高等艺术院校档案管理存在的问题及对策

王娟

摘 要：艺术档案是高等艺术院校档案的重要组成部分，是学校成长的历史见证。本文主要对艺术院校档案的作用、以及档案管理的现状和如何加强艺术档案管理工作等几个方面做了一个简单的分析。

关键字：艺术；档案；管理

1 引言

档案管理是一项资源和信息的整合工作，是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。尤其是艺术院校的艺术档案对于人事选拔、制定教学方针，调整教学质量、进行教学评估等方面有着重要的作用，它是学校开展管理工作首要的参考依据。但是目前高等院校档案管理工作面临着许多的问题，比如档案管理意识淡薄、信息化落后、人员素质偏低等，所以如何改变原有的管理模式，加强艺术档案管理成为了高等艺术院校面临的一大难题。

2 高等艺术院校艺术档案的作用

2.1 历史见证作用

高等艺术院校的档案是随着院校的产生和发展而不断积累的，是见证学校一路走来的重要资料。其中包括学校的科研、教学等活动的记录，还包括学校各个时期的历史情况，增设专业、课程安排、教学大纲等等一系列的内容，是学校自身建设发展的历史见证。从现在各大高等艺术院校现存的档案资料来看，我们可以了解到学校的历史沿革和教育发展的变化，还有学校的诞生时期、师资力量、学生的学籍档案等都被保存在学校的档案室内。

2.2 现实依据作用

艺术档案是学校改进教学质量、制定决策、进行教学评估等重大工作的重要依据。首先学校在制定决策时，就必须要掌握大量的学校内部信息，而艺术档案恰恰帮到了忙，它从侧面反映了学校之前的工作情况，包括重要的决策、人事安排等等，是学校领导制定决策的重要依据。除此之外，艺术档案还可以反映出学校的科研水平、师资力量、教学水平、学校的风格特色、文化艺术发展等多个情况。其次档案是学校提升教学质量的必要依据。因为艺术档案报刊了大量的教学档案，这些档案蕴藏着丰富的教学经验，有一定的借鉴作用，学校可以以此来调整教学工作，保证教学工作的有效进行。

2.3 独特的美育作用

艺术档案具有教育的作用，因为它本身具有的艺术特性使其被赋予了独特的美育作用。它的这种作用是日积月累而形成的，具有无可比拟性。美育是通过艺术教育而实现的，它可以培养学生创造美的能力，促使学生在现实世界去发现美。艺术档案的美育作用主要是在教学的过程中得以体现出来，比如艺术档案中的声像资料，大多都是学校科研、演出、教学中的精华，拥有很高的艺术价值。学生通过声像和图文并茂的教学场景，可以对艺术有更层次的了解，进而提升他们的专业技能，完成美的教育。

3 高等艺术院校档案管理现状

3.1 未能及时收集和归档

高等艺术院校的档案主要产生于日常的教学、科研等过程中，其中包括班级演出、各类文艺演出、文艺创造、展览等多种活动。档案的内容多，数量大，在管理上出现了归档不及时、收集速度较其他文书档案速度慢的特点。主要是因为档案管理人员未重视艺术档案的收集，对它的重要性有着模糊的定位。比如在学校举办的知识展览、书画展、艺术设计大赛等比赛中，由活动而产生的档案一般都分布在举办活动的教学部门，又或者是创作人自己的手中，档案部门没有对这些资料进行收集和整理。

3.2 档案管理人员素质低

正所谓“工欲善其事，必先利其器”。要想做好艺术档案的管理工作，就必须要有充分的准备，配备专业的人员。但是现在很多的高等藝术院校缺乏专门的档案管理人员，专业素质普遍不高。随着高等教学事业的跨越式发展，艺术院校忽视了档案的建设工作，学校的档案管理人员数量普遍不足，多数的领导认为档案管理工作可有可无。加之档案部门在员工眼中就是一个“冷部门”，通过勤恳的工作很难升职，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会缺乏积极性和主动性。另外档案管理人员的学术背景五花八门，有学经济的、有学计算机的，但是档案管理专业出身的却很少。

3.3 档案管理人员工作积极性不高

在高等艺术院校内，档案管理工作得不到重视，相比其他部门不容易出成绩，管理人员没有很大的晋升空间，他们人微言轻，说话不够分量，都是一些默默无名的工作者，想通过坚守岗位、去获得职称的晋升的难度相当大。档案管理工作人员长期要面对这些繁琐、任务重、复杂的工作，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会缺乏积极性和主动性。

3.4 档案信息化管理水平低

目前高等艺术院校的档案管理工作还停留在传统的管理模式，大多数手工操作，信息化管理水平比较低，不具备恒温、恒湿、防虫的保存要求，查找资料时效率比较低，耗用的时间比较多。大部分的资料采用的是纸质型，缺少大数据、存储设备的现代化管理手段，从而影响了档案的完整性。比如设计图纸和其他的文案保管在一起，没有存放在专门的库房里，导致搜集工作出现混乱，如果房内的防潮工作没有做好，还会使艺术作品受潮、起皱、发生破坏，影响作品的完整性。

4 加强高等艺术院校档案管理工作的对策

4.1 提高对艺术档案重要性的认识

在高等艺术院校内，档案产生的源头是教师和学生的艺术活动，如果他们的档案意识淡薄，肯定会造成大量的艺术档案流失。所以，学校要在校园内定期进行演讲，传播艺术档案的重要性，举办艺术档案培训班、鼓励有志青年加入到档案管理的工作中来，端正学生和老师的思想认知，在源头把好关，才能保证艺术档案资料的完整性。

4.2 提高档案管理人员队伍建设

高等艺术院校要培养一支高素质的档案工作队伍，提升他们的工作待遇，解决晋升难的问题，多提供一些外出学习的机会，这样才能稳定档案工作队伍，除此之外，学校还要经常对档案员进行培训，提高他们的专业知识和对档案工作的认识。档案管员还要学会档案的立卷与编订，提升自己的信息化处理水平，改变原有的知识结构，同时还要具备良好的知识素养。学校要重点将档案队伍人才的建设列为学校的发展目标，做到整体布局，统筹规划，不断的优化队伍的结构，培养出高质量的档案管理人才。

4.3 加快艺术档案的数字化建设

随着社会信息化的发展，档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作，数字化不断升级，电子资源成为了档案管理工作的主流。学校要想实现艺术的传承，就必须要进行艺术档案的数字化建设，通过数字化的管理，学生可以在网络平台上观赏艺术设计，共享文化的魅力。所以说，加强艺术档案的数字化建设适应了当前教育的发展形势。它为我们存储信息带来了诸多的便捷，提升档案管理人员你的工作效率，实现系统化的管理。

5 结语

艺术档案记录着学校的发展历程，记录着学校在教育过程中的优秀成果，要想加强高等艺术院校的档案管理工作，就必须要提高学校师生对艺术档案重要性的认识，提高电子化信息建设水平，改变档案管理员知识结构，建立一支高质量的档案管理人员队伍和一套完整的管理体系。在日常管理中，要尽可能的为师生提供便利，为他们提供最优质的艺术参考，这才是高等艺术院校档案管理工作发展的最终目的。

参考文献

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