档案收集工作带来的那些小确幸

刘淑妮+++蒋闻婕

时光流转，转眼来到档案馆已六年，这六年，在点滴工作中触摸档案、感知档案、体会档案、认识档案。六年的积累，我们已从档案门外汉逐渐成长为拨开迷雾的档案工作者，并深深被它所释放出来的魅力所打动而爱不释手，它已成为我们生命中不可或缺的部分。

江泽民总书记曾说：“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”档案工作的重要性不言而喻，这几年我们也是感触颇深。我们所在的工作科室是收集指导室，顾名思义就是对学校各类档案进行收集业务指导。收集工作是档案工作的基础，所谓基础就是一项事业发展的根本或起点，对事业发展具有支撑作用，俗话说，基础不牢，地动山摇。收集工作看似简单，实则想做好难度可不小。

虽然“国家档案法实施办法”中明确规定，档案归档实行部门立卷制度。但因没有强有力的抓手，收集工作的圆满完成主要依赖于庞大的档案工作网络机构中兼职档案员的自觉意识。然而在实际工作过程中，总有不甚配合或者不理解的单位或人，它们理所当然地认为档案立卷整理应该是档案馆人员的事情，你们是管档案的，你们不做，谁来做，对此很是无奈。如何让各归档单位重视认可档案工作，并心甘情愿积极主动地将部门档案归过来，是档案收集人员一直需要攻克的难题所在。除了常规的从档案馆层面加大宣传之外，每天在与兼职档案员的沟通中，抓住时机适时地进行宣传、加强彼此之间的沟通与理解，增进彼此之间的信任，不失为一种促进档案工作的简单而有效的好办法，当然档案意识的建立不是一朝一夕、一蹴而就的事情，需要我们一直坚持不懈的努力。说到沟通，自己感触颇深。记得俞敏洪曾说过，这个世界上95%的事情，只要拿出勇气和胆量，加上脸皮厚就可以成功。话虽不好听，但言之有理。我深深觉得收集工作需要这种勇气和胆量。任何时候坐等上门的收集方式是一定要摒弃的，主动不厌其烦的反复沟通催促才是我们应该秉持的，要有不达目的不罢休的勇气、胆量和坚持。当然在此过程中，沟通的艺术尤为重要，因为不同的语言会产生不同的效应。缜密的思维、严密的逻辑，温和的语调，耐心的倾听、保有同理心等等这些沟通的艺术是收集人员必备的一项硬素质。面对林林总总、性格迥异的各归档人，有些是急性子，说话慌里慌张；有些是有条不紊的，说话不温不火。我们要善于观察，不同的人采取不同的应对策略，因人而异。自觉性高的人可以稍微放松一些，对于那些总是推三阻四的人要多上心，多跟踪，多了解归档部门的工作动态，在沟通中掌握主动，从而有的放矢，用我们的坚持、认真和真诚打动对方，直至档案顺利“回家”。在与兼职档案员的合作中，有理解、有共鸣、也有质疑和委屈，各种或开心或不开心的事情，在心中所留下的痕迹，无疑成为生命中的一笔财富。因为我们的沟通能力在悄然提升，内心在慢慢强大，为人处世的能力也在增强，甚至与一些兼职档案员还成为了很好的朋友。我想，这也许是收集工作带给我们的一种别样的提升和历练。

收集工作者每天穿梭于堆积如山的档案中，在故纸堆里“淘金”，與“历史”对话，并视其为宝贝，我们善待每一份档案材料，将那些杂乱无序的散片按照一定的规则有序化整理，在外人看来一成不变的整理程序，收集指导室的老师却工作在其中，乐在其中，享受在其中。我们将旧纸堆里的分拣好比淘宝，枯燥无味的抄写如同练笔，呆板无趣的装订犹如练兵，简单重复的编码就当游戏，对频繁变化的兼职档案员的业务指导视为锻炼口才、胆量的绝佳机会……工作过程中，时常有人感叹：你们的工作好繁琐，枯燥，我们的回答通常是千篇一律的：任何工作只要你喜欢，有兴趣在，沉下心来，它就会在你心中闪闪发光。我们平凡的一举一动的意义都浸润在每一份档案中，档案价值的体现就是我们工作保持热情的动力。档案信息包罗万象，形式多样，有图有文、有动有静，有声有色，每天阅档无数，它让我们从一个好高骛远、心浮气躁的人成长为耐得住寂寞，不骄不躁的人，给予我们人格上的熏陶和净化，给予我们生活的信心和力量。它让我们告别了铜臭，与书香为伴。档案中应有尽有，只要你愿意学习，可以提供你学习的无限资源，任你遨游，这是档案给予档案收集工作者最大的恩赐。虽然档案收集工作者不是国家历史、社会文化的第一形成者，然而它的建设和架构与我们的辛勤劳动是密不可分的，我们收集内容的宽度、广度以及质量直接关乎到后期利用的效果，这是我们档案收集工作者的责任和使命，同时也使我们倍感无比荣光和骄傲。

任何工作都是在创新与改革中与时俱进，收集工作也不例外。虽然档案收集工作者面对的是过去形成的档案，工作的节奏较慢，要求工作人员细致、缜密、安静，似乎很容易产生慵懒、倦怠的情绪，甚至被认为会积聚越来越多的暮气，平时工作似乎与新事物不太搭界的，其实不然，她们在淡然与平静中生长智慧、焕发光彩。面对大数据、互联网+信息爆棚的时代，档案人岂能落伍？数字档案馆建设正在档案业界如火如荼进行中，电子文件的收集、档案形成部门的系统和档案管理系统的对接、OA系统与档案管理系统的无缝对接、档案文献资料库的建设等是收集人员正在努力建设的。结合时代和学校事业的发展，在实践工作中不断探索行之有效的收集方式、方法和收集机制是收集人永无止境的奋斗目标，保证全校档案“应存尽存，应归尽归”的良好局面，以更好地为学校师生、社会提供优质的服务。这六年，关于如何做好收集工作我们也有点思考和认识，总结如下：

1.将定向常规收集和专题实时收集相结合。日常收集的是常态化的内容，而对于学校在某一特定重要时期、重大活动中产生的材料：如校庆时期或学校主页新闻上经常会有一些开创性的重要活动，这时候是我们挖宝的好时期，档案收集工作者更需要思想的灵动和工作中的灵气，主动出击实行实时收集，保证有价值材料的不流失。各收集人员要经常跟踪学校及与自己归档工作相关的职能部门及院系的重要新闻、科研动态、图片新闻、视频新闻等，然后记录其中重要的新闻标题、时间、负责部门等，形成目录，及时反馈部门兼职档案员作为归档依据，从而拓展档案收集的范围。

2.将主动递送与上门索要结合起来。归档部门主动递送应是常态，上门索要可作为辅助的方式，对于一些不甚配合或者很特殊的情况，我们要灵活处理，不能坐等，比如有些材料在领导手里放着，领导因为忙无暇将材料拿过来，这时我们只能自己去上门，虽然上门服务自己辛苦了点，但是此时正是跟领导汇报以往档案工作中存在问题、争取领导重视和支持，加深彼此之间的信任感，拉进彼此之间的距离的好时机。

3.加大宣传，增强归档部门意识，让部门立卷制度贯彻的更加彻底是保障收集工作的唯一抓手。除了档案馆从宏观层面上召开兼职档案员会议（宣传档案法律、法规、档案业务知识、档案管理软件的使用方法及档案收集、归档中的常见问题等）、举办一些展览等传统方式之外，最直接而有效的方式就是通过日常工作你来我往归档的沟通，潜移默化地让兼职档案员对档案工作产生敬畏感，提升兼职档案员的归档意识和业务素质，除此之外，收集人员应善于总结，将平时归档工作中遇到的问题进行系统总结，以函件的形式发至部门领导邮箱，与归档部门进行主动磋商，以促进档案工作新发展；另外，根据实际工作的需要，收集人员可争取在学校或归档部门开展一些或大或小的专题性讲座，一方面宣传档案工作，同时也可以达到对档案工作进行针对性的有效指导。比如我校收集指导室主任多次被一些部门（保卫处、人事处、能动学院、管理学院、国际教育学院等）邀请开展一些讲座，还曾利用学校“教工课堂”的平台在校内开展档案讲座，这些都是很好的让档案走进大众的机会。档案意识增强了，部门立卷制度贯彻的更好一些，我们收集工作的压力将大大减少，从繁重的整理工作中解放出来，这样可以有更多的时间提升业务，然后形成档案工作收集指导的良性循环。因为很多时候收集工作的困惑和难点在于收集不来，或者不及时，导致积压而不堪重负。通过开展各种讲座这种方式来达到业务指导的作用，提示各部门档案管理的能力，这也是我们档案馆的一项职能，而这个职能是通过我们这个科室来实现的。

4.加强业务学习，提升自身专业素养。如今是数字化档案时代，电子文件的收集是数字档案馆的基础。2016年新版的《归档文件整理规则》中对文书档案的“卷”改“件”提出了新要求。档案管理系统与归档部门的各系统如何实现无缝对接，减少兼职档案员的工作量，如何使档案馆成为数据信息中心等等，这些都是需要我们攻克的新课题。面对这些新事物，我们唯有不断学习，保持思想的与时俱进，才有可能迸发思想火花。我们的业务能力提升了，对兼职档案员指导到位了，肯定有利于提高工作成效。如何来提升，自己学习是一方面，另外馆里尽可能多创造一些调研或者与外校交流的机会，他山之石可以攻玉，开开眼界，互相借鉴学习，激发灵感，要不永远是井底之蛙。

5.完善兼职档案员的网络工作机制，每两年给各归档单位下发《档案工作主管领导及兼职档案员信息统计表》，一方面掌握频繁变化的兼职档案员的动态，另一方面争取部门领导对档案工作的重视，及對兼职档案员所付出劳动的认可和支持，为归档工作打好最基础的保障。

6.建立预立卷制度。每年年末，指导各部门兼职档案员依据我校各类档案的归档范围和保管期限，结合本部门下一年工作计划，编制预立卷目录，从收集工作源头保障档案应收尽收。

7.建立年终部门归档质量反馈机制。每年年底放寒假前将本年度各部门归档情况统计以信函的形式反馈各部门主管领导，以便部门领导了解、掌握本部门的归档情况，促进收集归档工作。

8.根据实际工作合理调整归档范围，不能保持一成不变。现在是数据信息爆棚的时代，加之学校的事业在蒸蒸日上，归档的量日益剧增，此时收集在追求完整性、系统性丰富馆藏的同时，应适当考虑优化，收集鉴定变得尤为重要，在充分考虑归档单位意见的基础上，也可以适当结合平时案卷利用情况。对于一些需要短期保管的档案，可以指导归档单位自行保管，使他们具备很好的自我管理能力，这是归档范围的减少，当然，归档范围的增加更需要档案收集人员具有敏锐的洞察力，比如归档部门职能的调整，新成立的一些机构等需要多多关注。所以每一个类别档案所面对的归档的部门和归档的范围并不是一成不变。

纵然收集工作充满了各种荆棘，然而我们收集室的六员大将，从未放弃，大家群策群力，在逆境中高歌奋进，将各自的档案收集工作开展的有声有色。这是一群可爱的人，同心同德，严肃认真，其乐融融；勤奋上进而不攻于心计，聪明但不自以为是，淡薄但不妄自菲薄，个个如同沐浴在阳光中那般透明、单纯和善良，每个人在这个倍感温馨的大集体中被滋润着、关怀着、感动着。还记得2011年参加机关与直属单位举办的“爱岗敬业”演讲赛，正式比赛前在馆内预演，大家悉心聆听，积极提取意见和建议，并给予内心的鼓励。在比赛服装设计上，各位老师大显神通，集思广益，热心“捐助”自己的衣服，妥妥地把平时穿衣随便的我们装扮成职业潮人。2016年我校120周年校庆，档案馆为献礼双甲子校庆，组织编写《英俊济跄：西安交大杰出学子影存》《交通大学西迁纪念册》两本书，接到任务，大家踊跃报名，虽然对于编研经历很浅的我们压力很大，整个团队却凝心聚力，一起努力找方法，寻途径，学习大量查阅文献的一些手段和方法，在社会各界中广泛展开照片档案收集，信息上大家互通有无，共同探讨编写的思路等等，一次次逾越了编写前认定的各种不可能，最终两本书成功出版，以图文并茂的形式呈现读者，将属于交大人的精彩故事和奋斗精神娓娓道来，以励后学。前段时间，网上流行“主要看气质”，大家纷纷晒出自己的气质照，足见人们普遍对气质的重视和认可，我们觉得朝气、静气、灵气是闪耀在档案人身上的气质，在林林总总的行业面前，我们可以自信地摆个Pose，来一句“我们档案人，主要看气质！”，我们会尽情地享受档案收集工作带来的那份静谧和那些小确幸。

（作者单位：西安交通大学档案馆）