水利工程档案特点与管理系统的建立

摘 要：水利工程档案体现了水利工程建设项目的设施，是国家基础设施建设珍贵的参考资源，对社会发展具有深远意义。因此，必须对水利工程档案进行科学管理，从各个方面开发档案信息资源，才能为相关部门提供有效利用。本文首先阐述了水利工程档案的特点，在此基础上分析了水利工程档案的管理体系的建立，从而使水利工程档案管理更加井然有序。

关键字：水利工程；档案管理；特点；系统

水利工程是社会发展的基础产业，水利工程档案客观、真实的反映与记录了水利建设的整个过程，是开展水利工程建设规划、勘测、设计、施工、竣工等的重要依据，因而确保水利工程档案的完整性，进行规范化、系统化管理是十分必要的。从档案管理的本质上来对水利工程建设过程的相关事宜进行记录，并充分做好水利档案收集与应用，根据水利工程的特点做好每一项事件的时间对应，以此发挥水利工程档案最高价值。

1 水利工程档案的特点

水利工程档案具有法制性、成套性、实用性及同步性的特点。我国档案局与水利部门对水利工程档案管理建立了较为完善的法律体系，这使得在工程项目档案工作开展时有法可依，项目部必须要按照规定要求建立健全的工程档案管理系统，否则将会受到相关部门的行政处罚。同时，对于水利工程的各类文件的收入，如设计图纸、竣工验收材料等都必须经过有关政府部门与资质部门的认可，这也是其合法性的体现。水利工程建设是一项复杂的系统工程，是由若干单项组合而成，因而档案体系也形成了一个配套齐全的完整的档案系统，缺少任何一个单项的档案都不可。水利工程档案的实用性是指水利工程自建设到竣工验收期间的真实、完整的记录，其不仅是施工单位的工作依据，也是监理、行政主管部门、工程质量监督部门、运行管理部门的依据，因而水利工程档案是最具有保存价值的历史性材料。此外，国家档案局与水利部门规定了水利工程档案必须做到“三参加”和“四同步”，即档案部门参加项目审查论证会和项目进度例会；参加项目阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。工程立项与档案收集、整理同步；项目合同签订与合同档案移交同步；工程进度、质量与检查工程的档案收集同步；分部工程质量评定和验收与归档材料同步等。以此及时反映水利工程建设的整个过程。

2 水利工程档案管理系统的建立

（一）档案工作人员职责的建立

档案是水利工程建设质量责任制的重要凭证，国家对于水利工程建设质量实行终身负责制，而水利工程馆档案管理人员是执行者，是否真实、完整的记录档案是当事人履行的重要凭证，无论是项目法人，还是参建各方都要参与到水利工程建设档案管理中，明确相关部门、人员的岗位职责。在职责划分中，项目法人应对水利工程档案工作起到统筹作用，收集、整理与保管自身产生的档案，并监督与检查各个参建单位的归档工作，大中型水利工程项目要配备与之相应的档案室。其次，参建单位要切实做好自己职责范围内的水利工程档案管理工作，如工程前期工作文件资料、工程建设管理资料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工验收文件材料等方面的文字、图表、声像。若属于项目法人等单位应移交的文件材料，应在整理、审核后及时提交。

（二）加强文件材料的收集归档

文件材料的收集应根据工程档案分类归档范围来进行管理活动，针对水利工程特点可以分为除险加固与病险水库两类来收集、保存有价值的文字、声像及图表。同时进行整理工作，给材料进行分类、编号、编目等。在档案收集与归档时，要衡量水利工程档案的完整性与准确性，注意归档的文件材料要字迹清晰、图样完整，手续完善，工程档案不可缺项，资料内容要准确，尤其是竣工图，必须要能对工程建设的实际情况有所反映。归档的文件材料要确保可以有机的联系，将有关联的材料放在一起，保证资料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根据水利工程档案管理的特点，同步管理是十分必要的，必须从立项之初就开始进行文件收集与整理；并同时在工程实施中对收集与整理的情况进行检查，做好工程验收时的文件材料的完整与质量保证。在此之中，对竣工图的编制情况要进行重点检查，主要是由于竣工图是反映工程建设后投入、运行等实际状况不可缺少的依据，因而必须要保证其完善、修改规范、有完备的签字手续，做到图物相符。对竣工图变更的地方要标注清楚，在重新绘制时要标注重绘依据。

综合上述，水利工程档案管理的好壞直接关系到水利工程建设的质量及后期的安全运行，因此，加强水利工程档案管理系统的建立是水利工程建设项目不可忽视的重要环节，必须要重视对水利工程档案完整、准确、系统的衡量。明确档案工作相关人员的职责，确保档案工作与工程建设进行同步管理；各参与单位应积极开展文件材料，即文字、图表、声像等的收集归档工作；重点检查水利工程档案竣工图的编制情况，确保竣工图的质量。只有建立科学、完善的档案管理系统，才能综合反映水利工程质量状况，才能促进水利工程建设达到优质标准。

参考文献

[1]张明.浅析水利工程档案资料的收集与整理[J].农业与技术.2016（20）

[2]刘兢珍.做好水利工程档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案.2015（06）

[3]陆猛.论水利工程档案的收集和管理[J].建材与装饰.2015（50）

作者简介

张芳婕（1983-），女，汉，辽宁，辽宁省水利信息中心，档案。