机关事业单位档案管理工作的“老难题”及“新对策”

李继红

摘 要：档案真实记录了机关事业单位的所有活动状况，既是第一手材料的储存载体，也为机关事业单位人员积累了极为珍贵的工作经验，其可以供人了解机关事业单位的整个发展历程，也可以作为机关事业单位进行改革与管理的决策性依据。目前，机关事业单位正在不断深化发展，在此过程中日益暴露出许多有关档案管理的问题，管理人员必须基于新时代发展需要来解决既有的旧问题。本文基于机关事业单位档案管理工作中的“老难题”，试探究其“新对策”。

关键词：机关事业单位；档案管理工作；“老难题”；“新对策”

机关事业单位的档案既能记录其工作人员的品行、经历以及政治面貌，也能用于单位的人才考核，是机关事业单位开展下一步各项工作的重要参考依据，档案必须接受规范化管理，以确保机关事业单位在活动中可以充分利用档案内容开展各项工作。当前，我国机关事业单位在档案管理上存在着混乱且效率低下的现状，这无疑给机关事业单位的工作带来了不良影响。对于机关事业单位于档案管理中存在的不足之处，管理者应尝试各种行之有效的措施来解决与弥补。

1 几个悬而未决的“老难题”

（一）对档案管理工作不够重视

一直以来，很多机关事业单位都没有对档案管理给予足够的重视，领导进行抽查时与上级部门前来检查时，通常是进行被动式的应付，而没有投入更多的时间与精力进行档案管理，于是导致机关事业单位在档案管理上出现管理质量低下的问题。而管理质量低下将会导致人员档案资料混乱，无法在人员考核上发挥其应有的功效，内部人力资源调配因此而缺少足够的依据来支撑。此外，机关事业单位均有一些前沿性业务，与档案管理这种幕后工作相比，管理者更加重视前沿性业务，因此在档案管理上缺乏足够强度的监管，或是未将档案管理纳入考评体系之中，或是即使纳入也没有给予足够的分值占比，因此导致档案在归档与管理上出现各种不规范现象。

（二）档案工作难以得到充分的财力、物力保障

首先，我国机关事业单位在现阶段仍然缺少良好的档案管理环境，许多机关事业单位的档案管理环境未达到省级标准，甚至部分机关事业单位尚未达到单位本身对应的等级标准，其档案管理室中堆满了杂物，虽然配置有许多管理设施、设备，但是却极少使用，甚至放在角落里生锈、落满灰尘，在使用时极易发生档案损坏问题。其次，由于对档案管理没有给予足够的重视，机关事业单位很少将资金投入到档案管理之中，因此档案管理工作相对滞后，其管理模式依然处于“信袋式”状态，没有实施信息自动化管理，未在档案管理工作之中做到办公自动化，很难在有需要时快速查阅利用档案。

（三）人员配备不合理，管理人员业务水平参差不齐

人员配备不合理是机关事业单位档案管理工作中最为突出的一个问题，一些机关事业单位虽然在人力、物力以及财力上给予档案管理工作以大量的投入，但是在人员配备上却存在着许多问题，例如，将年龄较大或专业知识不全面的人员分配到档案管理工作岗位上，将档案管理工作归类到办公室的工作范畴之中，安排一些工作压力较轻的人员“兼职”档案管理工作，这些现象非常普遍，看似充分利用工作人员的闲余价值，但是实际上并没有为档案管理工作配备具有专业技能的高业务水平人员，同时也使得档案管理存在人员业务水平参差不齐的问题。

2 可用于解决问题的若干“新对策”

（一）加强管理人员政治素质的培养

机关事业单位所要面对工作内容通常对涉密性与规范性有很高的要求，管理者需要对档案管理工作给予充分的重视，在安排档案管理岗位时应选择具有较强责任心与较可靠的政治素养的人员，也可以定期为档案管理工作人员给予思想政治教育，使其在工作中能够做到与时俱进，始终符合党和政府的各项政策。除此之外，为了满足档案管理工作的基本要求，档案管理人员还应该树立积极向上的世界观、价值观与人生观，做到对档案管理工作具有较强的责任感与自豪感，在思想上给予档案管理工作以足够的重视。

（二）提供良好的工作环境与工作条件

在机关事业单位之中，相较于其他前沿性工作，档案工作过于枯燥与乏味，不仅成绩不够突出，也很难得到一些“油水”，因此被大部分机关事业单位人员看作是一个冷门岗位。但是，档案管理工作对于外部环境有着较为特殊的要求，若要实现档案管理的涉密性与规范性，必须要有良好的软环境与硬环境。

首先，机关事业单位可以从外部招入具有优秀专业知识的档案管理人员，也可以从机关事业单位内部选择档案管理水平较高的人员进行调任，如此可以确保档案管理有理有序。在确保人员良好配置之后，应该加强对档案管理工作的支持，如：出台相应的管理政策并使其倾斜于档案工作；优化档案管理工作的绩效考核，通过量化工作成绩、加大奖惩力度，来调动档案管理人员在工作上的积极性。

其次，机关事业单位应该为档案管理工作营造一个良好的制度环境，如基于《国家档案法》来推行“十防”标准，纠正管理混乱、杂物胡乱堆放、档案管理不科学的现象，借助办公室自动化技术来实现档案的高效管理。除此之外，机关事业单位还应该加强对财力与物力的支持，定期购置和维护档案保管设备，使其始终处于较新的状态，如此可以避免档案损坏与遗失。对于省市级的机关事业单位，可以酌情推行办公自动化建设，使用信息管理系统来管理档案，将纸质档案转化为电子档案储存起来，如此可以节省空间，提高档案管理效率。当然，电子档案容易因为系统崩溃而发生丢失问题，因此机关事业单位进行档案管理时不可仅作电子档案保管，应该将电子档案与纸质档案结合起来进行共同保管，如此可以确保档案的安全。

最后，可以建立健全档案管理的安全体制，积极发展计算机技术，通过设立防火墙、加密信息等手段来确保数据安全，为档案管理工作提供一个安全可靠的技术环境。

（三）加强人员培训、确保业务水平精湛

在机关事业单位之中，不仅前沿性工作对于业务性有很高的要求，档案管理工作同样对业务性有很强的要求，因此档案管理工作人员必须具有优秀的业务水平，这是确保档案管理工作正常进行的重要保障。在笔者看来，若要确保业务水平精湛，首先需要做好档案的日常整理、保管与编研，如此可以使档案内容更加全面，檢索起来更加迅速，日常利用率更高；其次需要为档案管理人员加强业务培训，使其在管理理念与管理技巧上能够不断创新，从而为档案管理提供创新服务。同时，档案管理还应遵守既有的法律规范，务必使档案管理工作可以沿着规范的轨道继续进行。最后，应加强对管理人员的考核，如招聘时增加相应的筛选条件，录入后加强对管理人员业务水平的考核，如此可以确保档案管理人员具有足够的专业知识能力。

3 结语

重业务而轻档案管理、无法保障档案管理所需各种保障、管理人员业务水平参差不齐等是机关事业单位在档案管理工作中常见的“老难题”。对于这些问题，机关事业单位可以通过提高政治素质、提供良好的工作保障与工作条件以及加强人员培训、确保业务水平精湛等措施来实现问题的有效解决。

参考文献

[1]张丽.机关事业单位档案管理工作的“老难题”及“新对策”[J].兰台内外，2016（01）.

[2]李琳.关于做好机关事业单位档案管理工作的思考[J].经营管理者，2016（20）.

[3]李琳.浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].办公室业务，2016（13）.

[4]董晓林.机关事业单位工人档案管理问题及对策分析[J].办公室业务，2014（05）.

[5]吴静.机关事业单位档案工作存在的问题及改进对策[J].办公室业务，2013（12）.