谈谈学校学生档案管理中的不足及建议

王忠香

摘 要：根据目前学生档案的重要性和现阶段学生档案工作管理中的不足。从三个方面详细阐述个人的观点，主要是增强师生的档案意识、设立专人管理学生档案、利用计算机来管理学生档案等来使学生档案正规化，并且得到有效地利用。

关键词：学生档案管理

学生档案是学校档案的重要组成部分，是必不可少的一种门类档案。学生档案中的每份材料都必须保证是真实地、完整地记载学生个人基本情况、学习经历、学习成绩、在校表现、社会实践、体育达标，它是学生今后考学、就业、晋升、晋级、增资、退休等提供可靠基础的依据。学生档案不仅对本人很重要对用人单位也很重要。本人结合多年的工作经验，就学生档案工作中的管理谈几点体会。

1 学校学生档案工作中管理上存在的不足

1.1 思想认识不足，重视程度不到位

学校综合档案室共有八门类档案，如文书档案、教学档案、会计档案、科技档案、照片档案、学生档案、人事档案、教师业务档案。而学生档案是其中一种门类的档案，由于单位性质的不同，学生档案只有学校才会产生，因此市档案局在每年的检查验收中，对学生档案不作要求和检查，也没有检查的具体标准。因此，学校对学生档案在管理上就比较松懈。首先校领导在思想上就不重视学生档案，因为档案的整理和保管都是为了利用，而学生档案不像文书、教学等其他档案直接是为学校的教育教学提供服务的，而学生档案是为学生今后所利用的。所以学校领导看不见学生档案的利用效果和给学校产生的价值，因此得不到领导的重視，作为领导认为只要学校有学生档案就行了，反正学生毕业后就取走了。其次，老师对学生档案认识上不足，老师只注重学生的学习成绩、思想品德等，就忽视了将学生在学校学习生活中所产生的材料进行登记收集保管，在学生档案材料的收集上处于被动状态，收集学生档案资料时有怨言，不能够积极配合，每次都是学生档案员在期末时不断地催追要，才能勉强填全上交，却保证不了材料的完整和质量。最后，作为学生本人未能正确认识学生档案的重要作用，对学生档案缺乏足够的认识，重视程度不够，只知道毕业后考取高校必须携带学生档案，却不知学生档案的重要性和学生档案袋中有哪些材料以及学生档案对今后本人的发展有什么重要。因此学生在填写各类表格时不认真，敷衍了事，态度不正确，没有意识到学生档案将要伴随一生。

1.2 学生档案材料收集不全

由于学生档案的管理人员与班主任学生没有进行有效的沟通，所以导致学生档案材料不齐全。就近几年来校补学生档案材料的情况看，主要缺失以下几种材料：（1）、高中毕业生登记表中的基本情况与高中学籍卡片中填写不一致，有的就压根没有填，高中毕业生登记表是学生经过三年高中学习毕业后所填写的，而学籍卡片的基本情况是学生一进校填写的，所以出路比较大，前后不一致，学习经历没有填到月，致使材料不完整。（2）、入团材料，主要缺少入团申请书。（3）、入党材料，学生毕业后到了高校，由预备党员转为正式党员时，发现缺少业余党校的材料。（4）、奖惩材料，主要是学生在校三年获得各类荣誉的登记表缺失。

1.3 归档材料填写不规范

学生档案管理人员每年只是将班主任教师交来的学生档案进行保管，没有对每份材料的填写进行严格审查，以至于填写不真实、前后不一致或者内容填写不完整，造成学生档案不规范、质量不高。如学生填写的出生地和籍贯基本一样，说明学生没有弄清楚二者的不同。出生年月中月份填写不一，有的表中填农历，有的表中填公历，所以一份学生档案中出现几个出生年月。有些学生的体育合格登记卡、社会实践表、家庭调查表没有盖章或者班主任没有签字甚至盖错等现象。

1.4 学生档案的装具不统一

由于学生档案只有学校才会有，所以市档案局对学生档案的装具没有统一规定，每个学校自行装，甚至有的学校连装具都没有，只是把每个学生档案袋排列在档案柜里，时间长了，学生档案袋上都落有灰尘，再有就是学生档案袋容易破损，易丢失材料。

5、学生档案管理方法落后

现在各个学校对学生档案的管理至今都停留在传统的手工操作，没有适合学生档案管理的配套软件，这样既不利用学生档案的管理，又降低了工作效率。

2 做好学生档案管理工作的几点建议

2.1 大力宣传学生档案的重要性，增强师生的档案意识

学生档案从形成、收集各类材料来管理、传递要经过十几个环节的运转，因此学生档案整理和管理是管理性、规范性、原则性极强的一项系统工程。首先领导重视是做好学生档案工作的基本前提，作为领导要意识到学生档案的重要性。必须要让全校师生在思想认识上提高，学校应该采取专题讲座、知识宣讲、校园网等方式广泛宣传、讲解学生档案管理的重要意义。共同促进学生档案管理工作。每年可以利用在新学期来到时，专职档案员都要提前提醒学校领导在新学期大会上一定要强调学生档案的重要性，特别是在班主任大会上要着重强调学生档案的重要性，要时刻牢记留存档案资料，在本学期结束后移交档案室，并把此项工作纳入学校工作计划中去。其次，对教师进行学生档案重要性的宣传，与年度考核奖励挂钩。我校每年在新学期教师大会上都要进行学生档案材料的收集、整理的培训，特别是对班主任进行培训，由专职档案员对兼职学生档案员进行业务上的指导和监督，兼职档案员专门组织班主任进行学生档案中各类表格规范化的填写做逐一讲解，并进行实地操作。最后，由班主任在新生入学教育中，专门增加学生档案基本知识的教育和学生档案对每位学生重要性的教育，增加学生对学生档案和学生档案工作的认识，强化学生档案意识和档案法规的教育，促使学生积极配合学校档案部门做好学生档案工作。刚开始大多数学生缺乏档案意识，不重视基本信息的填写，随意填写，随意涂改，姓名与身份证上的姓名不符，父母情况填写不真实。当我们发现这种情况后，我们首先找班主任，让班主任在班上给学生讲解学生档案的重要性，并对每个表格的填写做逐一讲解，学生档案员逐项检查，对不合格的，必须要求重新填写，直到达到要求，经过几年的努力，班主任也有了经验有了方法，因此出错率很低，材料收集很到位，归档率百分之百，每年学生毕业后都能及时取走学生档案，并得到高校的表扬。

2.2 设立专人管理学生档案

设立专人管理学生档案有利于强化学生档案信息的管理，对搞好学生档案的收集、整理、保管、转送及提供利用等工作起到积极作用。我校有一名专职档案员，负责全校八门类档案。因此学校特专门设立了一名兼职的学生档案员，兼职档案员必须明确岗位职责、工作纪律。虽然是兼职，也要合理科学的安排好工作时间，保证学生档案管理工作能够得到有效开展。具体做法是首先兼职档案员定期参加学生档案的专业培训，并与兄弟学校交流工作经验来增强对学生档案基础业务知识和对现代化管理新技术的学习和掌握，努力提高学生档案工作的管理水平。其次兼职档案员必须严格执行上级教育部门下发的《学生档案归档范围》的规定和要求，在规定的时间内及时、全面地收集学生档案材料。学生档案的材料是每学期都产生一部分，最后是三年积累下来的。因此针对学生档案材料收集时间长的这一特性，学生档案员就要严格根据材料产生的时间及时收集归档。例如学籍卡是记录学生在校三年的六个学期的期末成绩，因此学生档案员就要按照六个学期考试结束后及时给学生填寫成绩和鉴定，这样才能保证成绩的真实性。最后在学生填制各类档案材料时，应事先讲明要求，让学生明白具体的填写要求事项，必要时给予指导和帮助，在学生档案的形成环节避免不规范材料的产生。对于填写不规范的材料，拒绝接收归档，督促班主任和学生及时改正。高中毕业生登记表对每个学生来讲都是至关重要的，表中每一栏填写都必须认真、真实，与其他表的内容要相符。但是在每年的填写过程中这个表出错率最高，如出生年月只填到年，没填月，籍贯填的是出生地，本人学习经历不连续，直系和社会关系情况填写模糊等等情况。针对此类情况，我们就要求学生重新填写，不停地对学生进行讲解，直到填正确为止。

2.3 利用计算机来管理学生档案

随着校园信息化建设，学生档案管理也随着先进技术的手段进行科学管理。积极推动了档案数字化建设，以信息化促进学生档案管理的现代化。使学生档案管理工作真正做到集中、高效、快捷、准确，并能起到规范化、信息化、系统化的作用。我校教务处老师专门编制了学生学业管理软件，新生入学时，就将每位同学的基本信息录入计算机里，每学期期末再将考试成绩录入，经过三年的积累，六个学期的成绩都将录入微机，最后，到高三毕业时自动生成学籍卡，实现了网上归档和网上检查。近几年学生出国人数不断增加，来学校调取高中三年学习成绩的学生也不断增加，无形中就给档案员增加不少工作量，自从我校实行数字化管理后，大大提高了工作效率，也减少了对纸张的磨损，只要学生提供姓名，我们就可以在学生管理软件上快速的将学生三年高中成绩和学生基本信息调出，并打印给本人。

3 学生档案材料整理上的规范化

1.高中学生档案材料须按《高中学生档案材料目录》中的顺序进行整理先是高中学籍材料（包括毕业登记表、学籍卡、三年体检表、家庭情况调查表、社会实践表等），然后是党团材料（包括入团申请书、志愿书、入党申请书、志愿书、业余党校等），最后是高考材料（包括高考报名登记表、高考报名体检表、志愿表等）。

2.学生档案的所有材料都是经过三年积累下来的，所以每年都要实事求是的填写，班主任签字处一定是当时就任的班主任签，学校的公章、校长章都有加盖，学校意见处要按照要求填写。

3.高中三年的材料按规定全部整理齐全后，装入学生档案袋里，档案袋必须用学校特制的密封条密封，按照班级顺序进行排列，便于查找，必须放入档案柜中上锁，保证学生档案的安全。

4.学生档案袋上的文件目录都必须是用蓝黑墨水、碳素墨水、碳素签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，一般不得用复印件代替原件存档。

5.无论毕业或未毕业的学生都应建立学生学籍档案，对休学、复读、退学、转学的学生，不但保留其学籍档案，还有学籍处理文件的文字记载。

6.学生领取学生档案时，必须凭高校录取通知书，并认真填写学生档案转出登记表，保证不丢失，不遗漏，使每位学生的学生档案出入清楚，有据可查。

作为档案工作者，关注学生档案的收集和管理，来确保学生档案的严肃性、完整性和规范性，是我们的职责。我们应该为了学生就业为了单位选拔、培养、使用人才提供依据，这是我们学生档案工作的应尽之责。