现代物流信息化技术在会展物流中的发展与应用

张悦

摘 要：随着展会的日益增多，企业的蓬勃发展也带动了会展经济的提升，展品的物流环节也是成为了会展企业核心的竞争优势之一。在一个完善和成功的展会活动中，场外的物流配送以及物流的进场沟通事宜都是必不可少的环节，也是决定此次展会能否成功的关键因素。互联网的蓬勃发展改变了诸多企业的生产和运营方式，成为了经济和社会发展的一个关键点，本文主要是分析互联网技术在企业会展物流中的发展以及应用。

关键词：EDI；会展物流；现代贸易

一次成功的展会，需要整个会展服务供应链中各个环节和部门的配合，包括会展的举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展会设计制作商的通力合作。会展的蓬勃发展也由然而生的带动会展物流的发展，自1894年贸易展览会和博览会以来，展览会以成為各行各业在新品推广，产品出新营销的一个重要手段，展览活动不仅是对产品的一种推行更新也是一个推销的手段，它被认为是现代贸易最快捷的推销方式，而会展物流就是保障展览会的正常运行和展品及时有效的展出。

1 我国现今会展物流的状态

1.1 会展物流的特性

会展物流是指为会议、展览、展销及其他各类活动提供的物流运输服务。对于会展物流的概念，有诸多的描述，目前还没有一个统一的定论，目前最多的定义是：所谓的会展物流，“是满足参展商展品展出的特殊需求，将展品等特殊商品及时准确的从展商所在的国家或者地区转移到参展目的地，展览结束后再将展品运回的过程，展品展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、以及ATA报关、国际运输、展览中的装卸、搬运，以及在此过程中所有需要的信息流动。”

1.2 会展物流行业专业人才的匮乏

目前的展会人才储备不足，专业的会展经理人更是少之又少，物流的服务人员主要还是应届的毕业生或者是现有物流人员，随着信息化的推进，会展物流行业的飞速发展，有太多的相关知识需要学习，而作为一个会展专业的物流人员来说，会展物流的专业程度较高，需要工作人员具备物流管理专业技能的掌握，物流渠道有效的配送手段，人才的储备是会展物流业的发展趋势，从其他国家的会展物流发展的经验来看，企业要求物流专业的从业人员应当具有一定的物流知识水平和实践的经验。我们应该通过多渠道来培养会展专业型人才，这样一来才能给会展物流行业带来一股新的源动力。

1.3 信息化平台不完善

我国的物流基础信息化平台建设的匮乏，据不完全统计目前GPS、GIS技术服务在大型的企业中的应用比例仅为23%，在大型物流企业中的应用也只有12.5%，那么其他的中小企业中的应用可以说是个空白。有很多企业确实实现了网络订单，但是一半以上的还是停留在以电子邮件的形式进行订单的生成和处理。在国际展览展会中对展会物品的处理，完全通过EDI这种形式来处理订单和管理的并不多，大部分企业还是用人工填单或者邮件的方式来操作。随着展览会的增多，会展物流的蓬勃发展，信息化的飞速发展，EDI在会展物流领域的运用也将是一种趋势。

2 EDI在会展物流中的发展与应用

2.1 EDI的特点

EDI 是英文 Electronic Data Interchange 的缩写，中文可译为“电子数据交换”，指将行业或者行政政府机构按一个公认的标准，形成结构化的事务处理或文档数据格式，从点到点的电子传输方式。通过有专门机构管理的EDI信息网络进行的信息交换具有很好的安全性和可靠性。这是目前信息化平台和电子网络技术还不能解决的。随着全球经济的飞速发展，现代物流中从单纯的点对点的运输走向一个多元化多供应需求的管理，提供一个尖端的信息化的平台，客户在从产品运输、产品的仓储、产品的安全管理等一系列的物流服务流程中能够更经济的、更高效的完成整个物流事宜，而EDI技术的开发和运用正好满足了客户的对于信息化管控的需求，现如今，EDI技术已经是国际会展物流发展的趋势，也日益成为会展物流企业重要的组成部分。

2.2 EDI的应用

企业中EDI系统的运用，就是把合作双方中交易的一整个过程通EDI信息网络做为数据的传送，并通过计算机网络技术完成所有订单跟踪和细化处理的一个过程。例如一个国际物流企业，实施EDI技术，作为航运等通过采用集装箱运输电子数据交换业务，将航运、空运、陆运等企业之间每个部门应用系统作为一个衔接在一起，这样可以大大的提升传统物流企业中处理订单的时间过长，效率过低的弊端。EDI的高效便捷、自动化的处理形式都使得企业在生产制造和订单、订货中的处理更快更好 。EDI系统的规范化体现了信息的可靠性和安全性，运用EDI技术也大大提高企业在文件传输的速度和准确率，这样就大大的减少了企业的损失率和文件处理成本。随着发达国家对EDI在物流行业的运用，EDI以成为企业信息采集和集成的一个重要工具，通过EDI可以更高效的获取信息，提高服务，减少沟通上的时间成本，并且可以给企业带来实质性的益处，改变了传统物流行业的运作模式，和客户的沟通方式，提高了对客户的满意程度，简便了物流的运输流程，减少了运输中货物跟踪和运送时间的不确定性，多方有效的增强了企业的核心竞争力。

2.3 EDI与会展物流的结合和发展

随着全球经济的飞速发展，现代国际会展物流从单纯的点对点的运输走向供应链的管理、提供一流的国际展品物流运输的满足会展商一体化的服务需求，简单的来说，会展商要从展品的国内运输、出关申报、国际运输、展品的安全仓储和管理，展品的配送和安置等展会活动中的一系列的服务，而EDI技术的运用正好满足客户的需求。自从我国加入 WTO后，国际会展也迅速发展，对外贸易也不断加大，作为现代化的会展物流产业，会展物流信息化上应用更好的实现了物流企业和展商在信息上的沟通，一方面可以更好的满足会展商的服务要求，也缩短了传统物流行业在信息沟通上的时间，提高了办事效率。目前国际会展物流行业也在全面的运用EDI技术，以美国为首的大多WTO成员国都已将EDI信息化平台作为一个风向标，在寻求国际贸易合作时EDI已是合作的条件之一，因为信息化的应用不但能给彼此带来更好的信息沟通还能提升技术信息化的流程，也大大的节约了运作成本。如果没有信息技术的支持，贸易合作的成功率甚至都会降低，可见在各类物流和贸易下对EDI 的认知程度。所以利用EDI技术在会展物流中的运用会给会展物流更好的走向成熟，使得中国展览展示业更专业化、市场化、信息化、国际化的布局。

3 会展物流发展的策略

3.1 提高自身品牌价值

会展物流行业是个专业性较强的行业，如何在整个行业里打响品牌不但需要更专业的知识还需要运用现代化的信息管理。一个好的会展物流在制定策略和把控物流行业的走势开发国际会展物流业务上做好规划。在有限的展会布展期间，已最快的时间将展商的展品运到展场位置，保证展商能在展会展览活动开幕时有效的展出。同样的撤展时也能及时有效的帮助展商把展品安全有效的运送回展商企业，并以优质高效的服务和管理流程满足展会展商的需求。提高自身的专业知识才能给客户带来更优质的客户服务体验。

3.2 合理利用信息化管理

现如今信息化在任何物流行业都是一种趋势，随着物流行业和管理水平的提高，运用高科技信息化管理和运营企业已经成为各个行业和领域的不二选择，会展物流也不例外。当今发展先进的物流企业都有自己的物流信息系统。在会展物流方面，信息体系和网络技术当然也是为展会和参展商提高会展物流的一个有力的工具。再有，信息化系统的运用，使得会展物流可以更好的实现会展商对所运输展品的追踪和实时的查询。电子化信息网络还可以实现网上订舱、证件的制作以及海运、陆运、海关等其他关联信息等交换和管理。当然，如此高效率的细心化的管理也大大的降低了物流企业的运营成本。

3.3 提高服务创新，留住客户资源

目前，国内还没有一个统一的会展物流行业的行规，这不仅仅影响了整个行业的统一发展和管理。会展物流作为经济的一个新的增长点，需要整个行业完善统一的会展物流的标准作为依托。做好会展物流企业要做好一切为了客户满意为己任，以优化国际会展物流为基础，悉心建设一个以现代化科技技术为操作的信息平台，努力做好一个综合体系的服务体系，为客户提供一个体现价值最大化的平台。这就需要加大投入，例如：集装箱的采购，集装箱运输设施的投资。第三方物流的通力合作，加大货代业务的合作包括海运货代、铁路运输、驳船运输、城际快运、空运货代，在货代业务方面寻求和更多公司之间的合作关系，这样可以更好服务于客户，节省客户的时间，降低成本，及时有效的将客户的展品配送到世界各地。

3.4 尋求多方互联，做强做大

在任何的行业中，国家政策的作用都是不可替代的，制定政策、进行一个总体的规划和策略是政府的权利，一个良好的市场环境是要靠政府部门来打造的，会展物流的发展离不开政府的扶持和宏观的把控。政府不仅要从政策和税收方面给于一定的扶持，还要创作一个良好的环境，引领企业做好一个长远的权益规划，通过诸多的渠道和手段来引导、协助、管理。例如：在一些沿海口岸城市举办展会，准许国际参展人员实行落地签，或者准许过境参展商的工作人员在展会期间内施行免签政策。对特定国家和地区的国际参展商工作人员在一定的期限内施行一次签证，多次入境的服务。公安、边防、海关等部门简化会展产品等证件办理简化手续，施行一站式等联合检查制度，创造一个更快、更好、更便捷的检验方式，为会展厂商提供一个优良的出入境的相关事宜；那么国内各省各地区的会展物流流通，则需要在政策上与当地的有关部门做好沟通，需求一个区域性和长期性的合作，形成一个稳定的、高效率的、成熟的区域化物流网络体系。物流软件系统的运用也是会展物流配套设施中不可或缺的主体。会展场馆和会展的仓储配送等设备等更新和投入，展会展品在展览会上的安全技术方面的监控，仓储中心配备电子眼的监控，运用电子化的管理做到万无一失。

4 结束语

综上所述，不管是国内会展物流还是国际会展物流，都要向着一个健康、快速发展的目标去前进，建立一个良好的行业规范，孕育更多的专业人才，建立一个平等的会展物流信息平台。当然目前会展物流的企业和客户在需求上可能还没有达成一致，这个与发达国家的会展物流企业还有一定的差距，然而正是因为有这样的差距，才给了我们会展物流企业一个更好的发展空间和机遇，国内外的展览会项目不断的增加也是带动会展物流的不断增加。

参考文献

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