关于做好档案收集工作的思考

阳元华

档案资源建设是档案事业一项带根本性、具有战略意义的工作，是档案事业的基石，关系到档案事业的可持续性发展，是我们做好档案工作的前提和保证。档案的接收和征集是丰富档案资源的重要途径和手段，是档案业务工作的基础。

1 档案接收和档案征集工作的目的和意义

《中华人民共和国档案法》对档案的定义：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”一个单位的档案是其主要职能活动和基本历史面貌的真实记录，见证了单位发展的轨迹，是单位的宝贵财富。档案的接收和征集是档案管理工作的第一个环节，接收和征集工作做得好不好，决定着档案工作规模的大小，直接影响着案卷质量的高低及档案服务能力的强弱。所以我们要加大档案接收和征集工作的力度，使有价值的档案资源向档案部门汇集，建立一个门类齐全、内容丰富、具有行业特色的信息中心，为后人留下系统完整而又珍贵的档案财富。

档案来源于基层、来源于机关各职能部门，档案的收集需要各单位各部门的配合、支持。因此，在现实工作中，由于归档制度不够健全、档案人员自身业务能力不强以及个别干部档案意识比较淡薄都会使档案接收、征集工作遇到这样或那样的困难和阻力。如何提高档案管理工作水平，首先要解决档案收集工作中遇到的困难和问题。

2 檔案收集工作中存在的问题

1.有些档案人员业务知识不够全面，对相关法律法规文件学习把握不够，对本单位制定的文件材料收集范围即“三合一”制度没有完全理解，没有搞清楚哪些文件材料是必须归档，因此，部门或基层单位交什么就收什么，没有做到档案工作应归尽归、应收应收、应管尽管的原则，导致档案门类不齐全，库藏不丰富，入库档案缺乏行业特色。

2.墨守成规，缺乏与时俱进的精神，档案部门收集、管理的档案仍然停留在文书、会计、人事档案方面，忽略了因计算机技术的广泛运用和办公自动化的发展而形成和产生的电子文件、磁性载体材料的收集归档。

3.有些同志档案意识淡薄，主要表现在：有的人认为档案留在本部门，查阅起来方便，不愿意向档案部门移交；有的人认为一些比较重要的档案留在自己手中更安全，交给档案部门保管反而不放心；还有的人把一些部门留着没多大用处，丢掉又可惜的材料交到档案部门来要求帮着保管。

4.有些部门人员认为归档立卷是档案人员的事，和自己没有关系，把本部门产生、形成的文件材料不经过系统整理，就直接移交给档案部门。

针对这些问题和现象，我们应该从健全制度入手，使档案的接收、征集工作有章可循，推动档案接收、征集工作的顺利开展。

3 做好档案接收、征集工作的几点思考

1.依法治档，建立健全归档制度。为了适应新时期、新形势和新的要求，档案的规范化、现代化管理水平也要不断提高。完善本单位各类档案的规章制度，是保证档案工作规范化的保障。将规范化的档案管理以制度化的形式明确下来，使得档案工作有章可循，档案人员在收集档案材料时，有较强的针对性，也能得到各部门和单位人员的积极配合，大力提高档案材料的收准率和收全率。

2.大力宣传《档案法》，强化全员档案意识，树立“档案收集、人人有责”的思想。在宣传的内容和方式上要勇于创新，宣传档案工作的历史、宣传新时期档案工作发展目标、宣传建设“三个体系”的新举措、宣传以《档案法》及其《实施办法》为核心的档案法律法规、宣传档案工作取得的成绩和档案人员的职业风采等等。采取图片展、宣传栏、制作多媒体宣传片、在局域网上设立专门网站等多种形式进行宣传，每一位档案员在接收、征集档案过程中、在提供档案借查阅服务时，都可以进行档案知识的宣传，把档案宣传融入到日常工作的点点滴滴中。全员档案意识的提高，将有助于档案接收、征集工作的开展。

3.档案收集工作开展是否顺利，离不开单位领导的重视和大力支持。档案人员可以邀请领导参加档案的相关会议和业务培训，请领导深入档案管理工作现场听取汇报，增进单位领导对档案工作的了解，并将档案工作中取得的成绩、遇到的困难多与领导沟通，获得领导的重视和支持，对解决档案收集工作中遇到的困难将发挥巨大作用。

4.建立档案人员网络系统。档案管理工作做得好与不好，可以反映出一个单位的管理水平，而档案接收和档案征集是档案管理工作中最重要的工作环节。各部门和单位要确定一名档案整理、立卷人员，负责本部门职能活动中产生、形成的文件材料的整理立卷工作；档案人员要加强档案收集工作前的业务检查和监督，做好部门立卷工作业务指导。

5.加强对档案人员的教育，提高档案干部队伍素质。充分认识档案“存凭、留史、资政、育人”特殊价值，作为档案事业的一份子，要充满自豪感、使命感，自觉遵守国家相关法律法规，增强档案法制观念、提高档案意识，加强业务知识的学习，不断提高档案管理水平。

档案管理工作是一项基础管理工作，涉及到全局工作的方方面面，是每一项工作最终环节，只有全局上下高度重视档案工作，各立卷部门与档案部门保持良好的沟通配合，才能真正实现档案集中统一管理，才能确保案卷质量，才能发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用。