以PPT为主要工具的档案课程设计方法

孟祥喜

摘 要：本文以某公司档案培训为例，结合档案培训内容，就培训课程制作的顺序、方法以及相关注意事项进行了论述。

关键词：PPT；档案培训；培训方法

PPT一般是指微软公司的演示文稿软件。用户可以使用投影仪或者计算机等设备对演讲内容进行演示，也可以将演示文稿以讲义的形式打印出来，现在PPT已成为多媒体教学的重要手段。但是，在PPT培训教学过程中，一些讲师认为会用课件就好、实用就行。简单的将其作为黑板板书的替代品，制作的PPT仅简单的将以前的板书内容复制到软件上，不注重页面布局和颜色搭配，滥用艺术字等。[1]无形中影响了艺术效果。笔者从参加的一些档案培训出发，结合自己的一些授课经历，以某公司为推进档案管理规范化内部认证体系建设以及标准化档案室建设为目的组织的一次培训为例，就其中档案培训ppt制作、内容架构方法等做一介绍。

1 每张幻灯片在制作时需要考虑的几个方面

1.1 所用时间

在制作每一张幻灯片的时候首先要考虑的是本页幻灯片演示的时间长度以及和学员互动的时间长度。一般一张幻灯片停留时间一分钟左右为宜，核心内容可适当延长。比如培训目的、学习目标的介绍，半分钟时间即可。

1.2 目的

此处的目的是指重点说明本张幻灯片要达到什么目的，而非本课程的目的。每张幻灯片在制作时要有明确的目的。可以介绍档案工作的重要性，档案工作的内、外部驱动力等，基本与课程大纲保持对应。

1.3 重点

一张幻灯片中可能需要说明一个或几个要点，但关键是要注意突出本张幻灯片要说明的核心。如某企业培训目的是推进公司档案管理规范化内部体系认证，创建公司档案室。那么介绍培训目的的幻灯片就应该将 档案规范化、内部体系认证、标准档案室建设作为介绍培训目的的幻灯片的重点内容。

1.4 授课方式

一般分为讲授式或引导式。单纯介绍知识性的一般采取讲授的方式，将要说明的知识点通过讲师直接传达给学员。引导式一般要传授的知识点与学员能够产生某种联系，这种联系或是工作上的，或是生活上的。如课程开始时对学员心中档案工作什么样子的询问，就属于引导式的问题。这种问题便于了解学员对培训内容的了解情况，同时好的引导能拉近师生间的距离。

1.5 授课流程及步骤

每张幻灯片中的内容要按照一定的流程和步骤进行讲解。一般在课程中每一部分的开始对本部分要讲解的内容进行讲解流程和步骤的规划。比如在培训中一般都会涉及学习目标的讲解。对此授课流程可以安排为先介绍案例，以故事的形式吸引学员的注意力，然后从案例中进行提问学员受到什么启示，并进一步追问学员心中的档案工作是什么样子等。

1.6 参考话术

在幻灯片演示过程中，为保证语言表达的多样与自然，要对每张幻灯片中涉及的话题如何引入、如何表达、如何过渡到下一个话题进行设计，目的是列出讲师要说的话以及引导学员活动的话语指引。比如在课程的开头可以用“咱们首先看一个案例”在案例讲解结束后可以用“大家通过刚才的案例得到什么启示呢？”使每个知识点之间达到顺利衔接的效果。

2 课程构架

2.1 题目

一个ppt课件的构架有基本固定的模式，笔者以常见的格式为例说明：首先是培训的题目。题目可直接点明主题如“档案业务培训”，也可以是引导式的题目如“档案整理跟我学——档案室建设、标准化体系建设”等。如果其他一些涉及档案普及性的知识较多，如档案的价值、作用等，具体业务知识较少，也可以取一些有底蕴的名字，如“兰台知多少”等。

2.2 培训目的

要明确通过此次培训想要让学员了解哪些知识，掌握并能运用哪些知识。如通过这次培训我们要了解档案的价值、意义和档案管理内部体系认证的基本知识，掌握档案标准化的操作知识。能够对文书档案、会计档案等进行熟练整理等。

2.3 学习目标

在明确培训目的的基础上，要列出学习目标。学习目标要与培训目的一一对应，是对培训目的的细化，并为下一步列出培训大纲打下基础。比如针对“配合推进公司档案管理规范化内部认证体系项目及在公司创建标准档案室”的培训目的其学习目标大概可以分为“理解档案共组哦的重要性，了解档案工作的各个组成要素以及掌握档案室等级认定的步骤”。如此使学员对自己要学习的内容轻重缓急心里就有了大概印象。

2.4 课程导入

明确了学习目标，就要通过问题、故事、或者互动游戏等方式导入到正式的课程学习中。如果引入故事一般要与受训公司或学员有关联，这样易唤起学员的亲历心理。其次要具有典型性，是真实的案例，让人能够印象深刻。比如某学员所在公司的下属企业因工程结算问题与设备厂家、施工单位经济纠纷不断，诉讼频频失败。其原因就是工程档案遗失严重，相关合同无处可寻。痛定思痛，该公司开始定岗专职档案员，并对档案进行数字化整理，目前企业档案工作平稳运行，尚未再因档案问题产生经济损失。这样学员就对档案及档案工作的重要性有了形象的认识。讲故事一方面是为了培训的趣味性，另一方面要引出导师想要学员思考的东西。比如上述故事目的在于让学员既对档案工作有了初步的了解，通过提问学员的感受与想法又能让学员自身对档案的了解与接下来要讲的档案工作的内容形成一种吸引。诱导学员聚焦于下面的内容。

2.5 编写大纲

大纲是正式内容的引入，一个培训课件必须要包含大纲章节，通常将大纲中内容分三个部分，每個部分再分三个小部分，这是符合人们的接受心理的一种分法，也可以根据需要分成四个部分，但不宜太多。如在本培训课件制作中可分为四个部分：档案工作的定义、档案工作的要素、申请等级认证的流程、步骤、制定实施计划。

2.6 核心内容讲解

介绍完大纲内容后就进入核心内容的讲解，根据所列大纲将每个知识点通过陈述、例证、故事、提问等方式展现出来。需要注意的是在每一部分讲完后应对该部分进行小结。就本部分讲述的知识点通过几句话简单的概括一下，对需要掌握的内容注意重点进行强调。同时在知识点的讲述中尽量多用图片、数据等，心理学研究表明，人们通过听觉获得的知识能够记忆的大约占 15%， 从视觉获得的知识能够记忆的大约占 25%，而听觉和视觉两种感官同时接受信息，能够记忆的大约占 65%。[2]因此，多采用照片、音视频与单纯的文字表述相比更为直观、形象，也更能吸引听众的注意力。尤其是在介绍库房设施设备，档案装具以及档案摆放等内容时，播放实地拍摄的图片比单纯的讲解描述效果要好很多。

2.7 课程结尾

讲完培训的核心内容后不可迅速结束课程，否则会给学员一种戛然而止没有讲完的错觉。可以在结尾部分对本次培训的内容做一个大概介绍，或者谈一些相关的感想，尽量涉及一些与学员能产生共鸣的话题，以此将本次培训中学员的情绪在一个较为饱满的状态下收尾。

如今，PPT 作为一种已被广泛应用的课程培训工具，如何在档案培训课程设计制作中有步骤、有章法的进行，还需要档案培训人员在实践中特别是一线教学实践中进行理论和实证研究的循环， 以不断地完善 PPT设计与应用的水平， 实现信息技术对提升教育教学质量的有效支持。[3]

参考文献

[1] 张坤，谷永红，张扬.PPT教学存在的认知误区分析与对策探讨.高教论坛，2015（10）：74.

[2]王静.PPT 在专业教学中的应用[J].计算机与网络，2009，（14）：207.

[3] 钟志贤，张晓梅.全新思维视域下的PowerPoint设计.中国电化教育，2011（4）：91.