交通运输档案管理问题与工作优化途径探索

陆露

摘 要：在当前的交通运输档案管理工作中，由于对档案管理的重视程度不够、信息管理专职人员配置较少、工作技能没有进行专门培养，存在诸多问题。因此，需要结合档案管理的工作现状，来制定相应的优化途径，提高交通运输工作的整体效率。

关键词：交通运输；档案管理；管理优化

档案管理工作，是交通运输管理工作中一项工作量大、数据处理众多的工作之一，它涉及到文书档案、、执法档案、车辆档案、实物档案等各种信息。随着我国交通运输业的发展和升级，交通运输档案管理工作内容和数量进一步扩大，当前的档案管理工作较为滞后，需要进行工作优化和提升。

1 当前交通运输管理档案存在的问题

（一）对档案管理的重视程度不够

档案管理的工作内容，常常被认为是整理材料、储存数据、数据分类、文件归档、数据调用和更新等[1]。这些工作没有直接涉及到交通运输的一线工作、也不能直接创造经济价值和效益。因此，档案管理工作一直没有被列入交通运输管理工作的战略性地位中，部分工作人员甚至认为，档案只要不丢失、不遗漏、不错误、不外泄，就达到了管理目的。

（二）档案管理硬件设施的缺乏

目前，交通管理部门的档案室硬件设施不太齐全，目前的文件材料，包括照片、录音、录像、实物等，需要电子档案和纸质档案同时保存。电子档案可以直接采用本地存储，但是纸质档案需要存放在档案室中。电子档案所存放的本地硬盘，存储容量和信息安全水平能够满足当前的管理要求，但是随着交通运输事业的快速发展，这些硬件技术也需要不断更新。传统的纸质档案所存放的档案室，往往采光差、空间狭小、易出现档案霉变、虫蛀的可能[2]。

（三）档案管理水平的不足

目前的档案管理者，并不是专业的情报专业或档案专业的技术人员，常常都是办公室工作人员兼任档案员来进行档案管理，缺乏档案管理的业务知识和技能[3]。而交通运输部门很少针对档案管理来制定专门的工作规范和工作指南，因此，档案管理制度缺乏或落实程度较差，基层工作者的管理水平明显不足。

2 交通运输档案管理工作的优化途径

可以发现，当前的交通运输档案管理工作存在不足，需要结合档案管理的工作现状，来制定档案管理工作的优化途径。

（一）加强电子档案的管理

随着信息技术和数码成像的不断发展，大量的纸质文件都可以转化成电子化方式并进行存储，数据管理方式也逐渐成熟。例如：对于目前没有电子版本的纸质档案，可以进行电子化处理，在未来的工作中，尽可能直接生成电子版的档案；对已经归档的文件资料，设置为只读或禁止更改的模式[4]，保证了文件的安全性；对当前的档案格式和内容进行统一设计，提高了文件和档案的一致性。

（二）建立和完善档案管理网站

在加强电子档案的管理的基础上，将电子档案进行分类、归档、提取、整理，通过内部OA平台上传进行共享，让档案信息真正服务于交通管理工作。同时，在内部OA平台中，授予不同部门查阅、调用、修改的权限，保证档案信息的快速传递，提高交通运输档案管理的工作效率。

同时，还要积极建设外联网，建立交通运输档案信息网站，为广大用户提供一个快速查询交通运输档案信息的平台，使得用户能够不受时间和空间的限制，查阅到权限内最新的交通运输相关资料。另外，在网站中还可以增设咨询服务的窗口，及时提供档案管理的服务帮助。

（三）加强档案管理工作的培训

对于当前已经从事档案管理的专兼职工作人员，需要定期进行专业培训，通过不断学习档案采集、保存、编排、挖掘的新技术和新方法，帮助他们解决实际工作中出现的新问题、创新工作方法、提高工作效率。对于刚刚入职的档案管理工作人员，需要进行入职前的业务培训，尤其是对于一些具有档案管理专业技能的人才，要通过入职培训，让他们尽快了解交通运输档案管理工作的内容、特点和要求，以便于迅速适应工作，并在工作中发挥创新精神，不断提升档案管理方式和效率。

（四）制定档案管理规范

管理规范的建立，是保证档案管理工作顺利进行的基础。目前，国家已经对各类档案的案卷质量、装帧技术、保护措施，制定出了各种技术规范标准和要求，这些规定已经在政府正式公文管理中得到广泛应用。而交通运输档案的管理，同样也需要遵照国家的档案管理要求，并针对交通运输档案的特点，来制定针对性的规范和要求。例如：交通运输信息的形式具有多样性，有可能同时具有文字、图片、视频等文件，需要做好文件管理和传递的台账、加快电子档案的同步化与核对工作。只有这样，才能为交通运输管理提供规范、精确的信息资源，提升整个交通运输管理的水平。

（五）建立交通运输档案管理的保障机制

交通运输档案管理的保障机制包括责任机制、考核机制、激励机制三个部分。首先，是落实交通运输档案管理的责任机制。建立交通运输档案管理的组织和领导层、明确管理责任、制定制度和管理规范、落实对档案管理的资金和人员支持、提高交通运输部门的内部职能。其次是落实交通运输档案管理的考核机制。上級部门可以通过定期检查、不定期抽查、专项工作调研等方式，到各级交通运输档案管理部门进行管理抽检，查看纸质文档的案卷质量、装帧技术、保护措施是否符合国家标准、档案室的硬件配套设施是否更新和完善、查看电子文档的转化率和发布情况，将这些检查结果作为考核依据。最后是落实交通运输档案管理的激励机制。这一机制与考核机制密不可分。检查结果将作为激励措施的参考依据，管理者需要根据检查结果和考核情况，对档案管理工作成果突出的工作人员进行嘉奖、对档案管理工作落实较好的基层交通运输管理单位进行表彰，并且对情况不佳的单位提出针对性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落实实施，再通过定期回访检查的方式，了解整改进度。

（六）挖掘交通运输档案管理的利用率

目前，有一部分已经归档的交通运输档案一直是处于闲置状态，不同的档案之间，信息的重叠程度很高，还有一部分档案归档之后，查阅困难，很难发挥档案管理的效果，造成了大量的资源浪费。因此，需要挖掘交通运输档案管理的利用率。对于长期处于闲置状态的交通运输档案，可以将其移动到后备档案库中，将频繁调用的档案放置到前端位置，以便调用。对于信息重叠程度很高的档案，需要在档案收集、整理、存档的过程中，设计收集方式，注重信息的配套性和完整性，在电子档案归类时，标注档案之间的信息调用关系，节约存储空间。最后，利用互联网查询的方式，减少档案查询的难度，尽快将能够公开的交通运输档案信息进行电子化和信息化处理，方便调用和查阅。

3 结语

针对当前交通运输档案管理工作中，存在重视程度不够、硬件设施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等问题，需要加强电子档案的管理、建设档案管理网站、加强对人员的档案管理培训、制定档案管理规范、挖掘档案管理的利用率，并建立相关的责任机制、考核机制、激励机制，提高档案管理的效果，为交通运输管理服务。

参考文献

[1]姜艳秋. 交通运输部门档案管理中信息化建设[J]. 现代商贸工业，2016，13：6061.

[2]刘英. 浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设[J]. 赤子（上中旬），2015，23：228.

[3]吴东霞. 交通运输单位档案管理存在的问题及对策分析[J]. 办公室业务，2015，17：63.

[4]李长河. 档案信息化建设有助于提升交通运输管理工作效率[J]. 兰台内外，2011，02：28.