宁波市开发区电子档案深度管理研究

摘 要：宁波市目前共有13个开发区，各开发区的档案管理模式不尽相同，有些把职能放在综合、文秘科室，有些单独设立了档案科，有些成立了开发区级的档案馆。随着各开发区近几年来的高速扩张和飞速发展。目前，在开发区范围内建立统一的电子文件收集、登记、保管、利用制度，加强电子档案的技术保护、登记备份、开发利用和监督检查，制订具体的电子档案管理措施，变得尤为重要。

关键词：开发区；电子档案；管理；研究

随着现代信息技术的高速发展和办公自动化系统的普及，电子文件逐步成为现行文件的主导形式。所谓电子文件，就是能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储并能在网络上传输的数字代码序列。具有档案保存价值的电子文件，需要及时进行归档保护，归档后的电子文件即形成电子档案。和传统的纸质档案相比，电子档案具有自身的特性，如电子档案对设备的依赖性、电子档案载体的非直读性、电子档案对元数据和背景信息的依赖性和电子档案信息与载体的相分离性等。因此，电子档案的整理方法和管理手段也和传统的纸质载体档案有很大的差异。

1 加强开发区电子档案管理的意义

电子文件的信息形态是数字化的，其信息与载体具有可分离性、易更改性。档案的本质属性是“原始记录性”，是历史的真实记录，具有法律效力。因此、保证电子档案的原始性、完整性、真实性，充分发挥电子档案的凭证作用，是电子档案管理工作首先要解决的问题。电子档案作为国家信息化战略的重要组成部分，电子档案信息的安全事关经济发展、社会稳定、公众利益和国家安全。开发区作为各地经济高速发展的引擎区、创新发展的示范区，加强区域内电子档案的统一、规范、高效、安全管理显得尤为紧迫和重要。

2 开发区电子档案管理存在的问题

1、开发区各职能部门对电子档案的认识和归档意识普遍较弱。开发区各部门因为职能划分的不同，各自负责自己部门档案的整理，也包括电子档案的归档整理。在实际操作中，因为电子文件的传输性、内容信息的可随意修改性、对产生文件的计算机的依赖性，使得电子文件的保存具有其特殊性。现在开发区各部门的档案员基本上都是兼职人员，对电子文件的归档保存意识较弱，各部门产生的实时电子文件基本上都没有进行及时登记、备份，一旦计算机系统出现故障或瘫痪，所有的电子文件信息都有可能受到影响甚至全部丢失，后续电子档案的完整性和准确性将大大降低。

2、开发区缺乏针对电子档案管理的标准和制度。电子档案管理是一项极复杂的技术工程，目前电子档案管理中存在着两个方面的问题：一个是电子档案的凭证性，即如何在电子档案的管理中，采取必要的技术措施和手段保证电子档案的凭证作用。电子档案的凭证性与纸质档案的凭证性有着明显的区别。一个是电子档案查阅利用的安全保障，即如何充分利用信息与网络技术的优势，提供方便、快捷、高效的档案利用服务，如何在查阅利用中保证电子档案的内容、信息和载体的安全。没有统一的针对性的电子档案管理标准和制度，无法有序的开展电子档案的各项管理工作。

3、开发区缺少统一、规范的电子档案著录规则标准。电子档案的数据结构著录规则，目前所遵循的框架格式主要是采用国际标准化组织制定的《ISO-2709 1996信息和文献工作——信息交换格式》标准，且主要是用于建立机读目录数据库。这个标准在国际上有两大系列：一个是欧美国家的《英美编目条例》；一个是国际通用机读目录格式，即《国际标准文献著录》。目前国内在这方面尚在研究和试验阶段。同时，国内一体化的文件、档案信息分类和编号体系也没有统一建立起来。

3 加强开发区电子档案管理的措施

1、加强日常电子文件收集和保存，建立電子文件安全管理制度。电子文件的产生、存储、检索、传输都是即时进行的，因此需要加强日常的收集和登记，同时制定电子文件安全管理制度，堵塞电子文件安全管理方面的漏洞。安全管理制度要遵循两个原则：一是电子文件的制作过程责任要分散。在工作人员数量和素质允许的情况下，不集中由一人实施全部与电子文件安全有关的功能。各部门联合制作的电子文件、重大项目、重大活动的电子文件，要注意划清制作人员的责任范围，使每个参与人员都能各负其责。二是保密性较强的电子文件的制作要采取“不单独和限制使用期限”的原则。不单独原则是指在人员条件允许的情况下，由单位负责人指定两个及以上可靠且能胜任工作的档案专业人员，共同参与每项与安全有关的活动，并通过签字、记录等方式证明。限制使用期限是指任何人不能在一个与档案保密有关的岗位上工作太长时间。保密工作人员应经常轮换工作位置。同时要对档案从业人员进行不定期的教育和培训，不断提升他们对电子文件的认知、制作和后续管理的水平。

2、统一电子档案归档格式，加强电子文件归档管理。逐步建立文档一体化的文件、档案信息分类和编号体系。使电子文件形成系统与档案管理系统之间，通过具有管理意义和检索信息作用的分类编号体系建立有机联系，为实现对电子文件形成端的控制，为实现网络化、分布式的电子文件、档案管理，为电子档案信息的广泛共享和服务提供基本的检索工具。此外，还可以建立电子档案统一接收数据格式，由档案部门建立统一的电子数据接收模板，并把模板放置在内网上，由各部门（单位）自行按需下载和使用。电子文件归档管理应参照纸质档案收集、整理、鉴定、保管、利用的标准，有效保证归档电子文件的真实性和完整性。电子文件的形成者或承办者要了解电子文件归档的工作内容和具体要求，在电子文件形成阶段就要开始收集积累工作，建立必要的记录和登记制度。归档的电子文件必须真实、完整，能系统地反映工作的过程和结果，对一些研究成果的归档，还应要求其成果与实际的技术状态要保持一致。电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理，同时对归档的电子文件进行检查、检测和验收。电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档。开发区可以根据自身的经济、发展、功能定位特点，在电子文件归档管理上进行一些统一性的、前瞻性的研究和尝试。

3、积极开展电子档案登记备份制度。电子档案备份的形式有三种：一是在各级综合档案馆进行登记备份，如宁波市的各开发区可以在市级综合档案馆进行统一的电子档案登记备份；二是在磁盘、光盘、硬盘等载体上进行电子档案备份，这种方式每隔2年需进行抽检，每隔5年需重新转换1次；三是对电子档案进行异地减灾备份，目前的市级档案馆在使用这种方法；四是对电子档案数据进行云备份。这是近年新兴的一种档案备份方式，用来防止应对突发事故对电子档案的损毁和灭失风险。此外，区内所有需备份的电子档案元数据，也可以按年度在专业档案级光盘进行刻录再备份，以保证电子档案数据的实体和信息的安全。

电子档案的保护技术目前还处于初步探索阶段，还没有形成一个明确的系统和一套成熟的技术体系，载体及其保护技术的可靠性还有待进一步研究、检验和论证。因此，开发区内的电子档案和纸质档案还会有一个长期并存、共同发展的过程，要实现电子档案对纸质档案的完全替代，还需要档案工作者付出艰辛的劳动和不懈的努力。目前，我们要采取可靠的安全防护技术措施保证背景信息和元数据的完整性，为开发区内电子档案管理工作的开展打下坚实的基础。档案管理人员要全面了解电子文件的形成特点和运行规律，利用专业知识进行科学指导和管理，维护电子档案的真实性、可靠性和长效性。

参考文献

[1]申新彪.电子档案的安全管理和防护.科学之友，2013年1月

[2]侯晓薇.电子档案的管理与开发.安顺师范高等专科学校学报，2006年12月第4期

[3]刘洪，马仁杰. 电子档案管理探微. 合肥工业大学学报（社会科学版），2005年10月第5期

[4]赵伟东.电子档案蓝光存储应用探究.《 档案学研究》，2015年第3期

作者简介

郇菁菁（1981-），女，汉族，浙江省宁波市，宁波国家高新区管委会办公室，档案中级，本科，研究方向：档案管理。