事业单位档案管理信息化建设研究

蔡明丽

摘 要：针对事业单位档案管理信息化建设方面的问题进行研究，分析了事业单位档案信息化管理所存在的特点，其内容有储存环境方面具有优势、查询和使用方面存在优势两方面内容。结合这些内容，总结了如何实施事业单位档案信息化管理，以期提升事业单位档案管理水平，减少档案管理人员工作量。

关键词：事业单位；档案管理；信息化管理；电子档案；信息资源

伴随着经济的发展、信息的进步，计算机技术得到空前发展。我国事业单位档案内容十分繁杂，档案管理工作十分繁重。传统纸质档案管理方式已经难以满足当代事业单位对档案管理的需求。档案信息化管理是事业单位档案管理未来发展趋势和必然趋势。因此，对档案管理的信息化建设进行分析意义深远。

1 事业单位档案信息化管理特点

1.1 档案存储环境优势

传统事业单位，档案基本上使用纸张记载，对档案进行管理需要预防发霉和虫蛀问题，这种档案对存储环境提出较高要求。尤其是对年代相对久远的纸质文件，受到灰尘和空气影响而产生氧化或变脆，这就导致档案管理工作受到严重影响，如果档案受到损害，很难再修复。因此，事业单位可以直接通过电子档案方式进行档案留存，并且对数据进行备份。通过光盘、硬盘等作为载体，对档案进行留存，和纸质档案相比，对储存环境要求较低，仅需无磁场干扰的环境即可。

1.2 档案使用、查询优势

事业单位传统档案管理、查询和借阅等方面，需要办理相对繁琐和复杂的手续，查询或者借阅者要提出申请，得到批准之后才能进入档案室，进行人工查阅。工作人员经过多番查询，一定会对纸张带来一定损坏[1]。同时，因为多次查阅，会促使纸张过多接触空气和灰尘，进而导致档案遭受破坏。采用信息化管理方式，查询者自主进行网站登录，对所需档案进行收索，对电子档案文档进行浏览。这种方式具有较强的可操作性，而且方便快捷。对电子档案进行查阅，并不会导致档案本身受到损坏。因此，对其进行使用和查询过程中，是传统纸质档案不能相比的。

2 事业单位档案管理信息化建设

2.1 建立档案信息网站

档案网站属于事业单位档案部门在网上建设的信息站点，通常情况下，是通过网页的形式为人们提供相应的档案信息和服务。人们通过这一网站，对所需档案信息进行咨询和查找，并且对电子档案进行归档或者直接使用。这一状态属于档案信息化的主要目的，同时也是档案数字化的重要标志和重要手段。

对档案进行信息化建设过程中，可以将档案管理系统直接归入到事业单位的管理信息系统当中，从而建立一体化系统，并且将本单位各个部门信息进行统筹分析，进而实现资源共享，促使档案管理所产生的综合效益和系统效益等得到有效提升。以某事業单位为例，其在档案管理信息化系统进行建设的过程中，对具备升级能力和开发能力的档案信息管理系统进行使用，这能够在一定程度上实现档案管理信息化。这一网站和网络管理需求相适应，具备相当强大的检索功能，促使计算机优势得到充分发挥。对信息档案网站进行建设的过程中，要选择相对标准的设备[2]。所选的产品要和当下国内外相关标准相符合，最好选择当下被广泛使用的主流产品，进而得到国内外实例雄厚的软件公司和硬件公司等的支持。通过这种方式，促使软件升级换代得以保障，促使重新开放的成本节省下来。保障对设备进行合理化设置，网络具有一定的吞吐能力，能够对时间进行相应。

2.2 推动档案管理信息资源数字化

促使档案信息资源数字化，对档案信息化建设具有重要意义，并且对档案原件提供保护功能。档案数字化对先进的信息手段进行使用，将档案部门中不同物质载体形式进行转化，使其成为数字化信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，可以在网上对相应信息进行发布，并且提供一定的服务。实现馆藏档案全文数字化，并不是将全部的馆藏进行数字化，而是将馆藏最为载体，对档案资料的数字化做出整体性的分析，将其中的重点进行突出，进而对这些内容进行逐步解决。建立数字化档案，并不说明传统档案管理的消亡，两种档案管理方式应当处于一个长期共存的状态，并且相互弥补。

2.3 规范档案信息化

档案信息化管理，需要本着规范、标准化原则，这是进行档案信息化管理的重要工作，同时也是对档案信息化建设水平进行衡量的标准性工作。事业单位对档案进行信息化管理过程中，需要结合我国规定的信息化档案管理标准进行，事业单位结合自身发展实际情况和对档案管理的需求，制定符合本单位发展的档案信息化管理体系，在日常实践过程中，对这一体系进行不断完善。以某企业为例，其建立的档案目录数据库和国家标准相符合，这有利于实际操作。此外，这一单位针对各个立档单位和档案内容、著录项目以及数据库结构以及各式等均作出了统一的管理方案[3]。针对档案数据库管理上的软件以及硬件中所存在的文档档案馆等方面，促使数据共享目标得以实现，这种情况下，对于原件不同而引起的数据难以转换问题有效解决，并解决了数据无法读取的问题。

2.4 对事业单位档案信息资源进行扩充

进行档案管理过程中，其中的硬件是事业单位档案信息化管理的重要保障，对信息化档案进行管理的过程中，要对数字储存设备、数据库、网络等进行精准计算。针对这种情况，事业单位对档案进行信息化管理之前，要确保资金投入充足，确保信息化建设能够顺畅进行。如果事业单位想要保障对信息资源进行持续性转化和扩大，继续开展档案工作，一定要先建设档案管理硬件。硬件属于电子档案储存的载体，事业单位档案信息十分庞大，档案内容相对繁杂，对其进行储存，需要足够大的光盘，这些光盘必须对储存的数据进行长时间的保存。因此，对硬盘的等设备进行选择过程中，要充分考虑其性能、稳定性以及受外界影响程度等因素。通过这种方式对档案资料进行有效保存。

当前，大多数事业单位对档案进行管理的过程中，依旧通过纸质档案方式进行储存，信息资源大多以纸质为主，为了对这些内容进行科学管理，对信息进行转化过程中，需要确保档案数字化，然后对这些内容进行录入，采用电子档案方式进行二次保存。通过这种方式，不但能够对档案进行安全保管，并且为人们的查询和使用提供了方便。此外，在事业单位中，每一份档案均是连续存在的，管理时注意不能中断[4]。对此，对档案进行管理的过程中，需要重点考虑档案的连续性，避免档案顺序错乱，进行管理时，认真整理旧档案，同时对这些内容进行合理归档。只有这样，才能确保原有档案具有一定的延续行，进而建立相应的档案资料库，为今后的档案管理奠定坚实的基础。

3 结束语

总而言之，传统纸质档案管理方式无论是在管理上，还是在查询上，均有着极大地不便。因此，事业单位要建立相应的档案信息化管理网站，对本单位档案进行科学管理。同时，选择具有升级和开发空间的软件进行档案管理，选择性能优质的硬盘进行档案信息储存，最后对档案信息资源进行适当扩充。

参考文献

[1]苏红. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 理论观察，2014，05：127-128.

[2]张晓伟. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与相关方法[J]. 科技传播，2015，21：142-143.

[3]史向云. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，05：166-168.

[4]郭鹏. 浅析事业单位档案管理信息化建设的可行性路径[J]. 才智，2016，25：248.