Word2013在长篇文档编辑中的几个技巧

林清华

摘 要：Microsoft Word软件提供了世界上最出色的文字处理功能，其增强后的功能可创建专业水准的文档，用户可以更加轻松地与他人协同工作并可在任何地点实现网上办公。Word软件旨在向用户提供最佳的文档格式设置工具，利用它可轻松、高效地组织和编写文档，使一般办公室工作人员不用花太多时间就能掌握Word的基本功能，编排出规范、美观的文档。Word软件已经广泛应用在我们的日常办公中，但Word中的一些应用技巧却被很多人所忽略，现就Word中的一些应用技巧做说明，掌握Word软件的应用技巧极为重要。

关键词：Word2013；长篇文檔编辑；技巧

WORD文字处理软件，是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字处理软件。是各位同仁再熟悉不过的，大家使用它编写文本信息、工作报告、职称论文等基本都能运用自如，不过，你如果了解了以下功能和使用方法，相信将会进一步提高工作效率，也会使你的文件更美观。

1 段首自动空两格

（1）在“开始”选项卡，单击“段落”组的对话框启动器。

（2）单击“缩进和间距”选项卡，然后在“缩进”标题下，单击“特殊格式”下的列表框中的“首行缩进”，在“缩进”下的框中，将首行的缩进间距量调整为“2字符”，最后单击“设为默认值”按钮。

（3）在弹出的对话框中，单击以选中“所有基于Normal.dotm模板的文档”复选钮，单击“确定”按钮。

2 快速定位到上次编辑位置

我们在编辑长文档时，一次编辑不完，希望在下次打开时光标能定位在上次编辑位置。在Word2013中，当你打开最近一次编辑的文档时，在垂直滚动条的位置会出现一个提示框“欢迎回来！从离开的位置继续”，只要单击该提示框就可快速定位到上一次编辑的位置。如果打开的文档不是最近一次编辑的文档，则不会出现“欢迎回来”提示框，那就需要用快捷键“Shift+F5”将插入点定位到上次编辑的位置。

3 关闭时自动保存

3.1 Word的自动宏

在创建宏时，通过为一个宏赋予某个特殊的名称，就可在执行某项操作（例如启动Word或打开文档）时自动运行宏。Word将下表所示名称识别为自动宏。

为使宏自动运行，它必须位于活动文档的Normal模板中，或活动文档选用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏，它只有存储于以下位置时才可自动运行：Normal模板、通过“模板和加载项”对话框全局加载的模板或由“Startup”文件夹指定的文件夹中的全局模板。在命名冲突的情况下（多个自动宏名相同），Word将运行最近的上下文中的自动宏。例如，如果同时在文档及其附加的模板中创建了AutoClose宏，则仅执行文档中的自动宏。

3.2 录制自动保存宏

根据上表所示的自动宏名称可知AutoClose宏会在关闭文档时自动运行，以下我们录一个AutoClose宏，并赋予该宏保存文档的功能：

1.打开一篇已存在的Word文档。

2.在“视图”选项卡，单击“宏”组中“宏”下的三角箭头，然后单击“录制宏”。

3.在“宏名”框中，键入宏名称“AutoClose”；在“将宏保存在”框中，单击“所有文档（Normal.dotm）”；在“说明”框中，键入对该宏的描述，比如“关闭时对文档进行保存”（如图2）；单击“确定”按钮，开始录制宏。

4.单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

5.在“视图”选项卡，单击“宏”组中“宏”下的三角箭头，然后单击“停止录制”。

之后，当使用Word编辑文档，每次关闭文档或退出Word时，AutoClose宏会自动运行对文档进行保存操作。如果是尚未命名的新文档，将弹出“另存为”对话框，以便你为文档命名。

4 在Word中使用数字化调整方式

4.1 精确调整文本缩进

如果需要精确的调整，那么需要点击菜单命令“格式→段落”，打开“段落”对话框。点击其中的“缩进和间距”选项卡，我们要调整的各项缩进都在这里了。还有一种简便的方法，那就是按住“Alt”键的同时再用鼠标拖拉水平标尺上相应的缩进标记，此时，就可以根据标尺上显示的数字进行精确调整了。

4.2 精确调整对象大小

在文档中插入图片后，要调整大小，那么应该双击插入的对象，在打开的“设置图片格式”对话框点击“图片”选项卡，则可以从四个方向对图片分别进行裁剪，对于插入的自选图形的大小调整，可以在双击后打开的“设置自选图形格式”对话框的“大小”选项卡中进行，同时还可以调整自选图形的旋转角度。

4.3 精确调整表格属性

分别点击“表格”、“行”、“列”选项卡，选中“指定宽度”复选项，并在其后的输入框中输入相应数字，就可以对表格的宽度、每行的行高、每列的列宽进行数字化调整。在“表格”选项卡中“缩进”下方的输入框中输入数字，可以精确控制表格的左缩进数，从而达到在水平方向上调整表格位置的目的。如果需要精确定位，那么可以先选中“表格”选项卡“文字环绕”中的“环绕”，则其右侧的“定位”按钮即为可用。点击此按钮，可以打开“表格定位”对话框。

5 结语

在实际的文印工作中，在使用Word处理文档的过程中遇到的问题举不胜举，笔者在此也仅仅做了浅显的论述与大家共同讨论。实践出真知，只有善于积累经验，不断学习，才能熟能生巧，逐渐精通Word文字处理软件。

参考文献

[1]陈晓梅.计算机应用基础[M].北京：清华大学出版社，2013.

[2]郭喜如.Word 2007完美排版标准教程[M].北京：电子工业出版社，2009.