机关档案室档案数字化建设的思考

刘金湘

随着社会的快速发展，人们对信息的需求日益增强，档案资料作为一种重要的社会信息，和人民的生活密切相连，息息相关。传统的档案管理方法已不能满足当今社会的需求，利用现代计算机网络技术对档案资料进行数字化管理、信息化建设，已成为全面提升和改进档案服务管理工作的必然趋势。档案数字化是档案信息化的前提和基础，经过数字化处理的档案，运用各种的管理软件进行整合，使档案信息的利用更加便捷，方式更加多样。如何利用计算机网络技术高效管理机关档案，提升机关档案室服务水平，已成为信息时代机关档案工作面临的重要课题和发展契机。

一、档案数字化的涵义

档案数字化是随着计算机网络技术、多媒体技术的快速发展而形成的一种新型档案信息形态，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库，也就是将各种传统载体的档案资源转化为數字化的档案信息，以数字的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行综合管理，以实现档案信息快捷使用和共享的目的。

档案数字化从内容来看包括两方面，首先，是对原有的纸质档案进行数字化转化，即通过扫描技术将纸质档案转化为数字信息；其次，是对以电子文件形式存储的档案进行及时归档，做到电子文档的齐全完整。从步骤来看，也可分为两个阶段，第一步是对档案目录进行数字化，即建立档案目录数据库，科学选定档案目录的数据库结构，规范档案信息的著录标引；第二步是将档案全文进行数字化转化，即运用扫描技术将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件，或是经OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式进行存储，辅之以全文检索数据库。从过程来看，具体包括数字化档案的收集转化、存储管理和查阅利用等方面。我们可以通过文件和档案一体化的方式，借助计算机和相关信息技术完成数字化档案的收集转化；采用云存储等互联网存储技术实现数字化档案的存储管理；通过网络技术实现数字化档案的查阅使用。

二、机关档案室档案数字化建设中的问题

1.标准化

设定完善的标准体系是做好机关档案数字化建设的基础， 是实现档案信息互联互通、资源共享、业务协同的前提。数字化的标准规范主要包括数据标准、分类编码标准、档案信息指标和影像采集标准、数据交换标准、信息安全标准和管理标准等内容。目前，关于机关档案数字化的工作标准和工作规范，国家只是做出了原则性规定，并没有详细、具体的类别标准。实践中，各部门、各单位的情况又各不相同，根据实际制定了各自标准，不同的标准给信息的互通兼容带来了困难。建议由国家相关部委牵头，结合我国的档案工作的实际和档案密级管理规定，参考国际主流标准，根据不同档案管理使用权限制定出的适应我国档案工作实际的标准体系和工作规范。

2.专业人才

高素质的专业人才是推进机关档案数字化快速发展的关键。目前的各级机关档案部门中经过系统培训的专业人员较少，即使经过系统培训的专业人才，无论是档案管理人员还是技术开发人员， 不管是创新意识还是技术水平上都和国际先进水平有着不小的差距， 制约了机关档案数字化建设的进程。要赶超世界先进水平， 就必须要大力培养现代化专业人才。一方面，可以尝试在高校开设档案数字化建设相关专业，着重培养档案信息利用系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等的方面专业人才。另一方面，机关档案部门也要重视和加强对在职人员的技能培训，不断提高业务水平。同时，鼓励工作创新，努力破解工作中遇到的各种困难和问题，积极适应新形势下档案服务管理的各种需要，培养一支既精通档案管理， 又熟悉信息技术的复合型人才队伍。

3.硬件设施

由于各地的经济发展水平不同，对机关档案工作的重视程度不同，导致了不同地区、不同部门、不同单位的档案管理部门的硬件设备各不相同，总体水平不高，和发达国家数字化档案馆辐射全国的信息管理网络相比有一定的差距。而机关档案的数字化建设又需要配备与之相适应的各种现代化设备，这是机关档案数字化建设的物质基础。解决这一问题需要多方面努力，国家要把档案信息建设作为一项战略规划，每年划拨专门经费支持这一基础性工作。各级机关档案部门要加强档案数字化建设重要性的宣传力度，要积极争取当地党委、政府支持，把机关档案数字化建设列入当地政府电子政务建设总体规划，把档案数字化经费列入每年财政预算。各地档案部门要立足实际，按照分阶段分步实施的思想，科学制定发展规划， 确定长远目标和阶段目标， 比如机关档案数字化建设的步骤， 网络基础设施建设目标等，逐步完善数字化建设所需的各种硬件设施。

4.信息数据库

信息是档案的核心价值。机关档案信息化管理工作的关键是建设高质量的数据库，运用网络平台进行信息传递和交流。档案馆（室）计算机数据库以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见， 检索性数据库主要用于揭示馆（室）藏内容， 介绍开放档案的范围、目录，提供网上检索；文件性数据库， 主要用于完整地载入档案文件， 使人们可以通过网络获得档案信息。机关档案数字化后形成数据形式数据库， 信息组织形式发生了本质变化， 从原先纸张上顺序、线形方式转变为计算机的直接的、网状的方式， 运用索引文件、超文本技术使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构， 通过智能化信息管理技术， 方便用户进行搜索。一个高质量的数据库应符合以下五方面的标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性；第五、数据的不重复性。

5.安全保密

机关档案资料承载着党和国家机密，防止档案资料的失泄密，保证档案资料的完整和安全是机关档案部门必须要妥善解决的问题。机关档案部门要结合相关规定和单位实际制定具体的保密规定和管理制度， 完善信息安全保障体系，开展档案信息系统分级保护工作，切实做好数据安全、网络安全、数据加工过程安全、数据库存储安全等工作，还应有相应的技术措施进行自动控制和预警。此外，还要采取一系列的安全措施。首先，要选择责任心、综合业务素质高的同志参加数字化工作。其次，实行“双套制”管理，由于受载体的自身材质、转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响， 容易造成信息的丢失或删改， 对此却不易被察觉， 因此，我们应该实行“双套制”，来保证电子档案的完整和安全。再次，加强计算机安全管理，内网涉密计算机要与外网服务计算机进行物理隔离，防止黑客网络攻击造成失泄密；加强病毒检查和日志备份工作，设置自动控制和预警系统，保证档案安全和系统高效运转。最后，完善信息安全保障体系，开展档案信息系统分级保护工作，切实做好数据安全、网络安全、数据加工过程安全、数据库存储安全等工作。

三、机关档案数字化建设的对策

1.国产化

安全保密是档案工作永恒的主题。使用国产的硬件和软件系统，推动硬件和软件的国产化是解决这一问题的有效途径和根本办法，可以预防在硬件设施中预先植入各种病毒、木马程序带来的信息破坏和泄露，减少联网服务时由于存在后门程序带来的安全隐患。近年来，我国也一直在大力推动硬件和系统软件的國产化，软硬件产品的质量不断进步，在一些领域已经达到国际先进水平，涌现出了一批达到国际先进水平，具有自主知识产权的国有品牌，如华为、浪潮等。如北京安证通信息科技股份有限公司根据目前的签证产品主要是基于PDF版式的签章软件为主，不支持SM2国密算法，不完全符合国家保密要求的情况，开发了基于国产版式OFD文档与电子签名技术紧密捆绑，支持SM2国密算法，遵循国家标准的签章技术，并于2016年1月和国家档案局签署了战略合作协议。

2.专业化

在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术快速发展的大背景下，机关档案部门仅依靠自身力量完成档案数字化是不现实的，也不符合时代规律。一些档案部门积极尝试通过业务外包来推进档案数字化工作，即选择具有相关资质（如信息产业部颁发的系统集成商证书，认定的软件厂商证书），有一定经验和能力的专业公司来承包档案的数字化建设业务。通过引进专业公司不仅可以提高工作效率，还可以通过签订业务合同的方式保证工作质量。在合同中，既要强调安全保密，明确双方的责任与义务，也要允许外包公司在保证档案资料安全的情况下进行技术和操作的创新。外包业务主要包括档案的数字化整理、数据库的建设与管理，信息网络、网站的建设与维护，管理软件的开发与升级，计算机、网络硬件设备的管理与维护等。机关档案部门要派专人全程参与档案数字化过程，掌握工作进度，协调解决遇到的各种困难和问题。

3.系统化

随着社会的发展，档案的数量越来越多，人们对档案信息的使用需求也在不断增长，对档案工作提出了更高要求。计算机网络技术的发展催生了档案的系统化管理，所谓档案管理系统化是指利用现代计算机技术变革传统的档案管理方式， 主要包括档案本身的系统化，工作的模块化，具体操作的无纸化。机关档案系统管理是将各种各样的档案，通过计算机技术、网络技术和档案管理软件，能够高效的将档案存储到计算机中，进行综合管理；机关档案管理工作模块化是指档案管理的每一部分都能使用管理软件来实现，如存归档、借查阅、销毁、统计、审核等工作都能通过系统来完成，提高工作效率。在进行系统设计时既要满足当前需求，又要预留出升级扩展空间。建设过程中要注重功能模块的实用性，操作界面的友好性，确保系统的高可用性；要注重数据结构的标准性、系统结构的规范性，确保系统的可扩展性。

（作者单位：中共河北省委政法委员会）