事业单位档案管理遇到的问题及应对措施

郭伟

摘 要：现代企业中因对劳动力生产要素的进一步开发，形成了以人力资源为组织机构的管理路径。其中最关键的部分就是档案管理，包括数据档案、文献档案、人事档案等。由于我国现阶段事业单位对档案管理中的人事档案的革新、利用有所不足；所以，在本次研究中着重从这个角度，对其实施管理中所遇到的问题进行分析，探讨相关的导致因素；并提出一些相应的针对措施。

关键词：事业单位；档案管理；问题；措施

数据、文献等方面的档案管理，因牵涉到国家发展，有一定的机密性，事业单位也比较重视。但是，由于计划经济向市场经济的转型成功后，经过一系列的国有企业、事业单位改革，目前依然存在诸多尚未解决的问题；而且，改革后的效果也未见较好的效率提升。根据现阶段从问题向原因的追溯结果分析，在效率层面存在人事档案管理运用不足的问题；因此，有必要从这个视角结合当前事业单位档案管理的现状、暴露的问题，对其进行进一步的讨论。

1 档案管理解析

现阶段事业单位档案管理中，问题集中于人事档案管理方面；因为事业单位的改革方向主要是效率问题、发展问题。从人力资源管理的角度讲，人事档案管理非常重要。因为事业单位牵涉到升职、薪资分配、岗位调整、选拔任用、奖惩与培训、劳动合同、保密协议，以及推进激励机制等；概括的讲与国家的发展紧密关联。但是，由于受到利益驱动、计划经济思维的影响；虽然人力资源不断受到重视、应用，然而在现阶段的事业单位中，并未将其作为一种企业资本，更好的发挥它所承载重要各项功能。

2 现状及问题

1、历史遗留问题尚待解决

由于时代更迭、事事变迁，市场经济体制的确立，现代化的转型及各项改革措施的實施等；事业单位在人员的调动方面、 人才的引入方面、岗位的调整方面、工资制度等方面都出现了较大的变动；而且人事档案管理工作人员方面本身就出现了较大的变动。所以，在该项工作中，由于新时期环境的变化，还存在较多原有的遗留问题尚未解决。比如，身兼数职的现象、档案管理质量方面的问题，尤其是在信息的有序化、真实性、详实性等方面问题较多，需要进一步进行档案的整理、筛选与复核。

2、硬件配置不足

信息化开始引领潮流，各种办公的自动化与智能化的出现，也使得原有的人事档案管理工作中的整体发生着变化。然而，在事业单位中，依然存在着原始的工作方式；资料堆积、库房、阅档室办公依然未进行明确的分工处理。在防盗工作、档案保管所需的环境方面仍有可改善之处；尤其是工作设备与其他的配套设施跟进明显不足。

3、人才与团队培养不够

在新的环境下需要专业人才。以当前现状来看，兼职现象、监管不严、工作人员素质参差不齐、业务能力欠缺、综合素质亟待提升等，说明了人才在专业水平方面，还欠缺一定的资质；在团队方面加强建设的需求依然旺盛。所以，种种影响所产生的结果便是在客观性方面的缺乏，在全面性方面的缺失，在整体上的落伍，在专业性方面的不足。而且不注重团队建设，不能在一个工作环境中形成合力，合作精神体现不够，导致工作效率不高。

4、管理方法混杂

传统的管理方法为主，现代管理方法混杂其间。有的事业单位虽然采用了现代化的设备，现代化的管理调整；然而在实际的管理中，理念还存在更新不足的问题，而且固有的管理思维观念依然根深蒂固；因而，对于设备的应用能力不够，未能使其发挥出更大的作用，对于信息的管理也欠缺完整性；只注重一般的表面化的记录，而未能真正的做到细致入微，将工作全面的信息化。对于现代管理方法的实践捉襟见肘，在搭建信息平台方面，存在一定的问题，因而需要进一步展开应用研究与可能性的公开资料选择等工作。

3 应对措施

1、更新理念，与时俱进

新环境下应该积极主动向现代化的管理方法、管理模式、管理思维过渡。可以将传统固有思维模式与现代管理的各个方面进行对比分析，从理解中解放思想。以新的精神状态与管理意识对各方面的工作展开反思、重新定位。比如，从战略部署方面展开研究与讨论，回到人事档案管理工作的初衷，对工作的内容、目标、方法等进行新一轮的重新解读，增强它在当下环境中的适用性。整体环境表明档案管理不仅与人才服务机构间的交流，还牵涉到其他部门的管理工作；应该将其交流范围加以扩大，使其具备更多的交流对象与服务对象，形成更大的服务体系。建议注重计划性，在整体的布局方面，制定出新的工作流程，制度上进行创新，引入现代化的企业人事管理工作方法与经验；结合现状进行革新；信息化革新后增加数据库建立等。

2、增设备、重管理

针对硬件设备不足的问题，应该积极酬措资金，改善办公环境，购进新的设备；尤其是在事业单位的预算中，做好该方面的核算，并在后续的资金提供方面做好准备。应该在管理上下些功夫，把办公室、档案室与阅档室进行划分，分离管理，并制度化；实施权责分明的明确化管理，使责任落实到人；并且安装摄像头、提高安保工作管理、增加安保措施，将人与机相结合，共同促防盗工作；再一个应该从整体环境上进行更新，拔出经费，提供现代化的智能管理，使档案室的环境从温度、湿度等各方面受到妥善的控制。

3、实现信息化，搭建信息平台

在事业单位的人事档案管理工作中，应该有一个较新的认识，即信息化。利用计算机技术与相关软件，建立起信息资源库，提高档案资料及基本信息的存储、传输速度，提高其工作效率。另一方面，采用相对应的现代化管理手段，增加其模式的构建与完善，以信息化管理信息化，也就是说，通过搭建起信息化服务平台，利用互联网络技术，实现各部门间的信息交流，增加其沟通频率，方便其查询，注重时效性的提升，便捷性的升级，以此优化其服务结构，提高其服务水平。

4、加强培训，引进人才，增进合作

新环境下的档案管理工作，需要专门的人才进行管理。建议按照政治、经济、体制各方面的改革引导，改变晋升制度、技术方法、管理方式，从而实现“大换血”。比如，向社会公开招聘；对原有工作人员进行专业化培训等；可以采用交流、座谈、演讲等各种方式，使其对事业单位的人事管理工作有一个新的认识，增加其专业水平与业务技能。再从思想政治、道德素养方面进行全面性的综合培训，将其培养成全面的复合型人才，使其更能够胜任当前的工作需要。注重考核方式的转变，运用绩效管理体系，加强考核的针对性，从而使其与整体的变革目的相一致，以此推动其升级。在团队建设方面需要增进合作精神的训练，提升团队协作能力，从而增加其创造力、提高工作效率。

4 结束语

通过以上分析可以看出，事业单位档案管理工作革新，能够满足当前事业单位在新环境下，适应时代发展与改革的基本需要。为了更好的实现这些目标，应该利用现代化的管理思维，引入信息技术，从硬件设备与软件配套运用等方面采取对应措施。按照以问题为导向的解决方案制定与推进工作，从而提升人事档案管理的时效性、科学性；将其推进到一个更高的水平，搭建起信息化的查询平台，提供更优质档案管理与服务。

参考文献

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