如何做好园林档案管理工作

廖雅莉

摘 要：近年来，随着国家对基础建设的不断发展和重视，很多地方的建设工作都在如火如荼的发展中。城市规模的不断发展，经济的不断提升，城市居民对于城市生活环境和综合要求也越来越高。本文笔者就当前城市建设中园林工作中档案管理，结合自身的工作经验，谈谈如何有效的进行园林档案的管理工作，希望为推动城市园林建设正规化、标准化和提升城市发展品味和格局提供一定的参考和帮助。

关键词：园林档案；工作；建设；发展；城市；居民

1 引言

档案管理是指以档案为管理对象开展的一系列业务活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等业务环节。过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。要按照一定原则对档案实体进行了系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持：同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。随着城市化进程的不断加快，城市园林绿化建设的规模和速度、质量和水平都有了显著提升，城市人居环境质量明显改善。近年来，各地建成很多园林精品工程，绿化施工的水平也越来越高。但是在具体项目中，园林绿化工程档案资料的管理水平却还有较大差距，很多项目的档案资料无法全面反映园林绿化工程项目的规划设计和建设审批情况、施工和养护过程的情况，也不能为建设单位提供完整的变更、竣工资料，难以为后期使用、维护提供详尽的依据。要全面提高城市园林绿化工作水平，就必须解决园林绿化工程档案资料管理这个突出问题。

2 当前园林档案管理中存在的问题

2.1 园林档案的电子档案管理落实不到位

在市政园林的建设中，推动无纸化办公和低碳工作模式还没有得到进一步的落实和完善。很多单位在电子档案的管理中，缺乏深刻的认识，不能充分的认识到电子档案管理对于档案的管理、保存、调阅、归档带给管理人员的管理优势和阅读便利。数字化、电子化的档案建设和开发工作不能积极推进还源于领导干部对于科技时代的办公和便利认识不足，思想仍然停留在传统档案管理中“正统”模式。

2.2 园林档案系统网络安全相对较低

很多园林建设和管理单位，在园林档案信息化和科技化的过程中，对于档案系统的集成和协调作用不能做出正确的理解和认识，在系统之间、系统内部还存在很大的网络安全隐患。近年来，网络安全被各个国家和地区多重视，往往很多重要的内容信息都是由于网络不安全，被黑客趁机盗走相关资料信息。近年来，屡屡被报道的相关事业单位的网络账号被盗、被犯罪分子利用发布各类的不良信息。这样的不良后果的发生，都源于我们对于网络安全没有一个清醒的认识和深刻的体会。

2.3 园林档案岗位协调性较弱

当前，存在一部分的单位中，园林档案管理工作协调性较差，不能充分的发挥每个档案管理人员的主观能动性。在办事的过程中，往往从一个岗位到另外一个岗位，需要花费很多的时间来处理一件事情，工作成效大打折扣。个别档案管理人员思想认识不强、协调办公能力较差、全局意识怠慢。

3 提高园林档案管理成效的措施

3.1 增加档案管理人员档案管理意识

作为档案管理部门的主管领导，要切实的加强对园林档案法规和法律的学习和选择工作。树立牢固的档案管理意识，特别是领导干部的档案管理意识。只有领导干部在思想认识上有了清晰的认识，才能推动基层档案管理人员切实的强化其管理意识，推动园林档案管理成效的提高。明确园林档案管理与园林建设协调发展，鼓励档案管理人员参与到一线的园林工程建设中去，切实的了解到工程档案的建设情况。

3.2 树立良好的档案管理岗位职责和职能

很多档案管理人员不能充分发挥自身的主观能动性，其最主要的是单位主管领导没有在园林档案管理的过程中，树立良好的岗位職责和职能意识。在档案管理的实践工作中，领导干部应该重视园林档案管理的体制和机制创新与建设，用岗位职责和岗位职能来约束和引导园林档案管理工作人员恪守岗位职责，发挥岗位职能作用，提高档案管理工作的成效提高。首先要完善档案管理责任制，要依据档案管理的要求和各个部门的特点，对档案管理进行定岗定责，建立了“领导主抓、部门分管、专人负责、处室配合”的多层次档案管理体系，确立“分级负责建档，集中统一管理”的档案管理模式，健全完善档案管理制度，根据我国相关法律法规，进一步规范对档案工作审查、考核等方面的保管、统计、保密、库房管理。形成多层次、立体化的档案管理制度机制，保证档案管理各个方面的顺利进行。细化档案管理工作流程，确保档案管理的效率提高。此外还应该把考核的结果和内容，与相关管理人员的职称、晋升等关系到管理人员切身利益的项目挂钩，推动考核和评价结果的积极推行，进一步的提高档案管理工作岗位的职责和职能发挥，为园林档案管理工作提供保证。

3.3 推动档案管理信息化建设

现代化的档案管理离不开信息化的建设过程。在园林档案管理的过程中，应该积极的引入信息时代的技术优势，通过把档案资料数字化、云端化，便于档案管理的保存和调用，提高档案检索的成效。档案信息化建设的过程，同时也是满足企业对档案管理的重要体现。实现档案管理电子化、即时化，同时也是响应低碳办公的重要举措。同时也要把档案管理中网络安全的建设和维护作为档案管理信息化建设过程中一个重要的内容和部门落实下来。

4 结语

随着城市化不断发展，城市建设的不断深入和要求的不断提高，园林档案管理需要引起单位的重视。作为园林档案的管理人员，应该切实的立足本单位的工作实际，行之有效的开展各类档案创新和改革工作，努力提高档案管理成效。优化档案管理流程，通过学习和接受培训，提高自身的档案管理思想认识和业务能力。其次，作为档案管理部门的主管单位，应该切实的重视园林档案管理，科学的对档案管理人员进行考核和评价工作，推动园林档案管理工作的实效性与成效性。

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