对大数据背景下档案管理问题的几点探讨

宋艳

摘 要：在档案行业中，有效的存储、管理、整合、归纳、检索是档案工作面临的主要内容。在传统的档案工作中，工作容量大、管理细碎繁琐已经成为影响档案事业发展的重要问题。而借助于大数据的时代背景，数字化档案管理已经成为新的工作要务。本文针对大数据背景下档案管理的价值、常见问题及强化措施进行探究。

关键词：大数据；档案管理；整理；创新；发展

随着计算行业的发展，档案行业面临着新的发展趋势。在档案行业中，有效的存储、管理、整合、归纳、检索是档案工作面临的主要内容。随着我国事业单位的改革，档案管理工作呈现出“机遇和挑战并存的局面”。在历史的飞速发展中，我国档案事业的原始数据不断积累，对档案管理人员的综合素养来说也呈现出了更高的需求。而传统的档案管理工作无论是在时间、空间、存储上，都呈现出了发展弱势。

1 大数据背景下档案管理的发展现状

现阶段，电子数据借助于互联网信息技术，已经趋于完善。但是，在传统的档案工作中，工作容量大、管理细碎繁琐已经成为影响档案事业发展的重要问题。而借助于大数据的时代背景，数字化档案管理已经成为新的工作要务。

早在2012年，美国政府就已经针对全球计算机技术的发展现状，发布了《大数据研究和发展倡议》，并投资2美元，启动“大数据研究和发展计划”。2012年7月，广东省开启了大数据战略方针，伴随着庞大的数据优势衍生出了一种强大的社会优势。在这种情况下，档案信息化建设已经随着“大数据技术”的发展，走过了初步的融合时期。云计算、云空间、闪存、移动等互联网信息新型技术被融入了档案管理中来。

一方面，档案信息管理理论出现了明晰的变化。传统的纸质档案逐步脱离，而现代化的档案管理工作逐步拉开。电子档案、信息档案系统、数据服务终端成为了档案工作的技术支撑。另一方面，档案管理中也出一些常见的问题，在安全性、隐秘性、服务性方面，呈现出了独特的演变规律。

2 大数据背景下档案管理的优势问题

（1）实现档案虚拟存储，降低档案管理成本

众所周知，随着时代的发展，无论是人口、经济、文化在推进的过程中，都会留存下一些珍贵的纸质档案。这些档案是人类创造自然、改造自然的重要支撑，因此具有重要的留存价值，不能轻易的丢弃和毁坏。这也就使得档案胀库现象时有发展。膨胀的档案资源不仅给管理人员的检索工作，而且带来了档案管理的成本问题。但是，利用大数据信息技术，档案管员能够处理海量的档案信息，并且借助于数据库存框架，实现充分的资源调配，深化数字化档案工作所需要的各项资源，使档案工作的成本降低，而效率大大提高。

（2）档案检索更加便捷，电子文档利于管理

在传统档案的鉴定、检索上，由于档案资源的利用效率逐步降低，因此会消耗大量的人力和物力。但是，利用大数据电子技术，在数据的检索上，只需要凭借键盘、鼠标进行档案系统内的点击，就能够驾驭海量的档案信息。同时，还能够根据档案的关键词、时间、日期、类型进行快速检索，使档案工作的服务型变的更加完善。同时，档案信息资源库的设立打破了时间、空间、地域上的限制，能够将简单的信息活动转化为高级的信息价值，从而加深档案工作的共享性。

3 大数据背景下档案管理中出现的劣势问题

（1）信息化档案管理的理念缺失

从传统档案管理转向数字化档案管理阶段，不但需要耗费人力、财力、物力，还要进行一系列的创新发展和过度适应。面对这种情况，很多档案部门复杂人都忽视了数字化档案确立的重要性，导致信息化档案管理发展迟缓、缺乏一个长远的规划，在管理模式上依然故步自封，保持陈旧、落后的档案规模，在很大程度上影响了档案信息化建设的开展。

（2）档案信息管理的安全性不足

在看到网络便捷的同时，在大数据的影响下，档案信息管理的技术也出现了安全性差、后续维护难、系统设置不合理的问题。尤其是档案管理的安全性，对于涉及一下机密信息、重要资源的档案，管理人员需要进行多项加密，但是，由于工作人员操作失误、设备故障、网络病毒、黑客攻击等情况，档案管理很有可以遭到冲击。档案信息管理的安全性存在漏洞。

（3）管理人员的综合素质有待提升

以中职学校档案管理为例，很多档案管理者都是教师转职而来的。因此，他们缺乏专业的档案管理理念。同时，因为科研经费的限制，档案管理人员也只能做一些文件归档等基础性开发，无法具备数字化档案科研的相关业务水平。再加上，档案信息化建设的投入高、回报慢，因此在资料的搜集和整理上，难以加深对档案工作的开发和利用。

4 强化大数据背景下档案管理问题的几点策略

（1）制定严谨的数字化档案管理规章

为了进一步完善纸质档案工作向着数字化档案工作的发展，档案管理者首要的任务就是制定出一系列科学、有效、完善的档案管理规范。借助于电子技术，将档案信息以图片、视频、音频等方式刻录存档，能够进一步实现档案资源工作的合理和全面。要精确到档案存储的申报时间、存储的路径、档案信息的录入、机密文件的申请、加密服务的融合等等。还要通过“责任上岗、制度上墙”的策略，设立公示栏板，将《档案管理工作条例》、《档案人员绩效考评办法》等制度张贴公开，促使广大档案工作者相互学习、相互促进，进一步保障档案工作的顺畅和服务。

（2）增进档案管理人员的业务水平

众所周知，大数据时代的到来除了带来了便捷的方法，但是也给档案管理人员的工作素养带来了更高的要求。为了提升进一步优化档案人员的教育和培训工作，逐步扭转工作人员的工作态度，使他们能够更好的服务于档案管理工作，对档案工作人员进行适时的培训是必不可少的。首先，档案管理部门要优化档案管理的人员结构，在年龄上，多汲取一些新鲜的血液。招录一批有理想、有能力、有创新意识的年青档案人员。其次，要对一些具有工作经验的档案人员进行常态化教育培训，引导他们具备良好的档案管理意识，从不同的方面转变档案工作的从业理念。同时，要组织档案人员到省市一级档案管进行参观考察、业务交流，鼓励他们自我学习、自我探究，为档案工作的发展奠定扎实的基础。

（3）做好档案信息管理的安全保障

档案信息资源是重要的物质和精神财富。因此，报纸档案信息安全、加强媒体环境建设成为数字管理信息运行的重要保障。为此，档案管理者要积极和当地大数据公司或上一级计算机机构进行合作，着重开拓大数据相关技术。并进一步打破行业规章，积极探寻档案管理技术的安全维护。从大数据的发展角度上说，所采用的分布式构架技术需要进行逐步分析完善。进一步减少档案信息数据监管的风险性。例如，建立加密式局域网络，建立有效的档案资源信息数据交流库。将纸质的文字表格转化word、TXT等文档，将数字资源进行有效的归纳。同时对每一个部门进行定期终端维护，防止档案资源出现丢失。

5 总结

综上所述，在大数据背景下，档案管理工作迎来了转机，也面临着挑战。为了进一步发挥档案管理工作的现实作用，广大档案工作人员要立足自身工作特性，进行创新性和发展式的数据融合，促使档案工作沿着社会化、科学化、人性化、服务化、多元化的方向发展。在提高档案管理工作效率的同时，进一步促进档案工作的全面发展。

参考文献

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