信息条件下电子文件与电子档案集成管控体系建设与实践

骆违颖+郭莉+孙聪+刘炳圻

信息技术的飞速发展以及网络技术、自动化办公技术的快速普及，使党政机关、企事业单位各项业务开展正逐步摆脱时间、空间的限制，企业领导、工作人员在家里、在路上、在基层、甚至在国外可以随时随地办理各项业务、批复各类请示、下达各种指示，在提高办公效率的同时，也在办公系统中留存了大量的电子文件。然而，网络的复杂性、多样性，电子文件易于修改、易于删除的特性，给电子文件的安全存储带来了巨大隐患，稍有不慎就会造成电子文件丢失、破坏，如何归档、保存与利用这些电子文件，成为摆在广大的档案工作者面前的新课题。因此，建设对电子文件从产生到销毁全生命周期，协调、连续、严密监管的集成管控体系势在必行。

1 电子文件与电子档案集成管控体系建设的必要性

1.电子文件完整归档、长期保存的迫切需要

随着办公自动化的全面推行，企业协同办公系统（以下简称OA系统）已经形成向上衔接主管部门、向下贯通权属单位的多级自动化办公系统，企业收发文的接收、登记、提交、流转、办理全部通过OA系统完成，实行无纸化办公，以提高公文管理水平和办事效率，随之而来的是巨量增加的电子文件如何保存和利用的重大难题。由于受到OA系统管理权限的制约，档案人员只是OA系统的普通用户，只能看到由自己办理的文件，无法清晰地掌握OA系统形成的全部电子文件的数量，加之档案收集、归档滞后于文件管理的现状，档案人员根本无法保证应收尽收、应归尽归。因此，建设从电子文件形成到销毁全程监控的电子文件和电子档案集成管控体系，对电子文件的形成、流转、收集、整理、归档、检索、利用等环节实行全程监管和记录，解决档案管理滞后文件管理的问题，是在当前自动化办公环境下，确保电子文件完整归档、长期保存的有效手段。

2. 深入开展企业档案信息化建设的强烈要求

企业馆藏档案数字化建设已开展多年，档案目录数据库和原文数据库规模巨大，机读目录和数字化电子文件数量庞大，同时，企业档案管理系统以档案馆为中心，纵横分布于企业各部门及下属单位，系统具有档案著录、编目、整理、统计、检索、监督指导、报表生成、原文管理、信息共享的各项功能，为企业档案信息化建设奠定了坚实的基础。然而，由于档案系统与OA系统的脱节，电子文件在线归档一直无法实现，文管人员不得不把OA系统中的电子文件打印成纸质文件，再数字化转换成电子文件，挂接到对应的著录条目，这种操作，造成大量重复劳动，而且使整理归档工作更加复杂、繁琐，这既不符合提高工作效率的要求，更严重有悖于档案发展趋势，严重阻碍了企业档案信息化建设的深入开展。由此可见，按照统一的标准，搭建OA系统与档案管理系统的数据接口，实现电子文件在线归档、自动著录，档案管理直接共享OA系统中电子文件形成的劳动成果，是深入开展企业档案信息化建设的强烈要求。

3. 电子文件与电子档案集成管控切实可行

一方面，企业以档案馆为中心多级分布式档案管理系统，功能强大、操作简单，电子文件管理高效，电子档案的规范化、网络化管理水平较高。另一方面，企业无纸化办公的推行，所有业务都通过OA系统审批办理，从文件传输、行政办公到公文管理，各类流程设计簡捷流畅，审批承办高效快捷。OA系统的初步设计，已考虑到电子文件的归档需求，即预设了归档功能，功能设计上完全满足电子文件在线归档的需要，而目前仍无法实现，完全是因为两个系统的孤立，缺失中间桥梁。可见，公文管理和档案管理的业务现状，各自都为电子文件与电子档案集成管控打造了良好的平台环境和管理基础，只要建设电子文件归档管理系统，搭建OA系统与档案管理系统的桥梁，就可以轻松实现电子文件在线归档，实现电子文件与电子档案集成管控。

2 电子文件与电子档案集成管控体系架构及流程设计

电子文件和电子档案集成管控体系，即是以电子文件安全保管、完整归档、有效利用为目标，从电子文件形成、流转、存储、利用、整理归档、销毁等环节中进行规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的多个系统协同、高效运作。因此，要实现电子文件与电子档案集成管控，必须具备完善的体系架构和简捷的流转程序。

1.集成管控体系架构主要由四大系统组成，一是电子文件形成系统（OA系统）；二是电子文件归档管理系统；三是电子文件管理系统；四是电子档案管理系统，这四大系统肩负着对电子文件从形成到利用的全程管理，各自独立，又相互制约。其中，OA系统是电子文件的形成系统，自动记录文件起草、审核、签发、办理的全过程，是控制电子文件质量的关键；归档管理系统是电子文件在线归档的核心系统，是连接OA系统与电子文件管理系统、电子档案管理系统的桥梁，具有捕获电子文件元数据、自动著录关键著录项、即时移交电子文件全文的功能；电子文件管理系统是对归档的电子文件进行整理的平台，文件管理员按照档案整理规则对自动生成的著录条目进行修改、添加、删除、合并，对电子文件进行鉴定、分类，并对整理完成的电子文件全文及其著录在线移交，从而实现电子文件向电子档案的转变；电子档案管理系统是对移交的电子文件进行审核、接收、归档、保存、检索、利用的管理系统，是电子文件的最终归宿。

2.在集成管理体系框架结构中，电子文件主要按以下流程运动：通过“归档”功能，电子文件从形成系统归档到电子文件管理系统，经过整理的电子文件及其著录，通过“文件移交”功能提交“移交申

请”，经专职档案员审核，没有保存价值的电子文件被拒绝后仍保留在子文件管理系统，以文件的身份进行管理，同意接收的电子文件及其著录，则正式移交到档案管理系统，归入馆藏，成为馆藏档案，开始行使电子档案保存、检索、统计、借阅、利用等一系列功能。

3 电子文件与电子档案集成管控的标准规范

电子文件与电子档案集成管控能否达到预期的效果，关键在于集成管控体系的功能设计和参数配置是否满足公文管理和档案管理的需要。首先，不同文种的电子文件格式、版头、 版记、发文机关标志必须符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/D47-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/D46-2009）的要求；其次，文件表单样式、项目内容的设置必须符合《党政机关公文处理工作条例》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求。因此，只有在电子文件形成系统中规范设计电子文件版头、版记、发文机关标志，准确配置电子文件元数据参数，正确设计电子文件在线归档各项功能，才能确保电子文件归档管理系统能够从电子文件形成系统中准确、完整地捕获电子文件元数据、在电子文件整理系统中自动著录关键著录项、向电子文件整理系统即时移交电子文件全文。

4 人是影响电子文件与电子档案集成管控效果的关键因素

在各种模版、元数据都已规范、准确地嵌入文件形成系统，各种流程都已按规则固化到流程各环节中时，各环节上人员的管控质量将直接影响电子文件与电子档案集成管控质量和效率，成为影响管控效果的关键因素。 一是，总部机关各部门及权属单位发文质量直接影响归档电子档案的质量。由于各类发文要经文件起草人、部门负责人、审核人、签发人、复核人对文种、格式、人名、地名、时间、数字、引文的准确性进行层层把关，确保制发的公文符合要求，其中任何环节出现偏差，都将直接把问题留纷给下一环节，从原始稿、修改稿直至定稿，将直接影响电子文件质量，如果驳回重新提交，则将影响整个体系的运行效率。二是，文书人员表单填写的准确与否，是影响电子文件在线归档质量的关键。由于归档管理系统需要从表单项目中采集电子文件元数据（包括来文单位、文件题名、文件编号、形成日期等重要信息），任何一项填写不规范，都会造成归档管理系统捕获的元数据失真，无法准确反映电子文件全貌。另外，纸质文件的数字化转换质量，如数字化页面清晰度、整洁度、完整性也将直接影响后序电子档案质量。三是，部门兼职档案员，对电子文件的价值鉴定、分类、保管期限划定，著录的审核、添加、删除、整合，著录项的检查、修改、完善等、专职档案员对移交的预归档电子文件的审核验收，都将直接影响电子档案著錄准确性和电子文件完整性。

5 电子文件与电子档案集成管控的优势分析

1、电子文件质量得到保障，实现劳动成果共享

首先，电子文件从起草、审核、签发、流转的每一环节都有严格的控制，层层把关，在技术条件充分保障的基础上，只要各个环节上的管控人员严格把关，细心审查，最终形成的定稿一定是质量合格的电子文件；其次，只要文书人员准确地填写表单，归档管理系统就能捕获到真实、完整的元数据信息，保证自动生成的关键著录项内容准确无误；再次，电子文件从起草到归档的全过程，都有详细的流程记录，文件管理员通过查看流程记录就可以对文件的形成、流转、办理结果一目了然，从而判断电子文件的真实性、完整性。由此可见，归档管理系统自动生成的著录项（包括责任者、题名、文号）、即时移交的电子文件全文（包括定稿、表单、原始稿、历次修改痕迹和流程记录），完全可以保障真实、齐全、完整，这大大减轻了文管人员对电子文件质量和著录质量鉴定审查的压力，同时，由于已自动著录和移交电子文件，文管人员不必再进行人工著录、扫描，现成的电子文件可以直接归档，减少了大量不必要的重复劳动，生成电子文件的成果直接转化成归档成果，实现劳动成果共享。

2、实现文档一体化管理，公文和档案管理的整体协调性、连续性、完整性不断强化

建设电子文件与电子档案集成管控体系，推动公文和档案实现流程化、系统化、信息化管理，遵循文件资料“谁承办、谁整理、谁归档”的原则，电子文件整理归档是由形成部门或承办部门完成，文件管理员是保证电子文件归档齐全性、完整性的关键角色，电子文件正式移交归档前的鉴定、整理、修改、完善著录项目、确定保管期限、编排归档顺序等工作，都是在档案部门的指导下，由文件管理员来完成，而且，在电子文件的利用中，文件管理员有很高的权限，可以同时从OA系统和电子文件管理系统查阅已归档的电子文件，文件管理员对电子文件的管理，向后延伸至对电子档案的管理，而档案馆对电子文件质量的控制向前延伸至电子文件形成系统设计阶段提前进行电子文件元数据参数配置，文件管理和档案管理之间的融合越来越紧密，公文和档案管理流程更加协调、连续。

参考文献

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[2]徐豪俊.浅析电子文件归档工作存在的问题与对策[J].中国企业档案，2016（2）

[3]陈淑文.电子文件归档管理中存在的问题及对策[J].兰台内外，2010（5）