浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合

摘 要：本文主要针对纸质档案与电子档案管理相融合的问题进行分析，先介绍了纸质档案与电子档案的相关内容，再对电子档案管理与纸质档案相融合的思路进行阐述，希望能对相关学者研究有所帮助。

关键词：纸质档案；电子档案；融合

我国长期以来一直使用纸质档案的信息储存形式，而随着现代信息技术的发展，电子档案开始出现，并成为当前资料储存管理的主要形式。在这个过程中需要注意的是，纸质档案依然在当前信息储存中发挥着重要作用，电子档案无法完全替代纸质档案的作用。因此，实现纸质档案与电子档案的融合，成为相关人员关注的重点问题。

1 纸质档案管理与电子档案管理分析

1.1 纸质档案管理

在当前信息化发展的大背景下，纸质档案依然发挥着重要作用，这是因为纸质档案具有严谨性、原始性、合法性等优点。通过总结纸质档案管理的要求，本文认为纸质档案管理具备以下特点：（1）档案管理不失真是整个管理工作的重点，而纸质档案恰恰能满足这一要求。我国纸质档案管理工作进过多年的发展，已经形成了一套完整的纸质档案管理体系，有效保证了纸质档案管理质量。（2）纸质档案管理的主要优点，就是能实现长时间的存放，基本不会出现档案使用次数限制或者期限限制的问题。虽然一些档案会在特定情况下发生电解、氧化等，但采取一定的措施就能显著延长纸质材料的保存时间。（3）纸质档案一旦形成后，若档案出现修改，那么就能很快的发现修改痕迹，这会让人们更加直观的辨别档案的真伪性，因此纸质档案的安全性、有效性等价明显。

但同时，由于纸质档案的所占的尺储存空间较大，若采用纸质档案管理的方法，则需要占据大量的空间；纸质档案管理对储存设备提出了要求，会促使相关单位在纸质档案管理中使用大量的资金购买设备，增加了运行成本。

1.2 电子档案管理

1.2.1电子档案管理的产生

在现代信息技术快速发展的大环境下，电子信息技术的应用显著强化了地区之间的信息传递水平，让电子文件等大量的科技信息资料出现在人们的视野中。而随着信息技术的进一步发展，电子档案作为一种新型的电子档案形式登上历史舞台，依靠其多样化的信息储存手段受到社会的广泛认可、

1.2.2电子档案管理的优缺点

由于电子档案是信息科技发展的产物，因此其优点主要为：（1）能以多媒体的形式展现档案资料，更加直观的展示档案资料所要表达的内容；（2）电子档案所需要的空间小，但能储存的信息总量很大，并且保存的稳定性能良好，不会存在时间的限制；（3）电子档案简化了人们阅读的渠道，方便人们预览；（4）电子档案的适应能力强，一旦出现档案变更的需要，操作人员只需要很少的时间就能完成变更。

虽然电子档案具有很多优点，但是其缺点也是不容忽视的。电子档案的缺点主要表现为：（1）电子档案的载体虽然具有储存空间大的优点，但是这些载体却存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。（2）电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。（3）电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响。

2 纸质档案与电子档案的融合策略研究

由于纸质档案与电子档案各具特征，因此在管理工作中，必须要正确认识到两种档案管理工作的要点，并对工作进行完善与优化，保证档案管理效果能达到预期。

2.1 建立相互配合的档案管理制度

由于电子档案管理与纸质档案管理在方法上具有差异性，因此为了实现两者工作的有效结合，就必须要建立相互配合的档案管理制度，保证两个管理工作能顺利开展。

在具体操作中，管理人员需要充分借助两种档案在信息储存上的优势进行互补，实现两种管理方法的分别利用，并建立沟通渠道，保证单位能在信息储存上保证业务的一致性。例如，对于关键的档案信息，需要分别用纸质档案与电子档案的形式进行储存，在对其进行归档之后，及时从计算机上拷贝，并输出为纸质档案。对于一些不会变动的档案信息，可以用纸质的形式进行储存，包括单位人员任职资格、学历证明等；而对于经常变动的信息，可以用电子档案的形式进行储存，包括采购信息、考察信息等，保证能实时更改信息内容，并且所有更改都会有更改历史，方便人们更好的开展工作。

2.2 实施两种档案共存制度

由于电子档案与纸质档案在很长时间内都是要共同存在的，因此为了保证工作质量，需要实施两种档案共存制度，为加快两者的融合奠定基础。

（1）由于电子档案是在纸质档案的基础上形成的，因此电子档案会表现出信息储存特征。在这种背景下，在开展电子档案管理中，需要将所有刚接收的档案以电子档案的形式进行储存，保证所储存的信息能随时接受更改，最大程度上保证信息质量。

（2）与电子档案相比，纸质档案的信息录入上存在劣势，如果还一味的固守传统信息录入方式，将会导致信息的儲存不及时，最终导致出现多方面的问题。同时，本文之前已经提出，电子档案在长期储存过程中经常会出现损坏的现象。针对这种问题，相关单位在档案管理融合中，可以采用“先电子档案储存，再纸质档案储存”的方法，即先用电子档案的形式初步接收、传送信息，再用纸质档案的形式将信息输出。这样就能解决纸质档案效率低与电子档案不易储存的问题，实现了共同管理。

2.3 实施完整的档案部门集中管理制度

在档案管理中，实施集中管理有助于保证管理工作的制度化、规范化，并且在最大程度上提高档案管理工作效率，具有一定的应用价值。在工作中，为了实现纸质档案与电子档案管理工作的融合，可以从以下几方面进行改进：

（1）在上级部门的领导下，制定统一的档案信息管理制度，从信息的储存、归档、录入等多个环节进行控制，避免因为非专业人员操作而导致信息质量降低的现象。

（2）深入落实档案管理的“并轨”制度，就是要在档案管理中同时采用纸质档案管理的同时还需要使用电子档案管理方法。例如，针对已经形成纸质文件的资料，可以通过拍照、复印等方法做信息化处理，保证纸质文档资料能够被被相关人员所读取；在检索档案资料中，尽量检索电子档案，避免因为频繁使用纸质档案而导致档案遭到磨损。

3 结论

在当前档案信息管理中，纸质档案与电子档案作为档案信息储存的主要形式而得到社会的广泛关注。而由于两者在档案管理中各具有优缺点，因此，必须要重视两者管理工作的融合，能通过融合两者工作，让纸质档案与电子档案相互之间能有效配合，想到相互之间取长补短，促进档案管理工作的发展，最终满足单位档案管理的要求。

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作者简介

康慧敏（1987—），女，汉族，河南省信阳市新县人，本科学历，助理工程师，研究方向：档案管理。