论加强水利档案管理信息化建设的措施

齐晓磊

摘 要：水利工程作为一个利国利民的基础设施其管理过程是不可避免的，其在管理中存在的各种缺陷和问题都要进行严格的控制和分析，保证其管理控制措施是当前水利工程当前发展的前提关键。本文将从信息化建设中的水利档案管理工作进行分析研究，从而提高我国水利事业的发展，改进我国水利档案管理的不足。促使水利档案管理工作更规范化，从而更好的为水利工程提高服务。

关键词：信息化建设；水利；档案管理

随着我国水利工程行业的不断完善，我国水利档案的管理工作还存在着一定的局限性，为了更好的促使水利工程的稳步发展，采用信息化档案管理，从而促使我国的水利工程更加的规范化，保障了水利工程正常运行和管理，具有十分重要的意义。文章对如何加强水利档案管理信息化建设的弊端以及改进措施做出了一些简要分析和探讨，希望能为我国水利工程行业健康有序的发展做点贡献。

1 传统的档案管理方式存在的弊端

1.档案的查询、管理不便

档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案在长期频繁的查阅过程中，会造成磨损、丢失、污损等情况，大大缩短档案的保存寿命。伴随着档案接收工作的开展，纸质档案逐年增多，不仅占用了大量库房存储空间，而且加重了档案查阅的难度，造成档案提档和还卷工作复杂繁重。手工查询档案速度慢、工作量大，直接影响档案的查询效率，导致了档案信息资源的浪费。

2.档案的管理存在很多安全隐患

传统的纸质档案对档案库房的保存环境要求很高，灰尘、高温、潮湿、日光照射的强度等因素都会导致档案寿命变短，使档案存在安全隐患。档案管理人员因调卷、还卷频繁的进出档案室，本身就会破坏档案的管理环境，不利于档案的保管。

3.档案管理制度不健全

随着我国市场经济体制的逐步发展，与工程建设有关的各个领域的制度也在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。有些单位虽然建立了相关的制度，但大数是流行于形式。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。在工作中出现随意查阅、把资料借出档案室等现象，造成部分档案不能及时归档，有的甚至出现丢失，致使水利工程档案达不到标准化、制度化、规范化管理的要求。

4.缺乏高素质档案管理人员

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，对档案专业知识比较缺乏，对水利工程档案就更加陌生，且身兼数职，在收集、整理、分编档案资料时不规范。而且水利工程档案管理人员流动性大、资料交接不规范，还有部分工作人员缺乏爱岗敬业精神，对深入收集和整理工作视而不见，导致档案资料长期堆压，更有甚者，在工程竣工验收的前几天，临时“抱佛脚”，突击整理工程建设资料，致使档案管理水平普遍较差，也给日后的工程维护管理带来很大影响。

2 加强水利档案管理信息化建设的措施

1.把握水利改革趋势，提高信息化建设的思想认识

档案具有知识储备、依据凭证功能、情报功能，是潜在的生产力，通过有效地开发利用档案信息能够促进生产力发展，提高经济效益。水利文件资料是专业技术人员劳动智慧的结晶，通过收集归档转化为档案信息资源，信息化建设可以提高水利档案信息的查全率和查准率，使专业技术人员体验到档案信息的价值，从而提高档案意识，主动配合档案部门做好档案信息化建设。提高水利档案信息化水平，必须从水利档案工作中入手，牢固树立档案工作系统意识、信息意识，在组织机构、经费投入、技术支撑、队伍建设和制度建设等方面予以保障，确保信息化建设顺利进行。

2.做好水利档案信息化建设的基础工作

首先，要投入资金加强信息基础设施，配置计算机、服务器、扫描仪、数码相机，建立数据库、局域网等硬件设施，开发或购置管理软件，这些必备的基础设施是顺利开展档案信息化建设的物质基础。其次，要建立各项管理标准，包括数字档案信息的采集与存储标准，档案信息管理软件标准，档案信息安全标准等，这是档案信息化建设的制度规范保障。再次，要建立健全档案相关人员业务培训机制，发挥人的主观能动性，在提高人员素质的基础上，提高水利 档案信息化建设的工作水平。

3.及时做好电子文件的收集归档

目前水利水务管理活动中大量运用了计算机、电脑控制终端等一系列先进设备，很多水利档案文件在定稿签发后挂接上系统，并设置阅览权限；对设有条形码的归档图纸，通过图档管理软件挂接上系统。这些电子文件以其快捷的办公和传递速度逐步取代了纸质文件。在电子文件收集工作中，必须执行 档案“同步管理”规定，把文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围；还要遵循归档范围、严格归档时限，做到反映水文、水资源、水土保持、勘测设计等基础业务工作的文件材料按年度，在第二年上半年完成归档工作；各专业项目产生的文件材料，在项目实施完成后三个月内完成归档工作；重要仪器设备的随机文件材料，在安装调试或开箱验收后一周内完成归档工作；项目鉴定或验收形成的文件材料，在鉴定或验收后一个月内完成归档工作。同时结合工作实际，制定本系统或本单位档案分类方案，全面管理电子档案，还应做到整理录音、录像、照片等声像材料时，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容，重要的电子文件归档时，应形成相应的纸质文件材料一并归档。这些电子数据归档后，成为水利档案信息化的重要组成部分。

4.分步骤进行馆（室）藏实体档案的数字化转化

馆（室）藏档案数字化是指将本馆（室）藏档案信息资源如纸质档案、缩微胶片及电子出版物、特色数据库等进行数字化处理，根据需要发布到单位局域网，成为数字化信息资源。由于有了十几年甚至几十年的积累，各级水利水务机构馆（室）藏量巨大，应区分档案密级、开放时限、利用价值不同，决定数字转化的时间和工作范围。首先对保管期限为“永久”的档案进行全文扫描，其次对利用率和利用价值都比较高的定期保管档案进行数字化转换，最后将所有库存档案的目录录入数据库，实现全部档案目录的计算机检索。这样既节约了有限的资金，又使档案人员能够把更多的精力投入到有效的信息化建设中。

5.科学保管水利档案信息资源

数字化档案信息资源形成以后，必须对其进行科学保管。一是库房管理要落實“七防”标准（防火、防盗、防光、防高温、防尘、防潮、防鼠虫等），保证数字化档案的实体安全。由于数字信息的载体是以光盘或磁盘等磁性物质为主，对温度、湿度保管限制和防光、防尘、防辐射、防污染的要求更高，存放时应远离强磁强热，并与有害气体隔离；不能挤压、磨擦、摔打；同时还要防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。二是提高技术控制，保证水利档案信息安全。为防止人为地修改变造，归档载体首先要做防擦写处理，确保档案的原始记录性。其次要有数字档案备份。数字资源必须定期复制到新载体，检查信息资源的连贯性和有效性，使数字信息的遗失降到最低限度，保证信息资源的可使用性，提高水利档案的查全率和查准率。

3 结束语

水利档案管理工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案管理信息化应是水利信息化建设中的重要环节，其内容包括档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培养。但是，由于重视力度不够及思想观念等原因，给水利档案管理信息化建设带来一定的困难。因此，要高度重视水利档案管理信息化建设，密切关注水利档案信息化建设存在的问题和困难，制定切实可行的对策，进一步加快水利档案信息化建设，使水利档案工作更好地为水利工程建设、水利工程管护和水资源管理服务。

参考文献

[1]胡姗姗水利水利档案管理信息化建设初探[J]科学与财富2012年06期

[2]谷春香信息化建设中的水利档案管理工作浅析[J]农业与技术2013年11期