新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考

黄芳

今天，社会已经进入“经济全球化、资本自由化、产业信息化、信息网络化”的时代，企业档案作为一种宝贵的信息资源和潜在的生产力，无论在内容还是在形式上都发生了很多变化，在企业深化改革的当下，越来越被人们和社会高度重视和利用。国内许多大中型企业纷纷建立了自己的电子文件管理系统、数字档案馆系统等，一些企业的档案数字化工作也正如火如荼的开展。企业档案信息资源开发利用面临着许多新的问题和挑战。

一、企业档案信息资源开发利用的现状及问题

一方面，在信息技术快速发展、档案信息化程度日益提高的形势下，企业档案信息资源开发利用呈现出许多新的特点：一是随着知识的爆炸性增长，企业海量档案信息会造成工作量无限地扩大，档案信息处理是一项十分浩大、长期且复杂的系统工程。二是开发利用的技术依附性高，档案信息资源从收集、加工处理到传输交换，都离不开电脑、网络，需要有一定的技术储备。三是利用者需求多样且要求较高。近年来，随着社会环境的发展变化，人们的生活方式、所面临的问题等都发生了变化，大家的信息需求空前活跃，呈现出不断增长的趋势，档案利用需求呈现出许多新的特点：档案利用者社会化，需求更加立体多样，学术利用、生活休闲利用越来越多，也对档案信息资源利用成品提出了更高的要求。

另一方面，企业档案信息资源开发利用的工作水平还处在较低的层次上，与时代的发展和企业的要求相比，还存在着相当大的差距，主要表现在以下几个方面：

一是开发利用率低，服务范围小。除一些财务档案、人事档案、法律诉讼档案等凭证性比较强的档案之外，主要是史志编写人员历史资料查阅，工程技术人员图纸借鉴、参考等，大家对档案的利用还缺乏主动意识。甚至很多人根本不了解档案部门究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分有价值的档案一直无人问津。

二是开发利用的方式少，层次低。档案部门仍以借阅原件，复印、摘录等传统的被动的服务方式为主，即便是有些旧档案数字化了，新接收的档案电子化了，也只是电子版和纸质版的区别。

三是从深度上来说，缺乏对信息的再加工、专题编研。很多企业的开发成果大多是“大事记”、“企业组织机构沿革”、“企业各类获奖情况”等几种，编研种类少，且质量不高。

二、企业档案信息资源开发利用的问题成因

1.大家对企业档案及档案开发的认识仍然没有很大改观

虽然经过很多人很长时间的努力呼吁，但长期以来，人们对企业档案信息资源的重要性缺乏足够的认识，对开发和利用档案信息资源的认识更是淡薄，尤其是在一些“重生产，轻管理”的企业里，对档案工作的管理还停留在看摊守业简单的被动的服务方式上，对档案信息资源的开发利用没有紧迫感，许多有实用价值的档案信息被埋藏在库房深处，无法转化为现实的生产力。

2.档案开发利用没有相对统一的标准和规范

对档案信息资源开发利用缺少思路，还没有一个相对统一的标准，导致开发方法、开发步骤不统一，各自为政，使得人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能够无障碍地进行沟通和交换信息，直接影响了档案信息资源开发的进度和利用的效果。

3.基础工作历史欠账太多

档案基础工作薄弱，积弊太深，档案资源庞杂，基础工作历史欠账太多，档案开发利用工作注定是一个系统而长久的工程。如信息化过程中，由于信息量较大加之重视程度不够等诸多原因，档案资料收集不全，信息录入比较随意、无序，出现了一些人为简化名称或录入错误，导致档案管理系统信息与实际档案信息不一致的现象频出，档案信息资源开发利用中仍需要做大量和反复的档案价值再鉴定及校核等工作，影响了档案信息资源开发利用的质量。

4.档案开发人员队伍不稳定且素质参差不齐

档案信息的收集、整理、编研、提供服务等本身就是一项比较复杂且精细的工作，而随着信息技术的广泛应用，这一工作又大都离不开电脑、网络，这都对开发人员的知识结构及实践能力有较高的要求。而企业在配备档案管理人员时，大多没有太多的专业等综合考虑，符合要求的高素质人才不多，而且不够稳定，这非常不利于档案开发利用事业的进一步发展。

5.档案开发利用中的安全性问题难以保障

在信息时代，越来越多的企业将馆藏的档案数字化，利用网络平台对档案进行收集、整理并提供相关的查询利用服务，这是进行档案信息资源开发与利用的高效途径，然而层出不穷的电脑病毒、越演越烈的黑客攻击等都在威胁着企业档案信息资源的安全。同时，我们的配套技术远远没有达到保障的要求，许多技术秘密等企业保密档案面临着泄密的危险，从而给窃密者留下了很多可乘之机。

6.档案部门本身的业务参与度和宣传不到位

企业档案资源开发利用是通过对企业需求的准确把握，以企业档案库藏内容为基础，对档案资源进行一定形式加工后，形成各种形式的档案参考资料的过程。档案部门往往受传统思想的影响，固守在档案室内，很少主动参与到企业重大生产活动中去，对企业中心业务了解不多，再加上宣传不够，很容易出现守着“金山”却饿死的局面。

三、企业档案信息资源开发利用的对策

1.提高认识，正确处理几个问题

一是企业档案信息资源开发利用的目的主要还是服务于企业生产经营发展和改革。企业是以效益最大化为生存原则的，企业档案工作也只有遵循这个“第一要务”， 开发的方向还应该主要从企业生产经营管理需要出发，寻找相适应的课题，为企业适应国内外市场瞬息万变的新要求提供更有针对性的服务。在保证企业生产、管理与经营要求的前提下，面向社会拓宽档案资源服务范围，逐渐使企业档案工作与社会信息市場接轨，为企业发展作出更大贡献，不可一开始就紧盯社会市场。

二是档案信息资源开发工作不是档案部门的“闭门造车”。为了生产出“产销适路”的“产品”，开发人员要深入各部门、车间、施工现场等基层，主动参与到企业生产一线，以“需求”为导向，结合行业的工作重点或本单位发展的重点，在已有档案的基础上，有所作为。抓住档案信息资源开发利用这根弦，是档案管理出效益、出成绩的关键。只有打造出精品，并对企业发展有所帮助，效果明显，或许我们长期呼吁的提高档案部门的地位，增加对档案信息资源开发利用的重视度，才自然而然的有所改变，否则只能是一厢情愿的呼喊。

三是要正确认识档案信息资源开发工作的特殊性和“效益”问题。企业档案资源是企业生存发展过程中形成的一种特殊的知识产品。档案工作并不是完全的生产性工作，在创造经济效益上往往是要落后于生产部门的，档案信息资源开发对企业的效益和贡献也往往比较隐性且滞后，然而，它又不可或缺，它为我们的企业文化、生产、决策、业务等提供可靠的信息来源，关系到企业经济效益的实现和实现的大小。企业不能完全从盈利和创收的角度去看待档案信息资源开发利用工作的开展，必须着眼长远。

2.统筹规划，做好档案信息资源开发利用的顶层设计

企业档案信息资源涉及内容广泛，部门和业务之间，纵横交错，关系复杂，要想对其进行有效开发和利用，相关部门必须加强统筹规划，必须从全局出发，自上而下地进行统一的、全面的设计规划，做到理论上保持一致，功能上相互协调，结构上基本统一，资源上交换共享，标准上保证统一。这是实现档案信息资源开发利用乃至共享的基础。

3.要适应现代高科技的新要求，完善和强化档案资源开发利用的智能化程度

一是加强档案信息资源的安全性建设。信息时代，面对庞大的数据量，保障档案的安全是开发利用档案信息资源的前提和基础，是企业信息资源保护极为重要的一环。要做的工作很多，如加强培训，提高档案开发人员的保密意识，尤其是对计算机病毒、黑客、网上泄密等内容提高警惕。完善保密管理制度。强化保密技术防范措施，在档案管理系统实行必要的加密处理、权限设置等，在保证工作效率的前提下，来降低档案信息资源开发利用中秘密信息面临的各种主动泄密和被动泄密风险，在安全性和可用性之间寻求合理的平衡。

二是继续做好档案数字化工作。档案数字化，可以有效推进档案信息资源的整合，提高档案信息资源的利用效率。随着信息社会的发展，企业档案数字化也成为了信息资源开发的一种趋势。但是，目前许多企业在档案数字化方面存在着盲目性，无序性。笔者认为，档案数字化必须有所选择，档案鉴定是一个重要的环节。在实际工作当中，应该是本着“年代久远的、利用率高的、价值重要的、业务急需的”档案优先数字化。

三是加强档案管理系统检索工具的开发。目前大多大中型企业档案部门已经建立了信息化档案检索系统，一定程度上提高了档案查询的速度和档案管理的水平。但是各企业开发程度不同，以笔者所在的设计企业为例，虽然所用的档案信息管理系统历经两次技术开发，一些特殊符号仍然很难植入系统，检索的格式必须完全精确，模糊检索不能实现等，随着技术更新的加快，建立针对性更强、更方便快捷的检索工具成为一种可能和迫切需要做的工作。企业要舍得增加投入，添置先进设备，努力探索形成高效、协作和集成化的职能系统，为企业发展服务做出更大的贡献。

四是搭建一个统一的档案信息共享平台，加强企业各类信息资源的“整合”，增加横向交流。由于企业档案本身地域性、时间性的特性，需要各个层级、各个地区、各个单位之间进行有效的信息资源共享。例如同一个项目可能涉及设计、施工等方面，仅设计就可能由很多个单位完成，所以会形成很多相对独立的档案资料，可能被分散地保存在不同的单位的档案部门，阻碍了档案信息资源的有效利用。这就要求档案管理者通过网络、计算机技术，突破壁垒，调动各个层级、地区、单位、部门积极参与到档案信息资源的共享建设中。有步骤有计划地从局部整合开始，在不同行业、类别等相应范围内，再将收集资料的范围扩大，比如从各个单位的内部部门开始整合，再到上一级公司的同类型公司、同系统、同一行业等，逐步从局部整合走向全部整合。

4.突出重点，积极开展编研工作

编研是开发利用档案信息资源的有效途径。紧密结合企业需要，从大量的档案材料中提炼出结论性、规律性的数据和论据，编纂出结构严谨、文字精练、系统完整的档案信息集合体。只有编纂出有利用价值的编研成果，才能更有效地帮助企业搏击市场，抢占市场，最大限度地帮助企业创造更多的经济效益，也只有这样企业档案工作才能显示出强大的生命力。

5.重视复合型档案开发利用人才的培养

企业档案信息资源的开发利用程度，与档案人员的知识水平和业务素质有着密切的关系。总的来说，档案信息资源开发是一项知识性、技术性较强的工作。如今的档案管理及开发利用人员，除要有较高的政治觉悟、责任心和事业心，掌握档案管理基础知识外，还应该具备电子计算机应用及自然科学基础知识、一定的英语能力。笔者认为，当务之急应从档案战线抽调一批具有大学本科及以上学历，并具备档案管理基础知识，且对电子档案有一定了解的档案人员，由档案系统的教育部门组织，进行一至二年的集中培训，对微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信及电子计算机网络技术、电子计算机在档案部门应用技术等进行系统培训，以适应电子档案管理的需要。制定相应的有利于吸引和稳定档案管理及有关工程技术人员的措施，定期聘请档案专家指导，强化扩大档案信息资源开发利用队伍。

6.依法治档，依法开发利用好档案

由于档案信息资源具有一定的机密性，法制原则是开发利用工作必须贯彻的重要原则之一。国务院等部门先后颁发的《科学技术档案工作条例》《档案馆工作通则》《机关档案工作条例》等文件对档案信息资源的开发利用都提出了具体要求，开发档案信息资源是法律赋予档案部门的职责。相关部门应在《档案法》和《保密法》的基础上，制订档案利用监督措施，有效制止档案信息资源的破坏和流失，保障档案信息资源的完整与安全，保障企业档案在法治的轨道上有效运行与健康发展。

7.加强信息资源开发利用的推介和宣传，提高档案部门的认知度

档案部门应创新方式，采取灵活多样的形式，广泛开展档案信息系列宣传活動。如开展有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道什么是档案，档案有何用处，从而激发人们利用档案的热情，引导更多的人利用档案。并开展有关档案利用程序的宣传，让大家知道如何利用档案，为档案信息资源开发利用创造良好的外部环境。

8.加强档案利用工作的特点、规律的研究

在企业已有档案库藏的基础上，注重调研，分析企业发展的方向，跟踪企业进步的足迹，适时提出企业档案开发项目。研究档案开发的特点，规律。并通过相互学习、借鉴，提高档案信息资源开发利用的水平。

（作者单位：中国石油工程建设公司华东设计分公司）