保密问题在档案保管过程中的分析

潘瑞

摘 要：档案的保密问题关系着档案的完整、准确、系统和安全。石油化工行业是我国经济的支柱产业，其档案的保密问题在管理上更加不容忽视。本文主要就石油化工行业中档案的保密问题进行分析，寻求在档案管理过程中更加严谨的保密方案。

关键词：档案保管；档案保密；石油化工行业；分析

档案保管，就是档案库房对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管的基本任务和要求是确保档案的完整与安全，为档案的调用与处理做好充足的准备。档案保密是档案保管的核心环节。[1]石油化工行业的档案保密问题不仅涉及到国家对其行业的具体调整，更触及到我国的重要的军事机密。因此，在石油化工行业的档案的保管过程中，档案的保密问题是重中之重，档案管理部门应予以严格对待。

要确保石油化工行业的档案在保管过程中做到完整、准确、系统和安全，需要针对档案库房的建设、档案管理人员的责任问题以及档案的调阅与归还进行详细的规定与落实。本文针对以上问题进行了分析。

1 对档案库房进行重点管理

档案库房作为保存、管理档案的重要场所，在档案的保管过程中需要对其进行科学、正确的管理。首先，根据国家对于档案库房的建造要求，进行档案库房建造。档案库房的建造应避开人员密集区，同时与人员的办公场、图书阅览室等保持合理的距离，以便保持档案库房周边环境的干净。其次，在库房门窗的选择上，应选择安全程度与牢固程度均较高的门窗，并按照国家标准的要求进行特殊处理。再次，对于档案库房内所需的公物例如文档橱、材料柜等，应在符合国家标准的要求下进行采购，[2]原则上应当便于档案的存放与调阅，同时，采购清单与采购的账目也应及时上报，并对档案库房内公物的规格等基本信息、采购员、采购厂家等问题进行及时、详细的登记。

2 提高档案管理人员的行业水平与个人素质

档案管理人员在日常工作中会触及不同密级的档案，就石油化工行业来说，档案的内容大到国家对于石油化工行业在重要军事活动中的调配、规划，小到日常汽油、柴油等油类市场价格的调整与管理，都关系到我国经济、军事、社会和民生。因此，作为档案的直接接触者，档案管理人员在档案的完整、准确、系统和安全上具有第一位的责任。据此，要从档案管理人员自身抓起，保障档案的保密性。

提高档案管理人员的行业道德水平和个人素质，政府行政部门要按时组织培训人员向档案管理人员普及档案保密问题的重要性与必要性，加深管理员对于档案管理与保密工作的重视程度。档案管理人员要在工作与日常生活中规范自己的言行，将档案保密的重要性与原则牢记于心，防止在各种场合时在无意中将档案内容或档案信息向外界泄露出去，以免对档案的安全与完整造成威胁。同时，按时对档案管理人员进行必要的普法工作，档案管理人员应当就国家颁布的《保密法》中涉及到档案保密工作的法律法规进行学习，明确档案管理人员的义务与责任。

提高档案管理人员的档案管理水平。认真对待档案管理的每一个环节，在保密过程中要做到精细入微、精益求精，以防出现任何细微的差错而影响档案的安全性与完整性。在管理过程中，管理人员要做到精神上的高度集中，责任上的高度负责，规范管理程序，将档案管理的每一步都落实在规定上，严格按照规定办事。另外，需要将人工整理与数字化管理技术相结合，双管齐下，避免单纯的人工管理档案带来的错误与漏洞，促进档案管理的数字化与科技化，提高档案的管理水平与保密程度。

3 科学管理不同密级的档案

在档案管理的过程中，要根据档案的来源、时间、内容等特征，对现有的档案进行有层次的区分，并建立相应的管理体系。在档案密级的划分上，主要分为绝密、机密、秘密、内部四类，对于不同档案的不同的保密程度，根据档案的密级进行科学的管理。石油化工行业的档案，内容上主要涉及到国家石油、石化工业年度和中、长期发展规划的主要经济技术指标和重大政策措施的档案应属于绝密档案，此类档案应严格按规定、手续进行在查阅、调出、销毁等管理程序上办理，各个程序的进行必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人不经批准无權对该类档案进行调阅。绝密档案在查阅、调出等使用程序完毕后应及时对档案进行清对、检查，保证绝密档案的完整性、绝密性与科学性，如若在检查过程中发现档案出现失密、泄密问题，应及时核查问题原因，进行及时的补救。[3]

4 做好档案库房的出入与档案的调用记录

制定严格的库房准入规则，并做好人员的出入情况记录。除了档案管理人员在上级的批准下可以持有效证件出入库房外，任何人一律不准擅自出入档案库房。档案管理人员出入库房也要在出入记录上做好严格的登记，不仅仅要对出入库房的人员信息进行记录，还要对人员出入档案库房的理由或任务进行详细的登记。必要时为了保障库房的安全，可以在库房内安装摄像头等监控设备，对库房内的情况尽心实时的监控，以备在出现特殊情况时采取及时的补救措施。

对档案的调用，应先向上级报告，经批准后，再由相关人员持有已经填好的《档案资料借阅申请表》交付给档案管理人员，在确定借阅后，管理人员应做好在《档案借阅登记表》上的准确记录，然后，调出相应的档案资料交付给借阅方。借阅方要在规定的时间内将档案归还，档案管理人员要做好档案的清点与核对，防止出现漏还或错还的情况。并将归还信息及时录入《档案借阅登记表》，借阅人需在此表上签字确认已归还档案。最后，档案管理人员要对已归还的档案资料进行整理，重新归档。[4]

最后，档案管理人员应有规律地对现存的档案资料进行查缺补漏，并及时对保存时间过长的档案资料进行翻新等工作，防止有价值的资料在束之高阁的情况下被淘汰。

5 结语

保密工作是档案管理中的核心环节，做好对于包含着国家机密与经济数据的石油化工行业档案的保密工作，不仅仅是对其档案完整、准确、系统和安全的确保，更有利于档案资料的使用与查阅，更好地服务于石油化工行业与企业的发展。

参考文献

[1]张蓓丽.略谈档案和保密[J]北京档案.2012（5）

[2]杨海生.浅析如何做好档案管理工作 [J] .山东社会科学 2012

[3]董仲英.如何正确处理档案保密和档案利用关系[J]甘肃科技.2012

[4]吕艳.试论档案管理服务创新与发展[J] . 新西部 2012（5）