浅析事业单位档案管理信息化建设问题

摘 要：在我国现代社会运转体系中，事业单位是承载社会服务，行使管理职能的重要机体。事业单位工作的高效开展对推进社会发展进步有着重要意义。随着“互联网+”时代的来临，事业单位的传统档案管理方式已然不能满足社会发展的要求，事业单位档案管理和现代化信息网络技术的结合，是事业单位档案管理提档升级的出发点和落脚点。本文立足事业单位档案管理实践，探寻事业单位管理工作信息化建设的现实路径，旨在提升事业单位档案管理水平。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；科学管理

顾名思义，事业单位档案的信息化建设过程，就是利用现代互联网和多媒体存储技术，对档案保存方式进行有机变革，实现档案内容的网络化存储和网络查询，是一种资源的现代化整合和利用方式。在事业单位档案管理的过程中，要通过信息网络资源的运用，建立数据库等方式，实现档案管理方法的提档升级，是事业单位总体信息化建设的一个重要环节。

1 信息化建设对于事业单位管理的重要意义

随着经济社会的快速发展，我国事业单位在公共服务和管理职能行使方面，发挥着越来越重要的作用，是社会运作的重要机体。事业单位的档案管理工作，从其本质来说，是对事业单位工作历史痕迹的客观记录，是通过资料的收集和整理，为后续服务和科学决策提供重要依据。事业单位管理工作所积累的大量案例和大量数据，是现代社会实现科学发展所依托的重要载体。

随着互联网信息技术的发展，传统的资料收集和查询方式，明显已经不能满足现代社会大数据分析的要求，传统档案管理的弊端也在日益凸显，包括占用空间、不利于查询、不利于资料的跨区域利用等方面。因此，在事业单位档案管理过程中，强化档案资料管理的信息化建设，是事业单位总体信息化建设的重要组成部分。

以笔者所工作的环保单位来说，在提供环保咨询服务的过程中，会形成大量的档案资料，很多环保问题，具有跨区域的相似性，也具有临近区域的特殊性，通过大量案例的整理和收集，可以有效实现环保问题解决方法的总结和创新，要实现这个目标，必须依托大量资料的收集和整理，通过档案的信息化建设，实现资源的跨区域流动，不仅对于提升本单位的档案管理水平具有重要意义，对于提升全国范围的环保治理水平而言，也有着至关重要的作用，将这种观点放大到所有事业单位的档案管理，都具有相似性的特征。

2 事业单位档案管理中的信息化建设瓶颈

2.1 资源利用效率低

在我国事业单位体系中，档案的信息化建设水平相对较低，其中可利用的数字化信息资源很少，大量的资料堆积在各自的档案室内，无法实现资源的有效利用，因此，强化事业单位档案管理的信息化建设，具有十分重要的意义。据不完全统计，截至2015年，全国事业单位档案馆资料开放的总数为6301万卷，这一数字，还不到我国事业单位档案馆藏资料总数的四分之一。

从总体来看，我国事业单位档案管理的信息化建设已经取得了初步的成果，在全国范围内建立了4000多个数字化信息数据库，但是仍有大量的档案资源被闲置，无法实现高效的利用。

2.2 事业单位档案信息安全堪忧

在事业单位过程中，形成的很多档案资料具有一定的特殊性，甚至涉及到国家秘密、商业秘密、个人隐私的问题，对于这种情况，在开展信息化建设的过程中，提升信息资料的安全保障性，具有十分重要的意义。通过对很多事业单位档案管理信息化建设的研究来看，现代事业单位开展信息化建设，普遍存在一定的安全隐忧，比如内外网区分不明等，存在很多安全隐患，成为制约事业单位档案管理信息化建设的重要因素。

3 加强事业单位档案管理信息化水平的有效路径

3.1 完善现代管理制度和体系

事业单位的档案管理信息化建设问题，是一项系统性的工程，需要單位从领导决策层面进行顶层设计。在现有法律法规体系下，事业单位的性质相对较为特殊，很多事业单位存在身份上模棱两可的问题，因此，开展档案信息化建设，也受到了制度层面的制约。要实现档案管理信息化建设的有效开展，离不开系统的制度设计，建立现代事业单位档案管理制度，为档案管理的信息化建设提供制度上的保障和指引。

3.2 规范化建立档案数据库

在事业单位档案管理过程中开展信息化建设，离不开科学规划和系统安排，切忌盲目开展。在档案管理信息化建设的过程中，要强化数据库建立环节，利用无限的网络存储空间，分步骤、有条理的开展本单位数据库建设，实现档案内容的数字化备案过程，既有利于档案的保管，同时对于信息调取和资源利用具有重要的意义。

3.3 强化档案管理人员的信息处理能力

在事业单位档案管理中，开展信息化建设，离不开人才的配套和支撑。在很多事业单位当中，负责档案管理的人员，往往思想不够创新，现代信息技术应用水平不足，因此，强化档案管理人员的信息处理能力，对于事业单位档案管理工作，具有至关重要的作用。由于事业单位的性质和技术所限，一般不具有专业化的信息技术能力水平，因此，通过服务购买等方式，和企业合作开展建设，是有效的信息化建设路径。

4 结语

通过以上的论述可以得知，事业单位的档案管理工作，在事业单位全局工作中占据着重要位置，事业单位档案管理的信息化建设水平，直接关乎事业单位的服务和职能行使水平，具有十分重要的意义。由于我国历史因素和现代制度的多方面制约，我国事业单位目前的档案管理信息化水平并不容乐观，是一个持久性的工程。综上所述，强化事业单位档案管理信息化的理论研究和实践摸索，对于促进事业单位发展具有十分重要的意义，需要实践工作者和理论研究者深入探索，寻求现代事业单位开展档案管理信息化建设的有效路径，从而促进事业单位发展，更好的服务社会，为我国全面建成小康社会做出应有的贡献。

参考文献

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[4]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）：214，216.

作者简介

顾永芳（1976-），女，江苏泰州人，泰州市环境科学研究所，馆员，大学本科，主要从事档案管理工作