浅谈电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

摘 要：由于社会信息技术的发展以及社会经济发展速度的不断加快，电子文件档案化管理更加符合现代社会发展的趋势。想要做好电子文件档案化管理工作要创新思维方式，从而更好地面对档案工作中棘手的问题。因此，本文主要探讨电子文件档案管理与传统档案管理的区别，为现今的档案管理工作提供合适的参考意见。

关键词：电子文件档案化；传统档案管理；区别

社会经济的发展使得电子信息技术迅速发展，办公室工作向自动化与网络化方向发展。各个单位用自动化管理系统取代了传统的手续繁琐的办公文件，更多的日常工作内容直接使用计算机与网络进行。信息技术的发展产生了大量的电子文件，电子文件与传统的文件一样具有形成、管理与处置阶段，进行电子文件档案规置并交由档案部门集中管理。本文主要探讨电子文件档案管理与传统档案的区别。

1 电子文件档案与传统档案管理的归档时限的区别

传统档案管理与电子文件档案管理归档时限具有差异性。传统档案的归档时间是在完成了所有的档案资料之后，由相关的档案管理工作人员或者文书的工作人员对档案进行统一的收集，并合理而及时有效的归档与保管。而电子文件档案更加容易复制与调配阅读，在归档之后不会对相关部门查找和利用档案资料产生明显的影响，所以，电子文件档案在文件办理完成之后或者在规定的周期时间内，就能对档案进行归档，归档时间更具灵活性，通常电子文件的归档时间不用延长。

2 电子文件档案与传统档案管理的归档方式的区别

2.1 传统档案管理的歸档方式

对传统档案进行归档，要求档案具有全面性、系统性以及完整性的特点。在进行档案归档的时候，要注意档案资料的整体性以及完整性[1]。对所有的案卷进行归档时，要以案卷的顺序为基础，根据其正确次序进行系统地排序，保持卷和卷之间的相应联系，归档的档案资料要有完备的归档手续，保证档案工作的准确性。

2.2 电子文件档案的归档方式

介质传递和网络传输这两种方式是电子档案归档的主要方式。通过电子档案进行归档，电子文件的方式表现的内容不够直观，在归档过程中，从外观上相关的档案管理人员无法直接地发现档案的内容。所以，在进行电子文件归档时，首先要对电子文件的产生以及形成的方式有个全面而系统的了解，同时，在电子文件归档时，电子文件的形成单位要提供必要的技术说明，说明内容尽量详细可靠，并配套地提供完整的磁带、光盘的档案号、名称、主要内容以及版权和档案著作人。另一方面，在电子文件归档时，由于电子档案容易受到网络的影响，会造成档案资料的遗失。所以，在归档时要对档案进行备份处理，一份为电子档案原件，另一份为纸质档案资料。

3 电子文件档案与传统档案管理的收集范围的区别

3.1 传统档案的收集范围

从信息与载体的关系来分析，传统档案收集的范围主要是档案信息和与之密切联系的档案文件类型，主要包括所有的纸质文档和浓缩型的档案等[2]。以档案的收集对象来划分，传统档案收集方式主要包括：（1）现行机关档案，现行机关的主要内容是指正在进行的日常活动的独立机关。在日常档案管理过程中，具有保持和查考利用价值的所有档案资料。（2）撤销机关。撤销机关工作中保留的各种档案资料，具有长久的保持与参考的价值。收集的资料一般是中华人民共和国成立之前的事，包括革命政策档案以及旧政权档案等。

3.2 电子文件档案的收集范围

电子文件档案收集的范围不但要以《档案法》相关规定、国家档案局里的相关文件要求为基础，还要结合电子文件档案的自身特点灵活地进行档案资料收集工作。所以，电子档案的主要收集内容包括：（1）本机关职能行使和行政管理或业务管理活动中形成的各类文件，要针对一些需要保持草稿的重要性文件，在进行资料修改时也要将原文保留，加版本号后进行累积，草稿与定稿要一起进行归档。（2）利用现代的计算机等先进设备做辅助性的设计、制造以及检测等技术形成的有参考利用价值的各种类型的电子文件。（3）收集本机关制作的各种类型的数据文件，例如：数据库、图形库或者方法库等。（4）机关制作的一些文本文件、图形、模型或者其他数据文件，各种程序的命令文件，其中包括：计算机的应用程序、控制程序和管理程序等。（5）与电子文件有关联的各种类型的纸质文件。（6）在对电子文件进行读取时需要相应的技术设备或者电子文件读取软件等技术支持，所以，电子文件档案在收集过程中要对技术设备操作和读取资料时需要相应操作软件资料进行收集。

4 电子文件档案管理与传统档案查询方式上的区别

电子文件档案的查询方式与传统档案具有差异性。对于电子文件档案而言，只有符合相应的条件的客户才能注册，登记并成为电子文件中心的会员，会员可以进行远程登录，在电子文件中心对会员身份确定无误后进行可进行档案查阅，并查阅相关的电子档案信息，同时要在网上记录借阅登记记录和缴纳相应的查询费用[3]。 而传统的档案，任何人都能进行查询，通常采用人工编制的检查工具进行检索。对传统档案进行查询的人需要拥有我国的合法身份证件，对于已经满了应管期限的，可以利用较开放的档案进行查询。

5 结语

总而言之，档案管理工作是一项比较系统性的工作。传统档案管理与电字文件档案管理具有很大的区别，相关的档案管理人员在进行档案管理工作之前要善于区分它们之间的区别，从而保障档案管理工作的有效进行。

参考文献

[1]王碧英.论电子文件档案管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2014，25（02）：36—38.

[2]张丽鸿.浅谈电子文件的档案化管理[J].陕西档案，2015，79（01）：96—101.

[3]徐晶.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].科学与财富，2014，69（06）：32—36.

作者简介

尹晓莹（1979-），女，汉族，吉林洮南人，2009年毕业于中共吉林省委党校法律专业，现供职于洮南市商务信息中心。