如何提高单位资料管理人员综合素质的分析

杨扬

摘 要：资料管理人员是企事业单位的重要人力资源，关系到单位的兴旺、壮大。提高资料管理人员的综合素质，就是要从身体心理素质、文化素质、专业素质、职业道德素质入手，坚持自我提高与外部辅助相结合，在坚持不懈的学习中，扩充知识结构，更新思想意识，跟上时代发展，为单位提供多元化、全方位服务。

关键词：资料管理；人员素质；综合提高；分析

1 资料管理人员素质提升的必要性

1.1 资料管理人员缺乏知识再教育

在网络化、信息化时代，资料管理人员掌握的传统文件收发与管理的知识、技能已无法应对新技术的冲击，需要组织人员进行培训教育。同时，在单位资料管理人员中，也存在许多非科班出身的情况，他们仅凭经验办事，以为只要能应付业务即可，或者将资料管理看做是周而复始的重复性劳动，并不需要创意。

1.2 资料管理人员的素质与所承担的任务要求的能力存有偏差

信息技术能力差、知识结构松散、文化素质不高、专业知识缺乏或者非专业人员从事资料管理等现象都是资料管理人员无法应对上级下达任务的原因。

1.3 资料管理人员缺乏提高素质的意识

某些企事业单位资料管理人员所从事的工作比较轻松，工作环境也不算差，在基本不需要脑力活动的状态下，逐渐形成了惰性思维，安于现状、因循守旧、不思进取、无竞争意识，管理资料时，死气沉沉。

2 资料管理工作人员应具备的必要素质

2.1 政治素质

政治素质是资料管理人员的首要素质。资料管理要求资料工作人员必须具备较高的政治思想素质，企业资料管理职责要求岗位人员必须是中共党员，坚持四项基本原则，贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵纪守法。同时，资料工作具有一定的保密性，要求工作人员必须遵守中华人民共和国《保密法》，具务严守秘密的高度的政治素质。

2.2 业务素质

资料管理人员必须具备资料专业知识，专业毕业或接受过资料专业培训，了解企业各项专业知识，资料管理人员还必须具备一定的综合文化知识和熟练的业务技能。要掌握资料管理学、资料保护技术学等专业知识，遵守党和国家有关资料工作的各项法律法规、方针政策，认真执行上级资料行政管理部门的各种业务规定。

2.3 能力素质

首先是沟通协调能力。资料管理人员需要有很高的沟通协调能力，与各级相关部门搞好协调沟通，只有这样，才能做好资料管理工作。其次是管理能力。资料工作不仅包括对资料实体的管理，还包括对资料技术的管理，要求资料人员认真研究管理学理论，掌握现代管理的新技能。最后是学习能力。在企业以展中不断适应资料现代化管理学要求，一定要有非常强的学习能力，在不断学习专业知识和管理知识中，接收新技能，提高管理水平，不断适应资料管理工作的新形势、新需求。

3 提高资料管理人员综合素质的思路

3.1 增强服务意识

资料管理的价值就在于服务企业重点项目工作和领导决策，服务于企业发展。资料利用服务是资料价值的体现，是资料的目的，服务是前提，没有良好的服务，就失去了资料管理的价值和作用。资料人员的应积极发挥主观能动性，热爱本职工作，忠于高尚的职业操守，加强职业道德修养教育，明确服务方向，端正服务态度，树立大资料意识，提高服务质量。

3.2 发扬爱岗敬业奉献精神

资料管理人员要有自我牺牲的品质，乐于奉献精神，进取创新的意识和严肃认真的工作态度。要培养他们的职业荣誉感和自豪感，只有如此，他们才会主动热情地提供服务，做好资料管理工作。

3.3 注重学习与开拓创新能力

创新是促进资料事业进步的必然要求，创新是资料事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其他专业的知识中吸取有益的经验，活学活用的应用在资料管理工作中，资料管理人员只有具备了创新能力，才能在资料管理工作当中开创出新局面。

3.4 培养专业素质

专业素质即人员从事某岗位所需要的素养。首先，专业知识。资料管理人员接收主管部门文件，并加以整理，并不是按照日期排列整齐那么简单的工作，而是要运用到传播学、目录学、分类学等基础理论。这样，在资料管理时，才能游刃有余，将资料整理的准确无误。其次，掌握科学技术。当前，科技日新月异，新技术在各行业广泛应用。传统的资料管理

工作逐步走向了数字化、电子化、信息化，资料管理将依托网络将文件资料存入数据库并通过多种载体显示。某些单位在资料管理时已经引入了现代通讯设备，这就需要资料管理再学习新技术，提高资料管理效率。第三，语言表达能力。如果资料管理人员的语言能力较差，那他也不能适应、驾驭资料管理工作。资料管理人员还应学习外语。比如，英语是世界通用语言，提高综合素质，就要扎实掌握、灵活应用外语，即可顺利应资料管理工作中的难题，有备无患。

3.5 转变资料服务管理理念，企业资料管理从实体管理模式、信息管理模式走向知识管理模式

传统资料管理重视资料的收集、整理与保管，忽视资料的开发与利用，不能真正满足用户的需求、充分发挥资料的价值。资料服务尤其需要以知识管理思想理念为指导，借助知识管理技术方法进行创新，实现从资料服务向知识服务的过渡。

3.6 建立激励机制

激励机制是资料管理人员提高自身素质的保障。如果仅靠自觉来提高综合素质，就显得比较困难。在建立激励体制后，将工作以量化的形式来考核员工的努力程度，并给予奖罚，对员工有监督作用。通过激励机制，将职位晋升、工资与考核结果相联系，员工在外部压力下，就不得不努力工作，增强责任感，为完成考核任务而不断地提高自身素质。

总之，资料人员综合素质的培养，是当前抓好资料管理的重要任務。为此，资料行政部门要高度重视资料管理人员综合素质的培养，从全立位角度做起，使资料管理人员的综合素质快速得以提高，确保企业资料管理水平的有效提高。

4 结语

在企事业单位，从事资料管理的人员并不都是专业出身，这就造成能力的参差不齐。为了提高资料管理效率，发挥资料管理岗位在单位经营中的作用，有必要加强人员素质提升工作。人力资源是单位的决胜资源，只有发挥了人的效用，才可能壮大单位发展之路。在分析了企事业单位资料管理岗位上人员素质存在的一些不足之后，分别就专业技术、职业信念、激励制度、仪表形象等方面探讨了资料管理人员素质提升的策略，希望在“刻不容缓、当务之急”的时刻，能够对单位服务质量、经营水平的改善有所帮助。

参考文献

[1]忻禾登.基于RFID技术的文件管理信息系统设计[J].科技传播，2013，（24）：204-204.

[2]苑红霞.略论数字化环境下的图书资料管理[J].魅力中国，2014，（8）：383-383，