加强干部人事档案的管理与利用问题分析
2017-03-24李洪琴
李洪琴
摘 要:干部人事档案是事业单位、国家机构和社会企业选拔人才的一项参考标准,主要是记录了个人的工作履历、专业能力和学历等基本信息,能真实地反映出一个人的能力和思想、知识能力等方面的内容。本文对人事档案管理进行了分析,主要是剖析当前的干部人事档案管理存在的缺陷,然后阐述加强这一工作的意义,最后给出实用的加强人事档案管理与利用的建议。希望人事档案能应用于更广泛的渠道,为社会提供更全面优质的服务。
关键词:干部;人事档案;管理与利用
干部人事档案对于人才选拔非常重要,随着人事制度的不断改革,人事档案管理也要做出相应改变,我们应加强对于干部人事档案的管理,使人事档案能够更好地为人们服务,文章中提出的一些措施可以帮助管理人员完善工作水平,将档案管理工作推上新的高度。
1 干部人事档案管理的现有缺陷
1.1 档案管理意识薄弱
有些单位领导缺乏加强档案管理的意识,没有认识到档案管理的夯实基础的重要作用,也没有看到档案管理的使用价值,将档案与业务分开管理。甚至有些单位只是为了应付上级检查,重视管理形式,没有对内容进行调整,也没有指导管理人员如何进行改良,思想上不重视档案管理工作,认为其可有可无不愿支持,使档案管理工作流于形式,没有发挥出其独特的效用[1]。
1.2 管理人员专业素质较低
很多管理人员满足于现状,不愿花费更多的时间去学习,提高自身的业务水平,掌握新技能,也无法运用现代技术手段改进档案管理工作。管理人员没有认识到现代技术的先进性,只会利用计算机查阅存储档案,而领导也是忽视了这一工作,没有采取措施提高管理人员的工作水平。管理人员因循守旧,沿用前辈们教会的工作技能,专业知识面狭窄,已经不能适应现代社会的需求。
1.3 管理手段落后
当前的档案管理大部分是采用直面管理方式,管理手段比较落后,没有利用现代技术进行改进,基本上都是手工操作,电子档案还没有得到广泛应用。而且因为资金缺少,档案管理信息化一直没有得到实施,因此也无法引进信息化设备,管理工作效率长期得不到提高,信息化发展也受到限制。虽然有些单位开始在使用现代手段,但仍然是人工操作为主,电子档案也没有真正投入使用,先进技术手段的优势显现不出来,档案利用率也无法提高。
2 加强干部人事档案管理的意义
人事档案是记录个人情况的材料,对于转正、评职称和社保等相关问题具有参考凭证的作用。此外,它也是证明身份、学历和工作经历的重要资料,是决定工资待遇和组织关系的参考依据,是具有法律效用的文件,因此对其进行管理是非常有必要的。干部人事档案管理就是将人事档案进行归纳、整理、统计和利用,干部档案管理也是国家档案事业的重要构成部分,而加强档案管理是提高档案质量的重要条件[2]。干部人事档案具有真实性、完整性和动态性的特点,它会随着人们的成长、工作升迁或者户口搬迁等变化而变化,人员发生调动后档案也要移交别处,任何人不能保留他人的人事档案,必须严格封存人事档案,非特殊情况不得拆开翻看。因此人事档案具有严格的保密性,有关部门必须妥善保管。干部人事档案是维护干部权益的凭证,也是国家和党考核干部的有效文件,因此加强干部人事档案管理是非常关键的。而且加强干部人事档案管理,是适应干部人事制度改革的需要,对于维护社会稳定也具有一定的影响。
3 加强干部人事档案管理的策略
3.1 增强档案管理意识
首先各部门领导要重视档案管理工作,对档案管理工作进行指导,提出一些有建设性的意见,定期监督检查工作过程,对于不符合规范的行为要进行指正。然后要对档案管理工作进行宣传,吸引整个单位的关注,鼓励其他员工为档案管理工作献计献策。还可以实行轮流管理制度,安排一至两个员工学习档案管理,了解整个管理过程以及操作规范,争取其他员工对档案管理工作的支持。这样安排可以提高专职人员的工作积极性和自信心,营造全员轮流参与档案管理的工作氛围,也可以激发员工的工作热情。
3.2 增强管理人员的業务水平
人事档案管理人员的素质是档案管理工作效率和质量的决定性因素,因此,要通过多种途径提高管理人员的综合素质,增强其对管理工作的认知,端正工作态度。首先部门领导要对管理人员进行专门教育,增强他们的工作服务意识,将管理工作视为重要的政治工作,严格遵守组织原则,认真做好材料鉴定和归档等工作,要具备责任心减少工作失误[3]。然后管理人员要注意提升自身水平,熟记上级部门的业务规定,掌握各个环节的工作重点和细节,认真鉴别归档材料,在不断的实践中总结工作经验,也可以与同事交流经验,互相借鉴共同进步。最后单位要举办不定期的员工培训,开办专家讲座,让管理人员了解最新的科学成果,培养信息技术知识,提高专业素质,组成一支高素质、基础扎实和责任心强的管理队伍,满足大众对管理工作的利用需求[4]。
3.3 做好档案归档工作
为了加强干部人事档案管理,应做好以下几类工作:(1)对管理人员进行培训,学习如何将档案分类整理,请资深人员亲身示范,档案分好后由老员工检查,为档案整理治疗把关。(2)档案经过整理后,要分门别类归档,需要打印档案目录,这是一个比较严谨的观察,应该由工作细心的员工负责操作。(3)关于档案装订是有具体规范的,管理人员必须严格按照规范进行装订,确保档案四面平整。(4)档案装订完毕后要分批入库,如果发现不符合规范的,要抽出来重新整理。合格的档案工作应做到材料完整、排列整齐、分类明确和装订规范,需要按照严格有序的步骤进行,对各个过程严格把关。(5)在追求档案的真实性、完整性和全面性的前提下,应拓展人事档案的收集渠道。
3.4 提高档案的利用率
首先要丰富档案的内涵,在原有档案内容上增加一些真实信息,例如是否有房和收入概况等,提高其利用价值。然后要提升人事档案的影响力,充分发挥档案的参考作用,建立档案的管理与利用机制。接着是创新档案管理工作方法,构建档案信息平台,提高档案的利用率,还需要加强档案管理队伍建设,吸纳更多的优秀人才并加强培训,使管理人员的素质得到提高,确保其能够胜任管理工作。最后需要建立档案管理服务体系,扩大档案管理的应用范畴,不仅要满足人事和组织部门的需求,还要满足社会大众的合法需求[5]。
4 结语
人事档案管理的本质具有服务性质,相关部门需要从思想上重视这一工作,不断引进新的信息技术和管理方式,对管理人员进行专业培训,提高他们的档案管理业务水平,还要不断增强服务意识,这样档案管理工作才能继续向前发展,为社会主义做出更大的贡献。
参考文献
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[4]汪坤.浅析干部人事档案管理工作的现代化改革[J].活力,2013,27(04):107-109.
[5]杨丽茹.浅析国有企业干部人事档案管理现状及对策[J].办公室业务,2014,33(15):185-186.