信息时代档案管理工作的创新策略

薄谢军

摘 要：伴随着信息时代的到来，档案管理工作逐渐由计算机技术来进行，这大大提高了档案管理工作的工作效率，伴随着工作效率的提高，也同时带来了一些消极影响，为了促进计算机技术应用于信息管理所带来的巨大影响，加快档案管理信息化建设的进度，促进档案管理的系统化，文章將针对信息时代档案管理工作的创新策略这一话题展开讨论。

关键词：信息时代；档案管理；创新策略

1 信息时代下档案管理工作存在的一些问题

伴随着信息技术和网络技术广泛应用于人类生活，档案管理工作也逐渐被计算机所取代。为了适应这一现状，广大科研工作者对档案管理软件的研发力度逐渐增强。这也导致了一些先进计算机软件的诞生，这为档案管理工作的进行带来巨大便利。档案管理工作逐渐形成一定的系统，基本上能够满足当前档案管理工作的需求，然而当中存在的一些问题仍然给档案管理工作信息化带来很多困扰，为了促进档案管理工作的信息化进程，下文将针对信息时代下档案管理存在的问题展开详细分析。

1.1 档案管理工作的保密性和安全性存在一定缺陷

信息时代档案管理需要很高的信息技术要求，很多单位的信息系统不过关，导致很容易被入侵，这对档案管理工作带了很大的困扰。电子档案具有一定的可更改性，即使被更改，所形成的痕迹也可以被很好的被消除，这就对档案的完整性和安全性造成很大的威胁。很多掌握先进信息技术的不法分子，为了获取非法利益，利用计算机技术和网络技术进行信息篡改、盗窃，使得档案管理信息化面临很大的困扰。而且，由于不可控因素的干扰，计算机很容易遭遇到网络病毒，网络陷入瘫痪，造成电子档案的丢失、损坏，为档案管理带来许多麻烦。而且利用计算机技术来进行档案管理，需要管理人员具备一定的计算机能力，如果计算机技术不过关，就会导致很多操作上的问题，使得档案文件在存档或者使用过程中发生损坏，这也会对档案的完整性造成威胁。

1.2 档案管理工作没有形成一完善系统

信息时代档案管理工作需要形成完善的系统，只有在完善系统模式的规范下，档案管理工作才能够有序的进行。电子档案具有一定的复杂性，而且存储方式多样，这样更能体现出创建管理系统的重要性。但由于信息时代的迅速到来，导致不同单位的信息系统创建程度不同，网络创建形式有存在一定的差距，在层次上也存在很大差别，这就使得不同单位在档案信息资源共享上存在一定的问题。还有部分其他因素的影响，使得不同单位的档案管理模式存在很大的不同，档案著录细则相容性不强，系统软件的可移植性相对较差。因此要想档案管理工作处于一个规范的程度，必须促进档案管理信息系统的完善，以一个较为合理的档案管理信息系统作为标准，然后再全国范围内使用，虽然这样在一定程度上制约了档案管理模式的发展，但使得档案管理趋于规范化，避免了很多档案信息的损坏、遗失问题。

1.3 档案管理人员不具备一定的专业素养

很多单位的档案管理人员由于不熟悉信息档案管理流程、缺乏一定的信息梳理能力、网络操作存在缺陷等原因，使得档案管理工作很容易出现问题。这些问题使得档案管理工作信息化始终无法进入正轨。只有既具有档案管理能力又具有计算机技术、网络技术的人才才能满足信息档案管理的要求，各单位在进行档案不管理信息化的过程中一定要加强对工作人员专业素质的重视。还要对工作人员的道德素养进行培养，没有良好品质的支持下，也无法进行档案管理工作。

1.4 档案管理软件缺乏一定的创新

信息时代档案管理工作的进行依赖于各种各样的档案管理软件，一个好的档案管理软件对档案管理工作的开展具有很大的促进作用，已有的档案管理软件还存在着一定的问题，或者缺乏一定的通用性，很多小单位由于缺乏一定的资金支持，所以无法建立完善的档案管理系统，档案管理流程也存在很大问题。档案管理软件的通用性对信息时代档案管理工作具有重要意义。现在的档案管理软件无法满足档案管理与电子政务系统、办公室系统一体化的要求，因此需要对当前的档案管理软件进行一定创新，在提高档案管理软件通用性的基础上降低档案管理软件的成本。各档案部门使用的计算机类型不同、各自开发的档案管理软件不同，这严重降低了档案信息的共享性，制约了档案管理的信息化进程。

2 提高档案管理信息化进程的创新策略

档案管理工作的信息化已经成为时代不可更改的趋势，为了适应信息时代到来的这一趋势，档案管理部门要加强对档案管理信息系统的重视，创建完善的档案管理信息系统，并通过各种方法来促进档案管理工作的规范化，已经成为当前档案管理部门额重点工作。上文中针对当代档案管理信息系统建设存在的问题展开详细分析，只有针对这些问题采取一定的策略，才能促进档案管理的信息化进程。下文将针对提高档案管理的信息化策略展开讨论。

2.1 提高档案资源的信息化程度

档案管理工作信息化的主要目的是为了更好的实现资源共享，使档案资源的价值得到最大的发挥，因此为了加快这一进程，必须加强档案资源的信息化程度。将一系列的文字档案、图纸档案转变为电子档案，这是档案管理信息化比较基础的工作。利用先进的信息技术，提高档案的信息化进程，这一过程相对比较繁杂，因为档案信息存储量比较大，所以必须有计划。分批次的进行，不然很容易造成档案资料的遗失、损坏。在实现档案资源信息化的过程中，可以进行档案、文件一体化管理，因为有的档案文件具有一定的历史价值，无法用电子信息所取代。利用计算机网络进行档案资源的共享，可以提高档案资源丰富度，实现海量存储，在这一过程，还可以实现档案资源的多处备份，有效解决了档案资源的遗失、损坏问题。

2.2 积极建立完善的档案管理安全保障体系

档案资源适当对其他资源而言比较重要的一项资源，因此在创建档案管理信息系统时必须建立相应的档案管理安全保障体系，这一体系可以围绕两方面来展开：一是档案信息的存储安全，二是档案信息的使用安全。在档案信息存储过程中，必须保证档案信息不被损坏、丢失，可以对系统设置一定的使用权限，即除了相关工作人员，其他人不得进行档案信息的翻阅，还有就是信息备份，这样即使档案损坏，可以确保信息没有丢失。任何人在使用档案资源时，必须进行人为的登记，获得许可才可以调阅档案，即使档案出现问题，也可以根据记录查找相关责任人。为了应对网上黑客等威胁，可以建立一定的网络监控系统、使用最新版本的杀毒软件。

2.3 努力提高档案管理工作人员的专业素养

档案管理人员是档案管理工作信息化的重要实施者，是实现档案管理信息化的中坚力量。因此档案管理人员的素质必须得到很大提高，才能满足时代发展对人的要求。为了提高档案管理的信息化进程，必须提高档案管理工作人员的专业职业素养，使工作人员既具有档案管理的相关能力，又具备相当的计算机技术。只有真正掌握计算机技术的高素质人才，才能够促进档案管理的信息化建设，所以要加强对工作人员的计算机能力培养，当然，也要进行一定的道德素质培养，培养他们高强度的责任感，不会为了一些非法利益，而进行档案资料的偷盗。

3 总结

档案管理信息化已经成为时代发展的一项趋势，各档案管理部门要加强对档案管理信息系统的重视，积极创建完善的档案信息管理系统。不断改正档案信息管理存在的一些问题，为促进档案管理的信息化进程采取各种有效措施，努力实现档案信息管理的创新发展。

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