信息化背景下如何加强数字档案管理

徐航

摘 要：文章首先介绍了数字档案管理的内容，对数字档案管理进行了说明，接着阐述了数字档案管理的重要性，揭示了数字化技术运用在档案管理上的必然性，然后从技术、管理、法制三个方面对数字档案管理系统存在的问题进行了描述，引发人们的思考，最后从人才战略、管理体系和法制规章、设施设备、先进技术的运用等方面提出了在信息化背景下加强数字档案管理的方法，从而更好地服务社会。

关键词：信息背景；数字档案管理；资源共享；技术

随着我国经济快速发展，科技能力也在不断提高，这些技术在现实中的运用为人们的生活提供了很大的便利。数字化技术在档案管理上的应用，不仅提高了传统的纸质档案管理效率，还为人们的生活带来便捷，促进了社会的发展。档案管理数字化是未来档案管理的发展趋势，而近些年来信息大爆炸和互联网快速发展，使数字档案管理存在的问题逐渐显现出来，基于此，研究如何加强数字档案管理这一内容非常重要。

1 数字档案管理的内容

数字档案管理是指利用先进的数字技术，对纸质档案进行扫描、录入等方法将档案信息存储到档案管理系统中，对档案进行管理的过程。运用在档案管理方面的数学技术主要有数字扫描技术、图片处理技术等，将纸质和图片上的数据转化为可存入计算机系统内的数字信息，同时还可对数据进行处理。

2 加强数字档案管理的重要性

2.1 有利于规范档案管理工作

对数字档案加强管理，使封闭式的档案管理转化成开放性的数字化管理，档案管理的方式由先前简单的记录和保存功能转变为数据收集、录入、提供服务和管理等多方面功能来完善档案管理工作。对档案管理进行数字化后，有利于工作人员充分运用先进数学科技，对档案信息和相关资源进行整合与分配、科学利用，服务于社会。

2.2 有利于提高管理效率与经济效益

在信息爆炸的现代社会，以往的信息管理模式已经不能适应档案管理数字化的发展。在传统的办公方式下，纸质档案的记录与处理都需要使用大量的纸张，造成了环境污染和资源浪费现象。纸质档案文件体积大，可以记录的内容少，处理过程中易损坏文件，在对纸质档案进行保管时也存在安全隐患。

2.3 有利于促进信息资源共享

随着我国经济的发展，各大机构对信息传递和使用效率非常重视。纸质档案的保存和检索都无法快速满足需求者，很难实现信息共享，而数字化档案可以解决这些问题。运用先进技术处理和保存档案信息，当员工有需求时可快速将文件资料传送过去，为需求者提供方便。但是，数字档案管理也不能完全满足要求，目前社会上公司里经常存在工作文件被窃取、被病毒化，很多单位和工作人员不愿将资源对外共享。在这种情况下，必须要对数字档案加强管理，提高档案信息资源的安全性，促进资源共享。

3 信息化背景下数字档案管理存在的问题

3.1 技术方面存在的问题

档案管理数字化是建立在互联网、存储系统和计算机技术基础上的，随着网络技术的发展，越来越多的问题日益凸显出来，主要体现在以下几个方面。首先，数字档案具有不严谨性。我们都知道存储在计算机上的文件容易失真、失读和损坏，这些缺陷可能会让资源信息受到破坏，不能再被使用。其次，数字档案存储设备和运行环境受不良因素影响。一旦发生这样的事故，存储在系统也就是在硬盘里的文件资料如果没有进行备份，数据相当于完全丢失，无法对档案信息的完整性和全面性保证。

3.2 管理方面存在的问题

管理方面的问题也影响着数字档案管理效率。从人的角度出发，档案管理员的管理意识薄弱，部分档案管理员还停留在穿用的纸质档案管理观念上，对数字档案系统的使用和流程都不太熟悉，也不知道如何处理数字化档案发生的事故。

3.3 法制方面存在的问题

虽然我国部分法律中有提到对数字档案管理的规章制度，但是目前为止，国家没有对数字档案建立完整的管理体系，不能为数字档案所有权益提供法律保护。随着科学技术的快速发展，国家和单位对档案管理的需求进一步加深，仅靠普通的档案方面的规章制度，不能完全保障数字档案信息的权益，这对档案管理数字化发展有一定的阻碍。

4 信息化背景下加强数字档案管理的方法

现在是信息爆炸的时代，数字档案管理存在的问题也日益凸显，在这种背景下如何加强数字档案管理是档案管理员及相关工作者的首要任务。

4.1 制定人才培养方案，设立奖惩机制

在数字档案管理过程中，人的作用非常重要。在聘请档案管理员初期，需对求职者计算机专业知识、系统操作能力、档案管理能力以及素质方面进行评定，在职期间对员工进行培训，培养他们的档案管理意识和快速准确操作系统的能力。设立奖惩机制，对业绩优异的档案管理员实行奖金或物质激励，对违规工作人员进行警告和处罚，有利于加深档案管理员对档案文件的重要性认识，提高他們的工作积极性。

4.2 建立管理体系，完善法律规章

通过制定完善的法律规章，对数字档案管理违法行为和处罚制度进行全面规定，让工作人员做到有法可依、有章可循。同时，建立有效的管理体系，加强数字档案管理。

1.建立有效的管理体系

目前，随着信息和网络的普及，计算机运行环境和网络平台的安全问题越来越多，数字档案在信息资源处理和保存过程中起着越来越重要的作用，所以建立有效全面的管理制度非常有必要。信息的安全存储与有效传递都是基于计算机技术和网络平台基础上的，因此要相应地建立管理体系，主要涉及到服务器、网络线路、硬件设备以及档案管理存储系统及其设备维护方面。设备和档案管理工作人员要履行自己的职责，做到“谁的工作谁负责”，对设备和档案系统进行规范管理与利用，加强数字档案管理。

2.完善法律规章

目前，黑客入侵电脑盗取机构的机密文件事件经常发生，在数字档案机构中，也发生过这样的事。因此，建立起档案安全的法律规章从而加强数字档案管理，让工作人员做到有章可循、有法可依。主要可从两方面来完善档案法律法规，一方面是提高数字档案信息传递环境安全法律法规，在任何行业，每天都会形成和传递非常多的档案信息，网络平台作为信息传递和使用媒介，运行环境安全非常重要。另一方面是制定档案内容保护制度，这部分内容包括数字档案信息知识产权保护、档案信息归档与管理等。

4.3 加强设施设备建设

硬件设施设备是数字档案管理工作开展的载体，必须加强这方面的建设，通过采用先进完善的存储系统和计算机设备，可以保障数字档案信息的安全。

1.数字档案信息资源的存储设备

一个良好的信息存储设备不仅能安全存储大量的信息，还能保证信息长期有效且能快速存取。所以在一开始选择档案存储系统时，要选择与档案信息相匹配、质量上等的设备使用，目前我国大多数档案管理机构使用的数字化技术是光盘刻录技术，这种技术具有储存空间大、存取方便、成本低以保存的优点。另外，要对档案信息进行备份来保证信息的安全，还需对备份设备进行管理和维护。

2.数字档案信息资源的传递设备

数字档案信息主要通过网络平台和计算机技术向需求者传递。在选择计算机设备时，要全面考虑到计算机的性能和属性，并对网络设备、中继器、网络线路等传递设备进行定期维修维护、保管等工作，从而加强数字档案管理。

4.4 加强科学技术手段的运用

科学技术是加强数字档案管理最重要的手段。先进的信息技术促进了档案信息数字化的发展，档案管理员可通过不断运用新技术来达到加强数字档案管理的目的，方便信息在档案系统的存取与保管，以及阻止木马病毒和黑客入侵，保障数据的安全。

目前，档案数字化在档案管理的地位越来越重要，加强数字档案管理，有助于维护档案信息的完整性和准确性，更有助于档案机构向需求者提供全面的服务，促进社会的发展，所以对如何加强数字档案管理的研究非常有必要。虽然目前数字档案管理存在安全问题，但科学技术在不断发展，管理制度也在逐步完善，档案管理数字化已经是现代档案管理行业的发展趋势。档案管理从事者应全面提高对数字档案管理的重要性认知，努力学习科学技术知识，进一步加强数字档案管理，更好地服务用户，服务社会。

参考文献

[1]向立文. 档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学，2004.

[2]谭大方. 数字档案资源安全保障体系构建研究[D].天津师范大学，2016.