构建档案网络平台 实现馆藏资源共享

刘志娟

摘 要：本文论述了构建档案网络平台是信息社会档案事业的发展趋势，及资源共享网络环境下，档案馆馆藏资源建设的重要性，并对如何做好此项工作进行了认真研究和探讨。

关键词：网络平台；资源共享

一直以来人们使用传统人工的方式管理档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：档案利用者必须亲自到馆查阅，靠手工翻阅纸质检索目录，犹如大海捞针，检索效率慢而低下，等待时间长；纸质档案日积月累不断翻阅查找，给有害霉菌提供生长环境；经常性曝光复制档案提供利用，容易加速档案纸张脆化等等手段，对档案造成损害，极大地缩短档案的使用寿命。

随着科学技术的不断提高，计算机技术日渐成熟，其强大的功能已为人所熟知，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，不用亲自到馆查阅，异地实现共享查询和提供利用。这些优点能够极大地提高贵溪冶炼厂档案管理和利用的效率。

清华紫光企业档案管理软件是贵溪冶炼厂档案馆档案管理手段不可缺少的重要部分，它的内容对于贵溪冶炼厂的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统必须为利用者提供海量的信息和快捷的查询手段。

1 构建档案网络平台条件

⒈档案网络平台硬件配置。近20年来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。贵溪冶炼厂已有建成使用的工厂FDDI主网，档案馆配置交换机、服务器、大小型扫描仪、计算机终端和各档案室和资料网点都配置计算机、打印机和复印机，为网络化平台构建提供了前所未有的硬件条件。

⒉档案网络平台体系组建。贵溪冶炼厂组建了以档案馆为中心纵向统一、横向协调的档案、资料管理网络体系。该体系由档案馆、档案分室、资料室和资料网点组成，既在多样化经营单位设立了档案分室，车间和一些部门设立了资料室，职能科室设立了资料网点。构建了全厂纵横交错，点与面相互结合，覆盖广的档案网络平台。

⒊档案局域网组建和维护。贵溪冶炼厂档案馆1999年引进了清华紫光企业档案管理软件，档案信息管理局域网组建成功并与工厂FDDI主网连通。1998年实现了“文档一体化”目标，2003年和2008年两次对该系统进行了升级。计算机管理系统成熟，已基本实现了整理、编目、检索、利用、信息采集等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。

2 档案网络平台建成使用

1.统一规划和指导。 贵溪冶炼厂档案馆牵头，组织人力协调和指导，从行政和技术两个方面统一规划和指导贵溪冶炼厂档案网络平台建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出档案网络平台发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，对贵溪冶炼厂档案网络平台工作进行实质性领导，统一步伐，协同发展，破除那种传统的自成一体、条块分割、各自为政的局面。

2.统一标准和操作。标准化是构建档案网络平台的前提。贵溪冶炼厂档案馆召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络平台使用过程中共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、計算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。贵溪冶炼厂档案馆选用《清华紫光企业档案管理系统TH-AMS标准版》的高质量应用软件，在实现档案工作通用需求的同时，最大限度满足了用户个性化需求，以信息资源管理为发展方向，构建企业信息资源管理平台。清华紫光企业档案管理系统实现了传统实体档案管理上的档案信息数字化管理，通过密钥文件、图形图像处理、在线收集、字段权限控制、规则权限控制、批量挂接、全能浏览器、通用报表生成器、OCR汉字识别等多种信息处理技术，实现了从文件处理到自动组卷、档案整理、打印编目、借阅查询等档案工作全过程的标准化、智能化信息管理系统。

⒊打造数字化馆藏。数字化馆藏有两种模式：一种是数据库模式（适用于已购置数字档案检索条件的档案馆）；另一种是光盘模式（适用于未购置数字档案检索软件的档案室）。数字档案检索的级别主要有：案卷级检索、文件级检索、全文检索。贵溪冶炼厂打造的数字化馆藏属于数据库模式，数据库的建设以国家和企业标准为依据，因地制宜建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时档案馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，增加数据库容量，提高数据库的点击率。档案馆始终依靠自身力量，秉承勤俭节约的原则开展档案数字化建设。用通和深挖清华紫光企业档案管理软件功能，组织馆内档案管理员利用服务器、计算机端、大小型各类扫描仪、照相机，分门别类有序开展扫描、拍摄、录入项目级、案卷级和文件级档案条目，采用单个和批量挂接电子文件。到2016年10月底已累计完成605927条案卷级和文件级条目、378GB共340563个电子文件的建设任务，实现了所有案卷级和文件级条目网上查询和部分全文检索的目标。

3 实现档案馆藏资源共享

贵溪冶炼厂档案网络平台采用了清华紫光企业档案管理系统，它是整合在贵溪冶炼厂OA办公系统下的链接，通过给用户的逐级授权，完全掌控利用者对档案馆藏信息资源的使用权限。透过各个模块的日志管理系统，随时随地监控所有的登陆用户，同时对一些有密级的馆藏信息资源加以屏蔽，防止档案馆藏资源的泄密和信息流失。

1.厂级领导（授权级别高）。通过查询系统，厂级领导可以轻松的查阅文书类、项目建设类、设备仪器类、产品生产类、科研开发类、会计业务类、职工管理类、实物类、声像类九大门类档案馆藏信息资源，根据需要浏览和下载所需的档案信息资源。

2.部门主管（授权级别中）。通过查询系统，部门领导可以查阅各自部门所产生档案信息资源。如党委办公室只能查阅、浏览和下载文书类档案信息资源；人力资源部和组织部可以查阅、浏览、下载职工管理类和文书类档案信息资源；生产车间主管可以查阅、浏览和下载项目建设类、设备仪器类、产品生产类、科研开发类档案馆藏信息资源。

⒊在册职工（授权级别低）。只能查阅、浏览项目建设类、设备仪器类、产品生产类档案馆藏信息资源。

总之，档案利用者在任何时间、任何地点，只要有网络，都可以领略档案网络平台的魅力，实现馆藏资源共享的独特价值。

4 维护平台确保资源安全

1.培养网络化人才。随着档案馆网络化平台日渐成熟和发展，迫切需要一批既懂计算机技术又精通档案业务的高层次管理人员。为此要加快培养掌握现代网络信息技术的人员，通过对在职人员的继续教育和计算機网络技术培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们熟练掌握计算机网络及相关技术。还可努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络维护工作。

2.档案数据库维护。清华紫光企业档案管理系统要适时进行升级更新，来匹配更高级版本的操作系统；根据馆藏资源信息量日新月异地增加，及时扩充服务器的硬盘容量；更新浏览档案管理信息系统授权级别，对升迁、调离、离职人员的浏览权限要给予及时取消；定期做好数据库的备份，防止人为、设备和自然灾害对数据造成的损坏，安而不忘危，保障档案信息安全和利用。

5 档案网络平台遗留问题

⒈设备的原因。贵溪冶炼厂档案馆网络平台发展，走的是一条自给自足的发展道路。档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，严重地影响电子文件挂接和浏览的速度。有条件的单位，可以购置档案仿真复制系统，此系统快速完美的制作档案仿真件，再现历史原貌，保护档案，提高档案利用效果。

⒉资金的原因。贵溪冶炼厂档案馆本着自力更生，勤俭节约方针。馆藏电子化任务，是自已依靠馆里的大大小小各种型号的扫描仪和照相机，先完成本年度新产生档案的电子化任务，再完成历年2-3年的电子化任务。因为没有花钱去请外包公司服务完成电子化任务，所以馆藏电子化的进度只能逐年增加，不能一气呵成。

⒊人员的原因。人是最关键的因素，资源共享的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络平台建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握现代计算机网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前档案队伍整体素质仍较低，馆内缺乏大量既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，所以，人员整体素质需待提高。

贵溪冶炼厂作为世界500强大型国有企业，把档案馆推进一个新的发展时期，面对瞬间变化的信息技术挑战，贵溪冶炼厂档案馆真在实现网络化管理，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享。