浅论新形势下档案数字化的意义

郭淑婉

档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题，也是今后档案工作发展的必经之路，档案数字化建设则是档案信息化建设中一个重要的内容。同纸质档案相比，数字化档案具有独特的优势，在互联网通信技术迅速发展的今天，数字档案的发展已经成为一种趋势。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强新形势下档案工作的意见》，提出加快推进传统载体档案数字化的要求，可见档案档案数字化是顺应社会潮流，适应信息时代发展的新举措、新要求，是档案工作者目前一个非常重要和紧迫的任务。

1 档案数字化的含义及主要内容

（一）档案数字化的含义

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案数字化管理是一个新生事物，相对传统管理而言，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有著特殊意义。

（二）档案数字化的主要内容

档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；档案专题信息的采集与建库。

2 档案数字化的意义

目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上现代经济和社会的发展进程。同时，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以得到充分实现，更难适应当今社会管理日趋数字化的大形势，传统档案的保管利用方式越来越受到局限，因此加快推进档案管理数字化势在必行。

（一）提高工作效率

传统档案的存储载体以纸质居多，纸质档案的数量、质量、所占的空间十分庞大的，而要将这些档案整理好、保管好、充分利用、发挥价值，其所耗费的工作量是巨大的。档案数字化加工之后，利用计算机等现代化手段来管理档案，可以收到事半功倍的效果，从而使档案管理人员从繁重的体力性工作中解脱出来，增强了工作效率，提高了工作质量。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息，查阅这些档案信息费时费力。然而档案数字化管理可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

（二）妥善保管原纸质档案

档案馆现存的珍贵文献和档案记载着我们所在区域灿烂的文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，并要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，档案数字化能有效地保护档案原件。通过数字化处理制作数字化副本代替原件使用，把原件妥善地保存起来，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。同时通过数字化，我们又从根本上做到了保护原件、利用原件，发挥珍贵文献和档案的价值。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

（三）提升档案利用水平

通过信息处理的纸质档案转换成数字化档案，便可通过计算机网络查询利用平台，同时提供给所有利用者共享，扩大利用面。通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能，扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案，免去了利用者过去异地查档的奔波之苦；档案数字化以后，我们还可以通过互联网进行公开，这样档案利用者就可以随时上网利用档案信息资源，档案利用面更广、更能发挥它的社会效益。

（四）丰富档案馆网站信息

现在各级档案馆基本上都建立自己的档案网站，公开一些业务动态信息、编研成果和开放档案信息资料，但是往往因为业务单一、人员紧张等诸多原因，造成内容匮乏，更新少、更新慢等现象。现在通过将丰富的馆藏档案信息化和数字化，再通过鉴定，分类、分期逐步公开充实到档案馆网站，可以有效解决各档案馆网站普遍存在的网上信息资源匮乏的通病，也使得藏在深闺的档案瑰宝得以重见天日，发挥应有的价值。

（五）加快推进数字档案馆建设

数字档案馆是现今档案馆的发展方向，是指将计算机技术、通讯技术以及与之相关的软件技术用于档案馆的信息采集、处理、存储、检索和传输的信息管理系统。建设数字档案馆需要建立档案馆局域网，实现档案馆办公自动化，同时要实现与政务网联通，还要在互联网上建立公共网站等网络及软硬件支持。但是最核心的内容就是建立数据库并对档案逐一进行录入，它是数字档案馆建设的瓶径，因为其工作量十分浩大，因此尽快对传统档案进行数字化加工是传统档案馆走向数字档案馆的基础性工作和必经之路。

近年来，随着计算机网络的进一步发展，我国很大部分的各级各类档案馆，特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程，极大地推动了档案事业现代化发展进程，档案数字化越来越明显的表现出优越性。但是，档案数字化工作是一个庞大的系统工程，在推进中我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。