如何进一步规范事业单位档案管理工作

李轩

摘 要：事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。因此，进一步规范事业单位档案管理对当前事业单位的建设发展具有重要意义。

关键词：档案管理；事业单位；规范

现代社会对于事业单位的运作来说，建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个事业单位中，档案管理无疑是整个事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。所谓事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。

1 事业单位档案工作的现状

目前事业单位档案问题不同程度地影响事业单位工作循序渐进的发展，影响经济和社会服务功能的发挥。

1.1 档案工作的重视程度不平衡，导致工作难以开展

机关档案工作的重视很不平衡，个别单位档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺限。

1.2 机关档案管理工作的硬件设施不够完善

由于领导层的重视程度不够势必会带来档案管理方面的经费投入的欠缺，尽管有些单位一开始就建立了专门的档案管理系统与存储室，但在后来的工作中就忽视了这方面的更新与投入。致使原来的硬件设施远远跟不上后来的档案的更新与保管工作说要达到的要求，造成多数单位还达不到档案治理要求。

1.3 档案人员业务素质还相对薄弱

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。

2 事业单位档案制度建设的原则

2.1 规范与灵活相统一

事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行。这有助于制度执行的标准化、规范化。但这并不是说所有事业单位的档案工作制度都是一成不变的，事业单位不仅规模不同，更有工作特点的差异。档案部门应依靠自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。

2.2 职责与权益兼顾

在制度的制定过程中，要把“职责”这一部分调整到岗位标准中，明确职责范围及权限。例如，一个事业单位档案部门的分管领导可主要负责档案管理工作目标的制定、对归档档案的检查和指导等。在明确责任的同时，应注意保护工作人员的合法权益。

2.3 制定与执行并重

制度建设的首要工作就是根据单位档案部门的实际需要，制定一系列系统、科学、合理的檔案管理规章制度。单位领导在管理单位的过程中，应更多地关注各项制度的落实情况，在实践检验的基础上不断完善，使制度更加合理化、规范化。

3 事业单位档案管理的进一步规范

3.1 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应事业单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

3.2 加强组织领导，提高人事档案管理水平

首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施。

3.3 开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

总之，事业单位档案工作的确存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下，事业单位档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求。事业单位档案工作要创造性地开展，推进档案工作跨越式发展的重要一步，这是时代发展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献

[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）.

[2]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2010（34）.