远程教育档案管理

曲涛

摘 要：随着我国教育改革的不断深入，为了满足更广大人民群众的学习需求，各类远程教育不断出现。然而，相对于全日制高校教学形式，远程教育的档案管理工作更加偏重电子化管理。笔者结合当前国内远程教育档案管理工作现状，探索有效的管理质量和提高方法。

关键词：远程教育；档案管理；提高方法

1 目前远程教育档案管理存在的问题

（一）投入少基础设备缺少

随着信息技术水平的不断提高，档案电子化管理已经成为必然的发展方向。尤其是在现代远程教育活动开展过程中，更是应该注重档案的电子化管理。但是，远程教育学校的经济条件普遍不好，不少远程教育学校的经济条件还很差，有限的资金大多都投入到教学工作中去了。对档案管理工作的硬件设施很少投入。对档案管理工作必备的条件解决落实不够，有的远程教育学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，有的远程教育学校档案管理工作必备的工具都无法购置齐备。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备。

（二）档案管理效率低

远程教育过程中的档案管理涉及的人工量大、中间环节繁杂，这要求档案管理工作者必须具备档案管理的专业知识，对档案管理的工作内容、工作流程有详细的了解，并熟悉档案的分类、整理、立卷等一整套档案工作的规程。目前，多数远程教育学校的档案管理员对档案专业知识是靠上级档案部门组织的一些档案业务培训获得的，档案管理业务大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能，导致管理能力有限。而当

今时代，要求档案管理人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，还要具有先进的管理技能，较高的文化素养。

（三）面临网络安全问题

如今，网络安全问题已经成为一个公众普遍重视的问题。学籍档案自身的私密性更是对信息网络的安全指数提出了更高的要求。但当前，大多数远程教育学校对“档案”的概念和作用认识不高，档案意识不强，责任意识淡薄，相当一部分教职工包括部分领导干部对档案管理工作的认识都存在一些误区，认为远程教育学校的主要工作是教学，档案工作就是保管好资料的事务性工作，只要不丢失、不泄密、能查阅就行了。对《档案法》学习不够，对档案法规了解不透彻，忽视档案管理工作的重要性，无安全责任意识，针对档案管理的安全防范技术问题更是突出，存在潜在的网络安全问题。因此，在网络信息时代，网络安全成为远程教育档案管理工作面临的一项重要挑战。

2 远程教育档案管理改进策略

（一）创建档案信息管理标准

1. 统一电子文档格式

远程教育学校档案上网前，要按信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，保证数据的可靠性和通用性。那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输；还可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线；建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动

化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出统一格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入写保护的U盘。

2. 分工负责，确保电子档案的质量

电子文件归档所涉及的问题广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文档形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

3. 实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的

来龙去脉，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）档案信息收集工作不断加以完善

随着远程教育内容以及途径的不断拓展，很多档案内容都需要进一步增加，从而满足更多方面的实际需求。远程教育学校的人事、文书、会计及教师业务等档案资料的完整收集、系统成卷、归档收藏以及信息数字化，仅是一种信息资源的存储。开放教育档案的生命在于它的实用性，只有积极地开展档案信息资源的开发利用，才能真正实现开放教育档案资源的自身价值。远程开放教育档案工作者要深入开发加工档案管理信息，充分利用校园网络提升远程开放教育档案信息

科研成果的传播效果，使封闭的档案管理走向“开放”，紧密配合中央电大各有关部门的工作，及时提供全方位的查询、利用。为远程教育学校各种主题活动提供相关数据等档案信息，拓宽档案信息使用层面，使开放教育档案信息化管理成为远程教育学校一项重要的基础建设，并承担起为远程教育学校发展提供相关准确数据的重要职责。档案信息化管理是通过档案的自动化来实现的，包括档案自动索引、多媒体技术、条形码技术等。档案管理除了使用信息技术外，还应该利用各类高新技术手段，实现档案信息化管理。使用空调、除湿器等装置来保持档案室的温度及湿度，实现档案保管条件的现代化；运用复印、彩印扫描、装订手段的机械化实现载体材料的现代化；运用微机编码实现检索手段的自动化；运用档案管理软件进行档案归类，实现档案管理标准化、规范化。

（三）提高档案管理者的综合素质

遠程教育的档案管理工作要想顺利推行，就必须要有良好的执行人员加以高效推进。传统的档案管理工作多是涉及的纸质档案，所以管理者在实际的管理过程中，对电子信息技术的掌握程度并不是很高，尤其是一些经验丰富的中老年职工，其更是难以接受更多的新鲜方式。因此，在远程教育学校的实际管理过程中，要不断提高档案管理人员的电子信息技术水平，档案人员必须从杂业型转向专业型，保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展。人的因素是

主要的，档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合性人才，因此要提高整支队伍素质，就要创造条件，对不同工作岗位进行有针对性的学习，不断更新知识，以适应对外指导工作和内部基础管理工作。

3 结论

电子信息技术的不断发展，极大地推动了远程教育课程的大规模发展，进而有效地普及了各项成人教育，为社会发展提供了更多的实用型人才。然而，在远程教育的档案管理过程中，仍存在一定问题有待进一步解决。笔者结合当前远程教育档案管理工作中存在的问题，探索了相应的应对措施。

参考文献

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[2] 王静. 计算机在电大档案管理中的应用[J]. 河北广播电视大学学报，2006（4）.