信息化环境下档案管理模式变化研究

李子宏

摘 要：在当前的信息化环境下，利用计算机技术、信息系统来完成各项工作流程是大势所趋，档案管理工作也开始由以往的纸质档案管理模式转向电子档案管理模式。本文分析了当前信息化环境下档案管理模式的转变趋势，总结了当前档案管理工作中常出现的问题，并提出几点改进当前档案管理模式的建议与对策。

关键词：信息化环境；档案管理；模式；变化

1 信息化环境下档案管理模式的转变趋势分析

我国以往的档案主要以纸张为记录载体，也就是常说的纸质档案。传统的纸质档案一直是档案工作中最重要的存储载体，如文件、账簿、报纸、合约等，都是典型的纸质档案类型。纸质档案记录的内容较为安全稳定，有较好的真实性与法律效用，并且一旦出现后期修改、损坏的现象，都会留下较为明显的痕迹，因此纸质档案是公认的法律效率较强的凭证。然而随着近年来信息资源爆炸性的增长，档案的数量也在逐年快速的增加，不仅加大了人力、物力、馆藏面积的投入，还不利于快速精准的查找、使用。并且由于传统的纸质档案随着档案使用率的逐年增加，不可避免的会在使用过程中造成文件的磨损，不利于档案文件的长期保管与使用。

在当前国家大力推进信息化建设的形势下，各行各业开始逐渐由传统的纸质档案管理，转向信息化档案管理建设。通过使用计算机、多媒体等设备，从以往的实体档案管理逐渐转变为数字化档案管理，档案管理工作的重心得到有效的转移。通过信息化资源管理实现了对档案的有效分类、整理，更好的实现了信息资源的存储、利用以及共享，也极大的减轻了人力、物力的投资力度，提高了档案管理工作的效率，更加体现出档案信息的利用价值。总的来说，由传统纸质档案管理模式，转向信息化档案与纸质档案管理的“双轨”模式，是当前信息化建设的大势所趋。

2 当前档案管理工作中存在的问题

近年来我国在大力推进各行业的信息化建设，在信息化档案管理方面也取得了较大的成果。然而在部分企业的实际应用中，档案管理工作依然存在一些亟待解决的问题，主要体现在以下几方面。

（一）档案管理信息化建设水平较低

在信息化时代，计算机技术被应用在人们生活的各个方面，尤其在现代化的办公中起到非常重要的作用。但由于电力建筑行业等企业具有流动性强的工作性质，使得计算机技术并没有得到合理的应用，造成一些新型先进的档案理念和管理模式不能及时有效的应用在工作中，且存在有不重视现代化的档案管理方式，信息化进程缓慢的情况。有些企业的档案管理系统信息化的质量不高，在电子档案的存档保管、查阅提取方面没有建立明确的规章制度。而且在大量的纸质文档向电子版本转换时，保证不了速度和质量，档案管理系统的实用性不高，实现不了高效的信息化管理。

（二）档案管理人员的信息化管理水平有待提高

由于部分企業对档案信息化的管理力度不强，档案人员缺乏先进档案技术的有效培训和学习，使得企业的档案管理人员管理业务水平得不到提高，在调阅档案的时候不能很好的在技术上实现信息化管理，有些甚至依然采用比较传统的手工操作方式。档案管理人员手工操作的方式，对于信息的完整调取有着较大的难度，还会造成档案纸质发暗、字迹褪色的情况发生。这样的做法不仅使查找利用档案效率难以提高，而且经常会出现档案丢失和信息错漏的情况，对档案的完整性和安全性也有较大的影响。

（三）档案信息管理安全意识不强

现阶段的一些的企业使用信息化管理状况良好，管理人员管理档案信息的效率提高，操作也更简洁方便，大大的提高了企业信息管理的效率。但仍然有一些企业的管理人员对档案信息的安全意识不太重视，在网络安全方面没有防范，导致档案管理工作中很可能会留下极大的数据安全隐患，不利于档案的安全管理。档案的安全性是十分重要的，对于一些使用信息技术管理档案的企业来说，更要加强档案的安全管理意识。

3 信息化环境下档案管理模式的改进建议

针对当前企业的档案管理工作中存在的问题，为了更好的提高信息化档案管理工作效率，推进企业的进一步发展，可以从以下方面进行针对性的改进。

（一）大力推进档案信息化的建设

要实现档案信息化管理，首先要建立相应的档案管理信息系统。并且为了更好的满足信息化档案管理的需求，企业要规范有效运用计算机进行档案管理的工作流程，按照文件处理的流程来相应地设计档案管理信息系统的流程，并建立相应的内部控制制度来保障档案的安全性、完整性。

另外，在实际的信息化档案管理工作中，由于电子文件从生成到归档的过程中，很难实现系统间的直接链接。就目前来说，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间没有建立统一的管理方法，导致档案信息系统较难保证电子原数据的完整归档。在实际储存电子档案过程中因为选用的载体不耐久等原因，将会影响到档案文件的完整性、真实性、可靠性。电子档案由于没有固定的载体，通常不具备较高的法律效力，相应的法律认定条文制定也有较大的困难，这也是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（二）提升信息化档案管理人员的专业素质

当前档案管理工作，不仅要求档案管理人员具备相应的档案学、图书管理学等档案管理的专业知识，还需要具备使用计算机处理信息的能力。新时代的档案管理工作对档案管理人员的专业能力提出更高的要求，包括电子文档信息加工处理能力、档案信息整理分类能力以及较高的职业素养等。因此，企业要重视对档案管理人员的选拔和培训，定期举办专业知识技能培训活动，提高档案管理人员安全管理的意识，使其具备更加专业规范、保密性更强的档案管理技能。另外，企业内部也要构建相关的管理监督制度，强化档案的规范管理，规范档案管理员工行为，促进档案科学化水平工作有效进行，同时也要落实安全工作与监督工作。

（三）强化档案安全管理

电子档案在使用的过程中，企业需要着重关注其安全性问题。随着当前计算机技术、网络技术的迅猛发展，电子档案数量急剧增加，涉及范围也逐渐拓宽，但随之而来的就是电子档案的安全性问题。

在电子信息时代下，无论是单位管理还是个人使用的档案，都需要做好安全防护措施，避免被他人利用或改动，保障电子档的真实性与安全性。档案管理者要从实际情况出发，具体问题、具体分析，明确各项涉及档案管理安全问题的环节和内容，达到强化管理的目的。企业在档案信息化建设过程中，也要注意培养工作人员使用档案的安全意识，并建立一支具有现代科学技术水准的档案信息管理队伍，增强其档案安全管理能力，进一步提高管理者与参与者的自身素质，实现信息化环境下档案数据的安全。

4 结语

随着当前社会信息化建设的步伐加快，作为重要信息资源的档案，档案管理事业的发展越来越重要，其存储、管理方式也在不断的改进与完善。为了更好的顺应信息化社会的发展，档案信息管理模式也要不断地进行改革。现阶段由以往单一的纸质档案存储管理模式，转变成由电子档案与纸质档案互补的“双轨”存储管理模式，是档案管理工作发展的必然趋势。

参考文献

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[2] 史春波.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[A].“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）[C].2016

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