任人，各职能、承办部门和项目工作部门负责人主要是对部门、项目的文件材料形成、积累和归档等工作进行领导和管理的责任人员，如办公室分管档案工作领导；档案部门负责人是企业档案工作负组织、协调和落实责任的领导，如档案处、文秘处、档案馆的领导等。

5.1.2企业档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。

企业应结合企业规模、管理模式和发展需要，建立与企业相适应的档案管理机构。主要形式有档案室（处、科）、档案资料信息中心、企业档案馆等。一般情况下，大中型企业应建立档案室（处、科）或档案资料信息中心；有条件的特大型企业集团要建立企业档案馆。规模较小的企业可不单独设档案部门，但要根据《档案法》和《企业档案管理规定》的要求，明确相应机构承担档案管理的职能。

企业档案机构具有指导各部门文件归档，并监督指导本企业所属机构档案工作的职责，因此，企业不能将档案机构设在不具有企业内部监督管理职能的服务性机构内。

有的企业在档案机构的设置上还存在一些认识上的误区，认为就是单位内部档案的保管利用，由文秘部门代行工作就可以了。其实现代企业档案的管理是一种企业信息资源的调配、控制和管理，一些高校的学者甚至将企业档案管理人员称为CIO（首席信息官），来统一规划管理企业信息资源。因此，企业在设置档案机构时一定要考虑到档案部门对全企业（包括分公司、控股企业、境外机构等）档案的管理职能。

5.1.3档案人员配备

企業应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。

一般企业的档案人员队伍一定是专兼职档案人员相结合的队伍。因为档案工作是延伸到企业的每一个部门每一项工作中的，对于各个具体的细小部门来说，不可能也不需要配备专职档案人员来从事档案工作，只需指定一个具体的人员来负责档案的收集整理就可以了。但对于一个企业总体的档案工作管理来说，需要有一定数量的专职档案人员专门从事企业档案工作的组织、规划、检查、指导。例如对一个新部门、新项目开展档案工作进行规划、组织；对工程档案进行检查验收；对企业文件材料归档范围、保管期限、管理方法制定相应的工作制度并适时修改；为企业各部门提供档案利用服务等。目前，一些企业在人员精简过程中，大幅削减专职档案人员，造成企业总部机构的档案人员只能应付本级机构的档案收集整理工作，没有精力对全企业档案工作进行检查指导，企业档案工作难以发挥最大效用。此外，随着一些企业的老档案员的离退，一些新的档案人员往往没有经过专门的档案专业训练，需要经过一段时间的理论知识和实践学习才能掌握企业档案工作的技能，做到既知其然又知其所以然。档案工作同时也是一延续性很强的工作，档案的分类、排列、数字化等方法一旦确定下来，就需要一直延续下来，保持档案检查的一致性。企业档案人员如果流动性过大，不仅使企业档案人员的培训成本增加，也影响到企业档案工作的质量。