做好档案管理利用工作为食品药品监管提供资料保障

郭菁

摘 要：档案不仅仅是原始材料的累积保存，更是一个单位各个时期编制改革、业务活动、专项工作等过程中形成的具有历史价值的文献资料，能在不同程度上提供统计、总结、查询、调研等各种信息。作为食品药品监管部门，做好档案管理工作，提高档案管理水平，对更好地开展工作具有重要意义。

关键词：档案管理；利用

作为基层食品药品监管单位，多年来，在各级档案局的精心指导下，我局认真贯彻落实《档案法》、《山西省档案管理条例》，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，坚持把档案管理工作融入食品药品监管工作之中，坚持用档案体现和促进监管工作，真实、完整地记录履职全过程，并用以指导食品药品市场监管和内部管理工作。自2006年被评定为省一级档案室，配备专职档案人员的同时，我局对全局干部职工进行了档案知识普遍培训，档案质量有了全面提升，档案管理逐步步入规范化、科学化、系统化的轨道。

1 高度重视，构建档案管理组织网络

档案作为食品药品监督管理工作痕迹的历史记载，成为我单位行政执法、审批许可等各项工作的重要记录，为我局各项工作的开展提供了重要依据。整理好、保管好、利用好档案，不仅仅是我局一项基础性工作，也关系到我局长期稳定发展。

为了更好地进行档案管理，我局成立了档案管理工作领导小组，确定了分领导和档案机构各级责任人，制订了档案管理目标，层层签订档案管理工作目标责任书，使档案管理工作落实到每个股室、中队。配备了具备较高专业素质的档案管理工作人员，建立档案管理工作网络，形成了以主要领导挂帅、分管领导亲自抓、办公室主任直接办、档案室具体负责、各职能科室协助的档案管理网络，各股室、中队都配备了相对固定的专职档案人员。真正做到了有组织，有保障，有措施。

2 严格制度，加强档案的规范化管理

档案管理的规范化可以为食品药品安全监管工作正常、有效运行提供有力保障。根据不断变化的机构职责，不断增加的机构队伍，结合自身实际情况，我们及时修订档案管理制度，规范档案工作流程，加强档案的规范化管理。

1、健全档案管理制度。按《档案法》、《管理条例》的要求，先后制定了《档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等7项制度，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各股室、各中隊对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。

2、狠抓档案案卷质量。食品药品监管工作涉及的档案很大一部分是文书档案，文书处理工作是保证档案质量的基础，为提高档案质量，规范管理，体现案卷质量和利用价值。我局档案工作小组按照公文处理的规定和档案工作的要求，及时制定了本局档案分类方案、归档范围、保管期限表，对文书工作人员进行了多次培训，做到交回的文书案卷质量评查、移交签字、双人验收，不合格的案卷予以退回修改完善，从而保证了归档质量，高标准地完成了档案整理工作。

3、重视安全检查工作。为确保档案的安全，落实防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防鼠等措施，更好地延长档案寿命，充分发挥档案资源的服务作用，局档案工作人员坚持定期排查，确保了档案的安全。

3 加大投入，实现档案的信息化升级管理

1、组织业务培训。为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案管理专职人员多次参加省、市档案局举办的档案培训，购置了《档案工作法规文件与业务知识汇编》等工具书，订阅了《山西档案》等专业杂志，同时请市档案局对各股室文书处理人员进行档案知识培训，为完整收集、规范整理、科学管理档案资料奠定了扎实基础。

2、加强硬件建设。我局有总面积为 46平方米的档案室，划分为办公室和仓库，配置了档案柜、电脑、数码相机、录音笔、高拍仪、加湿器、吸尘器、灭火器等专用设备；购置安装了三友和档案管理系统；购买档案盒、无酸纸、案卷皮、移动硬盘、光盘等工具，保障了档案管理的硬件设施。

3、开展信息化建设。 随着信息技术的进步，网络技术的飞速发展，信息化档案室已经成为未来档案室的发展方向。它依托传统档案，把文字材料、声音信息、视频信息等以数字化形式存贮和处理，方便查阅、利用。为此，我局先行先试，初步构建起档案信息化管理的雏形。目前为止，我局已将历年档案448卷按要求录入电脑，并对永久和长期档案进行扫描，全部数字化，形成电子档案，同时进行了硬盘备份，分地点储存，做到“双保险”。计算机的使用提高了检索速度，保证了档案信息的完整性，初步实现了信息化管理。

四、优化服务，提高档案利用效率

档案利用效果的信息反馈，是一项至关重要的工作，它直接体现了档案的价值。档案工作者应对信息反馈有足够的重视，发挥工作积极性和主动性，更好的完成工作，为单位、社会服务。

多年来，我局坚持把档案管理工作放在重要位置来抓。明确档案管理责任网络，与业务工作同部署、同考核、同落实，健全了档案管理体制。在市档案局专业人员指导下，综合档案室强化资料整理，已形成包括文书档案、会计档案、业务档案、声像档案、科级档案和荣誉档案在内的六大门类档案。共有文书类档案1163卷，其中永久类296卷，30年类152卷，10年类715卷；会计档案11卷，其中永久类1卷，15年类5卷，5年类5卷。2007年至今共接待利用者352人次，提供查阅案卷共计378卷，为稽查办案、日常监管、专项活动等提供了政策依据和参考资料。利用过程中坚持做好利用效果登记工作，填写档案借阅利用登记簿，同时编写了《利用效果实例汇编》、《档案实证材料》、《大事记》、《全宗介绍》、《组织沿革》、《基础数字汇编》等编研资料。

今后的工作中，我局将坚持加强对档案工作的领导、管理、支持力度，着力强化档案法制宣传，定期邀请档案局专业人员，加大对我局档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质，不断强化全局人员的档案规范管理意识，着力加强档案信息化建设，充分发挥档案功能，为食品药品安全监管提供充分的支持、促进、规范作用。根据省、市档案局专家指出的意见，及时完善档案管理。做好每年的资料收集、整理、组卷、建档、保管和开发利用工作，确保档案管理工作发挥实效，推动我市食品药品监管工作。

参考文献

[1]主编王保国. 档案业务文件汇编[M]. 2012.6.

[2]田新艳. 关于加强基层档案利用效果的几点思考[J].中国电子商务，2013（13）

[3]朱丽英.加强档案管理促进食品药品监管事业发展[J].中国管理信息化，2014（22）.