浅析中学电子学籍档案管理存在的问题及对策

摘 要：近年，随着人们教育意识的普遍提高，高学历人才越来越多，而学籍档案作为学生在校期间综合素质发展的体现显得尤为重要。本文对中学电子学籍档案管理存在的问题进行探讨，并提出了相应的改善对策，以期为电子学籍档案管理工作提供参考依据。

关键词：中学；电子学籍档案管理；对策

电子学籍档案能够全面地、完整地记录学生在校期间的学习、生活情况，间接反映学生的德、智、体、美、劳等方面的发展状况，是学校档案的关键组成部分，具有高效、快捷、优质等特点。当前许多中学已经拥有自己独立的电子学籍档案管理系统，管理工作已形成一定的体系，但是电子学籍档案处于发展初期，许多实际性问题尚未得到解决。

1 现阶段中学电子学籍档案管理存在的问题

（一）管理技术相对落后

目前，我国中学电子学籍档案管理工作普遍存在管理技术相对落后的现象，主要表现为以下几点：第一，部分学校仍使用纸质学籍卡，而纸质学籍卡需要人工填写，相关人员在填写时往往照搬早期的内容，省略了将信息与教育部下发的数据库信息进行校核的步骤，致使数据库信息与存档学籍信息不一致；第二，负責管理电子学籍档案的部门较多，电子学籍档案管理工作需要各部门沟通协作，非常繁琐。人工管理学籍档案劳动量大，再加上部分档案资料未及时记载和归整，造成信息不完善，不能准确、及时、有效地体现学籍档案情况；第三，大部分中学缺乏完善的学籍档案管理制度，学籍档案管理难度大。

（二）系统管理软件的兼容性较差

部分中学为统一学校管理体系，提高学校的管理效率，便引进了管理系统和管理软件，如学生成绩管理系统等。这些管理系统和管理软件的来源可分为购买的和学校开发的两大类，与电子学籍档案管理软件存在一定的差异，导致注册新生学籍时下载和上传的数据不兼容，难以归档。

（三）电子学籍档案利用率低

电子学籍档案的管理的全部环节均是在互联网上进行的，所以其归档工作与传统的纸质归档大不相同。然而当前部分中学尚未建立科学完善的电子学籍档案标准，电子学籍档案难以充分发挥其作用，利用率远远低于预期目标。此外早期的学籍档案没有电子录入，如何把它电子化以共利用这是一项艰巨的任务。

（四）管理人员专业素质不强

我国中学电子学籍档案管理工作人员普遍存在专业素质低、业务能力不强等问题，而造成问题的一部分原因是中学领导忽视了对电子学籍档案管理人员的培训。当前许多管理人员思想陈旧、停留于传统的管理手段上，认为传统的管理手段已能够满足学籍档案管理的要求，而不需要花费额外资金投入到电子档案建设中。因此，引进专业人才，对管理人员进行专业化培训，才能从根本上解决问题。

2 提升中学电子学籍档案管理水平的对策

（一）提高对电子学籍档案管理工作的重视程度

现阶段学校应加大力度宣传电子学籍档案管理的重要性，增强电子学籍档案管理部门及各任课教师的归档意识，使其自始至终能够完整、客观、真实地反映学生发展情况。要加大资金投入，建立专门的电子学籍档案室，同时加强安全防范，提高档案的安全性。为保证电子学籍管理系统安全，要设立具有高度权限的用户名与密码，以确保学生学籍档案信息不被他人窃取。对于故意贩卖学生学籍档案信息的行为，要严厉打击、严惩不贷。

（二）引进科学先进的电子学籍管理系统

学校要加大资金投入，引进科学先进的电子学籍管理系统，并且学习高等院校电子学籍管理系统的优点，将其优点融入到中学电子学籍管理系统中，不断调整、完善电子学籍管理系统，使学籍管理系统与软件兼容，最大化简便新生注册手续，便于校核与管理。

（三）建立完善的电子学籍档案管理制度，实施动态化管理

电子学籍信息是融合入学、转学、休学、学业考试、升学、综合素质评价、奖励、处罚等信息为一体的学籍信息，其形成过程复杂而漫长，因此需要全体教师认真负责，做好记录工作。由于电子学籍档案信息时常变动，因此学校应制定健全的电子学籍档案管理制度，使电子学籍档案管理制度化、有序化、简易化，便于学籍档案信息的管理。此外，还应采取动态化管理方式，可从以下几方面入手：第一，学校在入学之初应要求学生核对自己的个人录取信息，确定没有错误后再进行学籍注册，注册后将学生录取信息与学籍管理信息系统建立连接。如果学生的重要学籍信息发生变动，应及时更新；第二，要对学生成绩进行动态化管理，便于教师掌握学生学习情况，以制定相应的学习计划，既有利于整理查阅，又有利于高校了解学生在中学时期的表现；第三，中学时期学生的学籍极易发生变动，如学生因个人原因退学、转学等，而且由于中学时期学生对学籍的认识不足，常常会在未办理相关手续情况下离开学校，因此电子学籍档案管理人员要及时更新学籍信息，特别要注意学籍异动开始和结束的时间；第四，中学生在校期间会成为团员或预备党员，还有各阶段得到的奖励和惩罚等内容，都应记录到电子学籍档案中，为以后学生发展作为参考依据；第五，大部分中学生毕业后会进入高校深造，电子学籍档案管理工作的重点则是与学生考入的高校对接，将学生在中学时期形成的档案传送到相应高校，同时注册新的电子学籍档案。

（四）整合资源，提高档案资源利用率

档案的本质是信息资源，档案资料的最终目的是充分利用信息资源，发挥档案价值。当前我国大部分高校电子学籍档案已实现全省联网，中学可效仿高校电子学籍档案全省联网的模式，使学校、学生只要登录相关网站即可随时随地查询相关信息，这样便能整合资源，提高电子学籍档案管理的效率。相关部门还应及时导出毕业生在校期间的原始数据，进行归档保管，并选择有永久保存价值的电子学籍档案进行打印成纸质版本，提高档案资源利用率。

（五）加强对档案工作人员的培训工作

中学电子学籍档案工作繁琐、重复性强，这就要求档案人员应端正态度、认真负责，还要具备一定的处理档案能力和计算机基础知识。而当前学校的电子学籍档案管理部门通常是由非专业人士组成，没有经过专业化、系统化的培训，业务能力低。因此，学校要加强对档案人员的培训工作，提升档案工作人员的综合素养，还可引进经验丰富的专业人才对非专业人员进行指导，打造一支专业素质高、业务能力强的电子学籍档案管理队伍。

3 总结

综上所述，由于我国全民教育意识的提高，很多家长愿意投入更多的资金来帮助学生接受更好的教育和追求更高的学历，因此学生学籍具备较高的流动性，学籍档案管理工作任务重。这就要求学校高度重视电子学籍档案管理工作，建立专门完善的电子学籍管理制度，引进科学先进的电子学籍管理系统，加强对档案工作人员的培训工作，档案管理部门要及时更新学生异动信息，定期组织学习电子学籍档案管理方式，提高电子学籍档案的整体管理水平。

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作者简介

何敏（1968-），女，浙江温州平阳人，大学本科，毕业于华东师范大学，中学高级语文教师，研究方向：现阶段研究档案管理。