优化学校综合档案管理工作的策略分析

徐青

摘 要：学校是培养学生的主要基地，学校的综合档案不仅属于学校历史资料的重要组成内容，更是学校教学效果的体现，由此可见，学校综合档案的重要作用，要使学校综合档案能够良好的被保留下来，学校就要重视综合档案管理工作，综合档案管理工作涉及内容较多，专业性质也相对较强，因此在管理过程中难度相对较大，为了使学校能够做好综合档案管理工作，本文重点提出了四项优化学校综合档案管理工作的策略。

关键词：综合档案；历史资料；管理工作；优化；策略

学校综合档案主要包括教学档案、文书档案、学校开展活动的照片、视频、毕業生学籍、会计、基建档案等等。是学校进行各项活动后存留下来的原始资料，是学校教学工作的一项重要组成部分，教学档案包括了学校在教育活动中取得的成绩，还包括教育活动的每一项过程；其他门类的档案在学校的利用价值也是非常高的。因此，综合档案不仅起到记录的作用，更起到了帮助学校发现教育活动问题，做好教育活动，实现学生发展的重要作用，因此，学校应该重视综合档案管理工作，不断优化档案管理，重视档案人员的培训和学习，提高档案管理人员的管理水平。

1 学校综合档案管理工作的重要性

学校综合档案管理工作十分重要，主要体现在以下四个方面：一、严格档案管理，学校综合档案不仅包括教学档案，还包括文书档案、会计、学校开展活动的照片、视频、毕业生学籍等等，如果缺乏档案综合档案管理的话，势必会造成文书档案、会计等内容混乱，甚至丢失，查找不方便；另一方面，学校综合档案更大的作用是高效利用，如果不实行综合档案管理，势必会给学校各项活动正常开展带来很大不便，各类档案也得不到有效的利用。如果毕业生学籍收集归档不完整，会给需要出具学历证明的毕业生带来种种困难，影响毕业生学历证明的准确性。二、学校以教学为主，因此学校教学档案有利于提高学生整体素质，为学生全面发展提供动力；教学档案有利于学校总结日常教育活动的效果及经验；教学档案是学校教育活动的真实记录，为学校教育改革提供了可以参考的资料，促进我国学校教育活动的有效进行和开展；通过对教育活动的总结和记录，学校还能够不断创新教学方式，使教育者在教学过程中更好的发挥其主动性，增加学生学习兴趣，提高教师教学质量，从而提高学校教学水平。三、有助于学校教学规律的研究工作，通过管理综合档案，使学校掌握自身在教育中存在的普遍规律，对规律进行良好的分析，从而最大限度的提高学校教学质量。四、学校综合档案管理有利于学校教育教学的发展，有效的档案管理能够使学校及时发现自身在教育教学活动中存在的一些问题，并尽快解决这些问题，保证学校后期能够顺利开展教育教学活动。不仅如此，学校综合档案还能为师生提供很多方面的利用，比如：为毕业生出具毕业证明提供可靠和有力的依据，避免造价现象发生，从而实现学校的良好发展。

2 学校综合档案管理工作现状

现阶段，虽然部分学校已经明确综合档案管理工作的重要性，逐步加强了对档案管理工作的重视，但是在实际管理工作中还存在一些问题，影响学校综合档案管理工作效果，主要存在的问题有：一、学校缺少完善的综合档案管理机制，很多学校根本就没有统一管理的部门，且没有专门人员进行管理，给档案的统一管理工作造成了极大的不便；二、忽视综合档案收集工作，在日常管理工作过程中，工作人员通常更加重视收集学校组织开展的教育教学活动而忽视学生个体的档案收集工作，造成学校在分析档案时，不能正确掌握每一名学生的学习特点，不能为学生进行正确的指导工作，影响学生发展；三、没有完善规范的毕业生档案转递工作，现阶段，多数学校中都实行了双向选择的就业机制，为学生就业提供了更多可行的机会，但同时没有完善、规范的毕业生档案转递工作也给毕业生档案增加了难度；四、学校综合档案管理工作现代化水平较低，随着社会进步与科技的发展，现阶段信息技术得到了良好的运用，信息技术能够实现信息的快速传递与管理，但是现阶段，我国很多学校中还存在用手记录档案的情况，随着学校学生越来越多，档案也越来越多，传统档案管理方法不能实现信息的快速、高效运转，造成了档案管理工作效率不高的现状。

3 优化学校综合档案管理工作的策略

通过上文的分析，明确学校综合档案管理工作在学校发展和管理中的重要位置，下面结合学校综合档案管理工作现状，提出四点优化学校综合档案管理工作的策略。

3.1 完善学校综合档案管理机制

工作机制是指导工作顺利进行的重要依据，基于学校综合档案管理现状，为了使学校能够做好综合档案管理工作，首先就要完善学校综合档案管理机制，通过建立统一的管理部门，为综合档案管理工作配备专职管理人员，同时管理机制中还要包括工作人员的主要工作内容，明确每一名工作人员的权责，保证工作人员能够高效的完成自己份内的工作[2]。学校还可以建立责任到人制度，这一制度能够保证工作人员端正自己的工作态度，进行档案管理时能够细心核对每一项内容，做好档案的分类工作，使学校在需要某一方面的档案时能够在短时间内被找到，为学校发展和档案研究工作打下基础。

3.2 重视综合档案收集工作

档案收集工作作为学校综合档案管理的重要组成部分，必须注重各项档案信息的收集。例如，教学档案、文书档案、会计、学校开展活动的照片、视频、毕业生学籍等等，由于综合档案涉及面比较广，因此，在收集过程中，需要各个处室的兼职档案员密切配合，对移交给综合档案室的档案进行初步整理之后，经专职档案员检查合格后再登记签收。专职档案员要定时发收集清单到各个处室，并与绩效挂钩，没有上交的处室应当适当考虑绩效考核的结果。这样才能加大档案收集力度，确保各类档案及时上交档案室。如，会计档案收集，应与学校会计财务人员沟通，初步整理成册再移交，同时为保证档案信息收集的准确性，应做好各项档案收入登记和核对工作，切实有效做好综合档案收集工作。

3.3 规范毕业生档案转递工作

毕业生档案转递是学校综合档案管理工作中一项重要的组成部分，由于现阶段大部分学校缺少统一的学生档案管理部门，且学生就业实现了双向选择，因此给学生档案转递工作增加了难度，为了使学校能够优化综合档案的管理，保证每一位毕业生的檔案能够实现良好的转递，学校就要规范毕业生档案转递工作[3]。学校首要建立统一的高考档案管理部门，做好不同院校、不同年级学生的档案分类工作，同时对学生毕业时的状态进行详细记录，在学生提出档案转递请求时，学校相关部门应该及时进行核对，避免出现发送错误增加转递难度的情况，使每一位学生的档案都能够安全的送至相应部门，为学生档案转递提供保证。

3.4 推进综合档案现代化管理进程

现阶段，信息化进程不断加快，信息技术在简化工作流程和内容的同时，更能够提高工作效率，因此在学校综合档案管理过程中，学校就应该不断推进现代化管理进程，通过引入合适的管理系统，改变传统由手工进行档案记录工作的现状，实现由电脑进行记录，这样能够很清晰的看出每一项教学教育活动开展时间、持续时间，档案储存在哪一个柜子哪一号，极大的简化了档案管理工作，使工作人员能够将更多地时间分配到档案的保护、收集与整理工作中，当学校或学生需要调取某一份档案时，通过信息技术能够快速查找出档案所在位置，有效提高了综合档案管理工作效率，同时也能够在最短时间内将档案递交给相应部门，为学校发展做出巨大贡献。

4 总结

总而言之，学校综合档案对促进学校发展具有十分重要的作用，学校在重视综合档案管理过程中，要随着时代发展和学校的进步不断优化综合档案管理工作，希望通过本文对学校综合档案管理工作重要性和工作现状的分析，能够使学校更加重视综合档案管理工作，并结合本文提出的完善学校综合档案管理机制、重视学生综合档案收集工作、规范毕业生档案转递工作以及推进综合档案现代化管理进程四项策略，实现学校综合档案管理工作的现代化水平。

参考文献

[1]孙玉萍.破解高中教学档案收集难题的对策研究[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集.2015（00）

[2]谭晓华.突出服务意识强化档案管理——学校档案管理之管见[J].内蒙古科技与经济.2015（15）

[3]周玉玲.关于中职校传统档案管理与新时期档案管理并存的思考[J].技术与市场.2016（08）